Montón de tickets acumulados para el control de gastos en una empresa

3 ideas TOP para mejorar el control de gastos empresariales

Ni que decir tiene que el objetivo de cualquier empresa que se precie es generar más dinero que el que se invierte a la hora de prestar un servicio a un cliente. No obstante, esta teoría, fundamento de cualquier negocio que se pone en marcha, en ocasiones deja de cumplirse por parte de sus máximos responsables. 

Ya sea como consecuencia de una mala gestión económica o por culpa de eventos inesperados como una pandemia, lo cierto es que las distintas compañías existentes deben adaptar constantemente el mecanismo de «control de gastos en mi empresa» si no quieren enfrentarse al peor de los finales

Sin embargo, si este último es el acertado, el equipo humano que trabaje para ella podrá detectar con anterioridad el número de gastos innecesarios que se están efectuando, y por consiguiente, provocando pérdidas a la empresa en cuestión. Asimismo, este dominio de lo que entra y sale de sus arcas le permitirá ocupar una posición privilegiada en la negociación que tenga lugar con los respectivos proveedores. De esta manera, no solo se podrá realizar un análisis mensual, sino que, además, su interpretación será mucho más acorde a la realidad. 

Y, por último, pero no menos importante, tener los pies en el suelo y no dejar espacio a la improvisación traerá consigo una detección prematura de aquellos inconvenientes que puedan surgir en un futuro no muy lejano.

Si bien todas y cada una de las afirmaciones anteriores son extrapolables a los diversos tamaños de negocio que encontramos en el mercado, la forma de examinar su desembolso variará de acuerdo a la dimensión de la compañía a la que hagamos referencia. De momento, los tipos de gastos son iguales en todos los casos:

  • Variables: aquellos que corren a cargo de la empresa; tales como la materia prima, la mano de obra directa, los materiales directos y los costes de distribución.
  • Fijos: pagos que la empresa debe realizar con una periodicidad para sobrevivir. Por ejemplo: seguros, alquileres, nóminas, suministros, etc.
  • Mixtos: combinación de los dos primeros, como el aumento de las cuotas fijadas por los proveedores.
  • Directos
  • Indirectos
  • Marginales

Por ello, a continuación te presentamos las 3 mejores ideas para mejorar el control de gastos en mi empresa según el número de empleados del que se disponga

Las 3 mejores ideas para mejorar la gestión de gastos empresariales

1. Apostar por la tecnología

A priori, este consejo puede parecer un tanto contradictorio, ya que en la introducción hemos dado a entender que hay que limitar costes para controlar los gastos de una empresa. Y cualquier persona es conocedora de la inversión que requiere dotar un negocio de tecnología. No obstante, esta última no genera quebraderos de cabeza y, en ocasiones, comete menos errores que un ser humano, por lo que podemos confirmar sin miedo a equivocarnos que su llegada a la compañía traerá beneficios tarde o temprano. Sin embargo, el ámbito tecnológico es muy extenso y pecaríamos de ambiguos si no especificáramos por qué elemento apostar en concreto. He aquí nuestras recomendaciones para una empresa pequeña y más grandes: 

Empresas pequeñas

A estas alturas de 2021, a nadie pillaría por sorpresa la noticia de que el de las pymes es uno de los sectores más castigados por la situación generada por la pandemia. Múltiples tiendas, bares y restaurantes de barrio se han visto obligados a echar el cierre al no contar con suficiente tiempo de maniobra para adaptarse a la nueva normalidad. Sin ir más lejos, la mayoría de ellos no tenía aplicaciones o no estaba presente en la red, cavándose así su propia tumba, tanto física como cibernética.

A diferencia de lo que mucha gente piensa, desarrollar una aplicación no trae consigo un presupuesto demasiado elevado, y, si esta facilitase que los pedidos se pudieran realizar a través de un smartphone con el fin de que fueran entregados a domicilio, el impacto económico que provocaría un hipotético confinamiento o un nuevo toque de queda nocturno acabaría siendo mucho menor de lo esperado

Aunque siempre cabe la posibilidad de que un emprendedor se registre en aplicaciones de comida para llevar muy populares, disponer de la suya propia le otorgará mayor independencia y mejor branding de cara a su audiencia potencial. En una aplicación distinguida su negocio será uno más entre cientos. Asimismo, en lo que a los gastos respecta, no estará obligado a pagar comisiones al gigante y, en caso de fallo en el sistema de la app de este último, podrá incluso arrebatarle clientes.

