Comme nous l’avons vu dans cet article, la gestion des notes de frais est le traitement des documents par lesquels un salarié demande à son employeur le remboursement d’une ou plusieurs dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. ¡Gestion des notes de frais !
Grâce à ces notes, les dépenses peuvent être justifiées en fournissant les reçus ou factures émis par les établissements correspondants. C’est une tâche qui peut être assez répétitive et problématique pour les entreprises, mais du point de vue des employés, elle est nécessaire s’ils veulent récupérer ce qui leur est dû.
Malheureusement, de nombreuses entreprises adoptent de mauvaises pratiques lorsqu’il s’agit d’administrer ce type de documents. Afin d’éviter les problèmes que cela génère, nous allons voir comment réaliser une bonne gestion des notes de frais, en faisant référence à toutes les actions qui ne doivent pas être réalisées par les entreprises.
Les 6 mauvaises pratiques de la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est une tâche qui finit souvent par être compliquée pour de nombreuses entreprises en raison des mauvaises pratiques qu’elles mettent en place. ¡Gestion des notes de frais !
Il est très important de connaître les erreurs les plus courantes et de savoir comment une entreprise peut les résoudre afin que les notes de frais ne causent aucun problème ou retard dans le bon déroulement de l’activité professionnelle.
Laisser la responsabilité à l’employé
L’une des plus grandes erreurs en matière de notes de frais est de laisser l’entière responsabilité de la gestion de l’ensemble du processus à l’employé, ce qui entraîne deux problèmes principaux :
- L’employé perd beaucoup de temps dans sa journée de travail à gérer ces processus, sans ajouter de valeur significative à son activité (généralement, il perd de la productivité en faisant cela).
- Le contrôle du processus par l’entreprise est moindre, le risque de fraude et de tromperie est donc plus élevé.
Dans tous les cas, il est strictement conseillé que, dans le cadre du processus, un auditeur (externe ou interne) soit chargé de superviser que les données sont réelles et conformes aux politiques établies par l’entreprise. De cette façon, nous évitons, en partie, les mauvaises pratiques dans la gestion des notes de frais.
La subdivision des tâches sur le lieu de travail reste une clé du succès, même si certaines procédures, comme cette administration financière, doivent toujours être dédiées à l’équipe comptable ou administrative.
Rester sur le papier
Aujourd’hui, tous les processus liés à la paperasse, aux documents et aux applications doivent être réalisés avec des logiciels spécialisés dans la gestion des notes de frais. La gestion physique, sur papier, est totalement inefficace, chronophage et n’apporte aucune valeur ajoutée.
En outre, il est plus facile de commettre des erreurs ou des fraudes, car les documents physiques peuvent être plus facilement perdus ou manipulés. Pour toutes ces raisons, on peut considérer que la gestion des comptes, reçus et factures papier est un retard et une mauvaise pratique dans la gestion des notes de frais.
Éviter la révision des notes par du personnel qualifié
Malheureusement, la fraude interne aux frais professionnels est aujourd’hui monnaie courante au sein des organisations, notamment celles qui gèrent les notes de frais manuellement. ¿6 mauvaises pratiques dans la gestion des notes de frais ? Les employés peuvent notamment falsifier les informations suivantes afin de bénéficier d’avantages financiers auxquels ils n’ont pas droit :
- Des dépenses dupliquées ou multipliées (utilisation d’une même pièce justificative pour justifier des dépenses différentes).
Dépenses non réelles (factures ou reçus falsifiés).
Dépenses personnelles (dépenses effectuées en dehors des heures de travail de l’employé).
Dépenses anciennes (prescrites ou ne correspondant pas à la période appropriée).
La protection contre la fraude interne dans de tels cas est essentielle pour garantir l’intégrité des opérations au sein de l’entreprise et pour prévenir la fraude des employés. A cette fin, il est fortement recommandé d’utiliser des logiciels spécialisés, comme nous le détaillerons plus loin, et d’établir de bonnes politiques de dépenses qui spécifient précisément tout ce qui est nécessaire en la matière.
En gardant ce point à l’esprit, nous allons éviter les mauvaises pratiques qui peuvent être entreprises expressément par le personnel de l’entreprise.
Effectuer des règlements « de dernière minute ».
Nous avons mentionné précédemment que, pour que ce processus soit réalisé de manière totalement transparente, il est nécessaire qu’un auditeur contrôle la véracité des dépenses et vérifie que les montants demandés par l’employé sont appropriés. Si l’on laisse le traitement des règlements à la dernière minute, on risque de devoir se fier à la parole des employés si l’on veut respecter les délais, le risque de fraude augmente donc considérablement.
Cette procédure doit être effectuée dans un délai suffisant pour permettre à l’employé de présenter tous les documents nécessaires pour justifier les dépenses, afin qu’elles puissent être contrôlées et correctement enregistrées dans les comptes de l’entreprise. Pour le faire efficacement, il est indispensable de disposer d’un logiciel, seul moyen efficace d’éviter les mauvaises pratiques dans la soumission et la gestion des notes de frais.
Manque de formation et d’information des employés
Les employés doivent, à tout moment, être capables de gérer tout ce qui les concerne dans ce domaine de manière totalement autonome, et savoir quelles procédures suivre à tout moment. Dans le cas contraire, ils risquent de faire des choses incorrectes et de générer des retards, tant dans leur activité que dans celle de l’entreprise, et, dans le pire des cas, de commettre des fraudes.
Pour cela, l’entreprise doit détailler une politique de dépenses exhaustive qui explique comment procéder correctement dans la gestion des notes de frais : comment communiquer, les exigences, les documents à exiger pour justifier les dépenses, etc., en bref, informer tous les employés avec des politiques actualisées.
Utiliser un programme non spécialisé
Comme nous l’avons vu précédemment, réaliser ce processus à la main est actuellement irréalisable, car il s’agit d’un effort totalement inefficace compte tenu des options dont nous disposons pour gérer les notes de frais. Cependant, de nombreuses entreprises ont tendance à le faire au moyen de feuilles de calcul Excel qui, bien que meilleures que l’option physique, sont loin d’être le choix optimal si nous recherchons l’efficacité.
Excel est un excellent programme pour stocker des informations sous forme numérique, mais il peut être assez compliqué si l’utilisateur ne dispose pas des connaissances nécessaires pour l’utiliser confortablement. En outre, il ne nous permet pas d’intégrer les informations à un niveau global au sein de l’entreprise, ce qui signifie que nous perdrons beaucoup de temps si nous devons revoir certaines données.
Nous avons donc besoin d’un logiciel totalement intégré, automatisé et fonctionnel, qui soit orienté pour l’utilisateur et nous permette de gagner beaucoup de temps, en augmentant la productivité. XPENDOR résout, en quelques minutes, un travail qui pourrait vous prendre plusieurs heures de travail chaque mois, alors n’hésitez pas à utiliser nos services pour la gestion des notes de frais.
Au cas où vous auriez besoin de notre outil pour la gestion des notes de frais, rappelez-vous que vous pouvez demander une démo pour les entreprises qui veulent se lancer dans le monde de la numérisation des notes de frais, en évitant ces erreurs qui nous ont fait le tour. ¡Gestion des notes de frais!
