Los gastos de viajes de empresa pueden llegar a suponer un verdadero dolor de cabeza si no se llevan a cabo de la forma adecuada. Hoy te vamos a enseñar cómo puedes mejorar el control de gastos de tus viajes de empresa para que puedas ahorrar en tu negocio.
7 métodos de control de gastos en viajes de empresa que cambiarán tu forma de entenderlos
No dejes nada al azar, toma el control
A la hora de controlar los gastos de viaje, lo primero que debes de tener en cuenta es que debes de tener claro el presupuesto. Valora los gastos que sean necesarios en el viaje y establece un presupuesto equilibrado para estos.
Contar con un presupuesto de antemano te permitirá eliminar la incertidumbre de los gastos y, además de esto, conseguirás que tus trabajadores se ajusten a dicho presupuesto.
Dentro de este presupuesto deberás de valorar los gastos de kilometraje, los posibles hoteles, restaurantes… En este apartado es importante que los trabajadores tengan claro que tienen cubierto y que no. Asimismo, también es importante contar con una política establecida en el caso de que se supere dicho límite.
Es verdad que todo no se puede controlar y, en ocasiones, pueden surgir gastos con los que no se contaba. Ten todo claro para que nada te sorprenda.
Optimiza el viaje de empresa
Como si se tratase de un proceso productivo, el viaje de empresa se puede optimizar de cara a reducir considerablemente los gastos que origina.
Para optimizar el viaje tenemos varias opciones. En primer lugar, podemos optar por utilizar coches de empresa si nos sale más rentable. Aquí hay que valorar aspectos como el consumo del propio vehículo, ya que a lo mejor sale más rentable en comparación a que cada trabajador utilice su propio coche.
Podemos optar por otras opciones como entregar una tarjeta de empresa para optimizar mejor los gastos a los que nos referíamos en el apartado anterior o contar con una agencia de viajes. Estas agencias de viajes nos pueden organizar los gastos en una ciudad que desconocemos, ayudándonos a elegir un hotel acorde o a utilizar los medios de transporte necesarios.
Delega responsabilidades
Reducir o flexibilizar la cadena de mando nos puede servir para ahorrar gastos en nuestro viaje. De la misma forma que la tarjeta de empresa se la deberíamos de entregar a alguien en quien confiemos, tenemos que saber delegar en estas personas responsabilidades.
Cuando hemos delegado en una persona, conseguimos agilizar los trámites y nos permite también aprovechar ofertas de tiempo limitado. Con todo esto lo que hacemos también es evitar gastos de supervisión y una pérdida de tiempo innecesaria.
La tecnología, tu mejor aliado
Vivimos la era de la digitalización. Prácticamente todo podemos optimizarlo a través del uso de aplicaciones móviles que nos permiten llevar una gestión mucho más eficiente de las tareas.
Desde contar con los billetes digitales hasta tener una agenda en el teléfono móvil, servirá para ahorrar una buena cantidad de tiempo en los trámites. Por otro lado, el coste de almacenamiento será también menor, algo especialmente a considerar cuando estamos llevando a cabo un viaje.
Por último, otra de las ventajas que tiene digitalizar nuestro viaje, es minimizar el riesgo de pérdida. Cuando pierdes un billete físico tienes un problema, contar con una copia de este en la red o tenerlo en un servidor seguro te ahorrará muchas complicaciones. El entorno digital acaba siendo mucho más fiable para este tipo de casos.
Además, siempre contaremos con la ventaja de que un tercero podrá acceder a nuestros documentos en caso de necesitarlos. De la misma forma que podemos trabajar en la empresa a distancia, el personal de la empresa puede acceder a nuestros archivos de viaje con todas las ventajas que eso supone.
Finalmente, y, no por ello menos importante, con toda esta digitalización acabamos con el gasto añadido del papel. Estos pequeños gestos son los ahorros que se llegan a notar a final de mes de gastos de viajes.
Gestiona los gastos de viajes
La mejor forma que tienes de poder gestionar los gastos de viajes de la empresa es el uso de herramientas de gestión de datos.
Gracias a estas herramientas, podrás encontrar el hotel más económico, encontrar un viaje de ocasión, que hacer con los billetes que no se utilizan… Con todo esto, estamos acabando con toda esa serie de gastos, en la gran mayoría innecesarios, que acaban inflando el coste de un viaje de empresa sin aportar ningún tipo de valor a este.
La utilización de las herramientas informáticas adecuadas te permitirá elegir las agencias de viaje más idóneas y poder disfrutar de varias comparativas. De esta forma será mucho más sencillo poder disfrutar de las oportunidades y hacer el viaje cuando más rentable sea.
La política de gastos
Para que un empleado no se exceda en los gastos de viaje de una empresa es importante que tenga clara la política de gastos.
Estas pautas de actuación nos permitirán establecer los criterios más económicos para la empresa, teniendo en cuenta normativas, aspectos como el kilometraje, los tiques… En definitiva, toda una serie de factores que acaban influyendo en el viaje en cuestión y para los que es necesario contar con una política en concreto que aclare el uso de cada uno de estos.
Nuestra herramienta para reducir gastos de viajes
Finalmente, te invitamos a hacer uso de nuestra herramienta para reducir gastos: XPENDOR. Con nuestra herramienta podrás reducir el tiempo empleado en revisar los gatos de nuestro viaje.
Gracias al uso de esta herramienta podrás automatizar dicha revisión para acabar empleando el tiempo en un proceso más productivo. Uno de los recursos más preciados de cualquier empresa es el tiempo, por lo que no conviene malgastarlo en cualquier tarea.
Gracias a estos controles automatizados será más complicado que se nos escape algún tipo de gasto.
De esta forma evitaremos que se lleven a cabo fraudes o gastos descontrolados dentro de nuestros gastos de representación en este tipo de viajes.
Básicamente, a través del uso de esta herramienta nos estaremos cerciorando de que realmente se cumplen las políticas de empresa que anteriormente hemos descrito y se sabrá si se ha ajustado bien el presupuesto.
¿Quieres conocer nuestra app? Si tienes dudas sobre como gestionar los gastos de viajes llámanos al 919 917 009 o déjanos tus datos aquí y nosotros te llamaremos.