En definitiva, la citada apuesta tecnológica dotará a la empresa de beneficios tangibles como el dinero, pero también de intangibles, tales como la calma que provoca saber que no se está a años luz del resto de competidores directos. 

También recomendamos dejar en un segundo plano la probabilidad de que los consumidores contacten mediante teléfono, ya que el empleado que normalmente se encarga de apuntar las comandas no está contratado solo para desempeñar dicha acción, sino que quizás descuida su función en la cocina o cualquier otra estancia en el momento de atender las llamadas, lo cual genera una pérdida de tiempo y dinero para el local.

Además de en persona, la aplicación permitiría que los cobros se pudieran efectuar a través de la cuenta bancaria del usuario, evitando de esta manera la posibilidad de contacto entre este y el repartidor contratado y, por si fuera poco, adentrándose indirectamente cada vez más en el mundo de las facturas digitalizadas. 

Empresas de cualquier tamaño

Ni que decir tiene que es cuando menos imprescindible contar con las facturas de una compañía actualizadas para controlar gastos en una empresa correctamente. Nos referimos a los pagos que se realizan a los proveedores, los tickets de compras y, en general, cualquier desembolso que se lleve a cabo en nombre del negocio. No obstante, somos conscientes de que los libros de cuentas de los que, en la actualidad, numerosos pequeños emprendedores continúan haciendo uso resultan muy tediosos, al igual que hojas de cálculo como la desarrollada por Microsoft.

Ya sea una tarea que se tenga que llevar a cabo a mano o con la ayuda de un ordenador, lo cierto es que gestionar los gastos de una empresa por parte de uno de sus trabajadores requiere de más tiempo del que quizás nos gustaría

Por ello, te aconsejamos, como mínimo, darle una oportunidad a la prueba gratuita de 30 días de la que dispone XPENDOR, nuestra aplicación disponible para iPhone y Android, que ha recibido el beneplácito de la Agencia Tributaria y la Agencia Foral Navarra, y respeta las normativas francesa, belga y vasca. Estas son algunas de sus principales características:

  • Trabajamos con grupos que poseen distintas empresas y somos capaces de limitar el acceso de los trabajadores a según qué información, proporcionando una detección menos tardía de un hipotético error.
  • Presumimos de tener el mejor OCR del sector, también conocido como reconocimiento óptico de caracteres. Esto significa que, con una simple fotografía, nuestra app es capaz de recoger datos como el número de factura, la fecha de emisión, el importe, etc. No necesita de revisión humana y nuestro sistema está preparado para leer tickets en cualquier idioma.
  • Facilitamos la consecución de las políticas de gasto e imposibilitamos las estafas internas gracias a unos flujos de aprobación multiniveles que, a su vez, se pueden personalizar.
  • Permitimos crear la política de gasto que se considere más oportuna y, de esta manera, garantizar no solo su cumplimiento, sino, además, controlar aquellos pagos consumados contra los anticipos, sobre los cuales incorporamos un módulo.
  • Con vistas a que los usuarios puedan viajar a otros países, accedemos a que estos soliciten los mencionados anticipos convertidos a la moneda de la nación en cuestión. Sin embargo, estos se podrán ver en aquella divisa que se tenga estipulada como local con el objetivo de que el susodicho tenga mayor constancia de la cifra final.
  • Dado que las facturas son electrónicas, el retorno de la inversión o ROI es positivo, por lo que se recupera todo el IVA de los gastos deducibles.
  • Contamos con un módulo de gestión de kilometraje para supervisar las distancias realizadas por los vehículos, tanto de la empresa como propios.
  • Otro módulo de conciliación automática de tarjetas

2. Reorganizar las dietas de los trabajadores

Si bien no suelen ser una cualidad propia de las pymes, por ejemplo, las dietas sí son una realidad en la mayoría de grandes empresas, tanto nacionales como internacionales. Sin ir más lejos, el hecho de que en una veintena de países pertenecientes a la Unión Europea no existan fronteras posibilita aún más este tipo de complementos o prestaciones extrasalariales.

Aunque por razones económicas los gastos que traen consigo las respectivas pernoctaciones, la comida y el transporte se suelen generar dentro de nuestro territorio, estos no dejan de ser excesivamente altos en muchos de los casos.

No obstante, su disolución ni se contempla, ya que se encuentran protegidas nada más y nada menos que por el Estatuto de los Trabajadores y el convenio de cada gremio. Por lo tanto, la solución pasa única y exclusivamente por encontrar y emplear aquellos instrumentos que consigan que no se hable de las citadas dietas como un quebradero de cabeza para quien las sufraga dentro de una compañía, sino como el derecho del que cualquier empleado que se precie merece disfrutar.

Pero ¿qué son las dietas? Cabe resaltar la idea de que las dietas no son un regalo que la empresa concede al trabajador como si de una cesta o comida navideña se tratase. Es más, lo que a simple vista puede parecer un obsequio quizás resulte una odisea para quien se ve obligado a abandonar su hogar constantemente y desempeñar las funciones que le son atribuidas a decenas de miles de kilómetros de su familia. Precisamente por esto último, las dietas son consideradas una indemnización, pues, si pensamos fríamente, el empleado que viaja, come y duerme fuera no tiene la posibilidad de desconectar de sus tareas una vez llega a su fin la jornada laboral estipulada. 

En resumen, al trabajador se le obliga por parte de su compañía a realizar una serie de actividades en el exterior que, lógicamente, requieren de unos costes, los cuales hay que afrontar.

Entre los tipos de dietas que habitualmente encontramos en el día a día de una empresa están los transportes, tales como los taxis, trenes, aviones, autobuses o, incluso, los vehículos de los propios empleados, cuyos trayectos son abonados con base en los kilómetros recorridos. Asimismo, no hay que olvidar los desayunos, las comidas y las cenas; y para finalizar, el alojamiento, que suele traducirse en pernoctaciones en un hotel. 

Medianas y grandes empresas

Como bien hemos aclarado anteriormente, el elevado número de trabajadores que suelen tener las medianas y grandes empresas favorece que, en algún momento de su trayectoria, estos tengan que dejar por unas horas o días su puesto físico. 

La cantidad de operaciones que en sus compañías se llevan a cabo los coloca en esta posición frente a los empleados de las pymes, las cuales, no obstante, pueden aplicar los siguientes consejos a su hoja de ruta sin ningún problema.

La primera recomendación pasa por conseguir transmitir a la plantilla la necesidad de ahorro en las dietas. Sin embargo, el ambiente económico que se lograría no solo perseguiría una mayor liquidez, sino también más tiempo para todas y cada una de las personas que componen el equipo humano. Para ello, es imprescindible su sinceridad, ya que son las principales afectadas por las salidas y desplazamientos, y cabría la posibilidad de que, para muchas, esos viajes supusieran un esfuerzo innecesario.

O lo que es lo mismo, sería fundamental para las reservas de la compañía que los trabajadores se sintieran lo suficientemente libres como para expresar que, por ejemplo, no habría diferencia alguna entre la tarea que realizarían en una reunión fuera de la ciudad y una conferencia online. Por lo tanto, se podría sustituir la primera opción por la segunda.

De igual manera, si el empleado considerase el encuentro se tuviera que materializar porque la videollamada pudiera lastrar el buen desempeño de sus funciones como profesional, la principal alternativa de la empresa debería ser intentar encontrar aquellas ofertas que minimizaran los costes

Normalmente, la red ha expuesto en un sinfín de ocasiones que, cuanto más tiempo de antelación hay, mayores y mejores son las ofertas de las que se puede hacer uso. De modo que nuestro consejo se centra en aprovechar la reducción de precios que existe por norma general en el sector de la hostelería, aunque sin descuidar en ningún momento la comodidad del usuario.

Retomando el tema de la tecnología, no podemos pasar por alto que con nuestra aplicación XPENDOR permitimos gestionar gastos de empresa relacionados con las dietas. 

La automatización de los mismos deja al descubierto aquellos costes que se estén llevando a cabo en tiempo real, facilitando la localización de posibles engaños y anomalías en nombre de la compañía en cuestión. Además, esta última no tendrá que esperar días para conocer de primera mano cuáles han sido las transacciones finales. 

Con la ayuda de un teléfono inteligente, todas las facturas que necesite comprobar estarán en la palma de la mano digitalizadas, lo que también genera una reducción de todo aquel papeleo que la ley obliga a guardar durante un par de años y de cualquier gasto administrativo en general.

El último de los consejos que aportamos en este sentido tiene como objetivo otra reducción, pero, esta vez, ligada a los vehículos de empresa, en caso de que una compañía se vea en la tesitura de tener que apartar algunos de la carretera. 

La primera solución pone sobre la mesa la idea de que dos o más trabajadores compartan el mismo, y de esta forma, se ahorre tanto dinero como combustible, el cual nunca está de más recordar que supone un peligro para nuestra salud y la del planeta debido a las emisiones que genera a la atmósfera. Sin ir más lejos, esta decisión ligada a la protección del medio ambiente podría ayudar a potenciar el ya citado branding.

Mientras que la segunda alternativa propone alquilar los medios de transporte en vez de comprarlos, pues la pandemia ya ha puesto de manifiesto que estos pueden estar inoperativos durante numerosas semanas ocasionando gastos elevados de mantenimiento pese a no utilizarse. Es decir, no correría de la cuenta de la empresa costear sus impuestos, las hipotéticas reparaciones o un simple cambio de neumáticos. 

3. Aprovechar la posibilidad de teletrabajo

La pandemia también ha evidenciado que la posibilidad de acogerse al teletrabajo permite controlar gastos en una empresa. De hecho, en lo que a las oficinas se refiere, la abolición de la presencialidad o la reducción de esta a la mitad trae consigo una disminución de costes en materia energética, tales como la luz y el aire acondicionado que antaño se requerían para cubrir hasta el último rincón de la infraestructura. 

De acuerdo con los expertos, todos estos ahorros, sumados a otros suministros básicos, podrían rebajar la factura final en nada más y nada menos que un 50 %. Si a este dato le añadimos que únicamente en el alquiler de un local se pierde cerca del 30 % del presupuesto destinado a una compañía, estamos hablando de un estratosférico 80 % de beneficio.

Asimismo, si un negocio precisaba de encuentros masivos a la hora de presentar sus productos, la situación actual ha forzado que las antiguas ferias y congresos se lleven a cabo vía online

Dado que el resultado definitivo ha sido positivo para gran parte de sus responsables, no se descarta que, pese a la vacunación masiva que se prevé en los próximos meses, nada vuelva a ser como en el pasado. Los motivos no son otros que el mundo está cada vez más globalizado y las generaciones venideras no entienden una vida sin conectividad a internet, ya que han estado supeditadas a ella desde que tuvieron uso de razón. 

Quienes estudian cómo gestionar gastos en una empresa apuntan que el ahorro que supondría la no realización de un evento presencial sería de un 30 %, como mínimo.

Igualmente, cabe señalar que los jóvenes estudian mano a mano con las nuevas tecnologías, lo cual es una circunstancia que, si bien han tardado en experimentar, cada vez más adultos están incorporando a su día a día con el fin de recibir aquella formación que contemplan múltiples sectores profesionales. De modo que la idea de aprender desde casa, y al ritmo que marca el propio empleado, resulta mucho más económica y efectiva que la enseñanza presencial. 

Además, la reducción presupuestaria que provocaría la primera opción, y aquellos ahorros conseguidos mediante la eliminación de algunas dietas, podrían emplearse en mejorar la calidad del ADSL y sufragar los gastos que el trabajador tuviera que afrontar al desempeñar sus funciones desde su propio hogar.

Como resultado, probablemente dicha inversión en el empleado no degeneraría en la eliminación de costes que la compañía anda buscando y que nosotros, a través de este post, estamos explicando cómo conseguir. No obstante, es importante aclarar que no todos los bienes que adquirirá la empresa serán monetarios y, por lo tanto, tangibles. 

También nos parecen fundamentales los intangibles, en donde entran en juego los sentimientos del equipo humano para con el negocio. Si este se siente satisfecho con el trato brindado, mejorará su productividad y, con ella, todas y cada una de las labores que le hayan sido atribuidas, lo cual proporcionará unas ganancias en un corto período de tiempo.

En resumen, ninguna de las propuestas que hemos detallado para gestionar gastos en una empresa resultan novedosas, pues tarde o temprano cualquier compañía se iba a ver obligada a incorporarlas a su día a día. No obstante, tal y como especificamos en la introducción, la previsión es una de las principales claves a la hora de ayudar a una compañía a triunfar.

Por suerte, la tecnología, la reestructuración de las dietas de los empleados y el teletrabajo aportarán a esta última todo el rédito económico necesario para que su encargado nunca tenga que volver a buscar “cómo lograr un control de gastos en mi empresa” en la red.

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