Comment gérer efficacement les paiements anticipés ? Tout d’abord, il est nécessaire de garder une bonne trace de chaque paiement et recouvrement effectué dans l’entreprise afin d’équilibrer les comptes. Et, par conséquent, l’une des parties à gérer est celle des avances.
Conseils pour une bonne gestion des paiements anticipés
Dans ce document, nous allons clarifier le système à suivre pour demander l’avance, optimisant ainsi la productivité de l’entreprise grâce à la définition des dépenses de l’entreprise, à l’adaptation des politiques de voyage et aux objectifs financiers. De plus, grâce à la technologie du scanner OCR, les voyageurs n’ont plus besoin de justifier les dépenses à la main, ni de sauvegarder les billets. Les informations du billet ou de la facture sont enregistrées en quelques secondes et la dépense est terminée !
Pour optimiser la gestion de l’avance, quelques mesures peuvent être prises :
- Expliquez aux employés la procédure à suivre tant pour demander l’avance que pour la justifier par la suite.
- Assurez-vous du taux de change de chaque pays de destination si vous quittez le pays.
- Effectuer des audits sur une base continue.
- Automatisez le processus de demande d’avances grâce à la numérisation des frais de voyage, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Auparavant, avec les avances sur frais de voyage, les entreprises pouvaient perdre le contrôle de leur trésorerie, ce qui rendait la gestion des avances fastidieuse.
Comment fonctionnent les avances Xpendor?
Lorsque les employés voyagent pour le travail ou pour d’autres dépenses professionnelles, demander des avances peut être l’une des options. Avec le module de gestion des avances de Xpendor, l’employé saisit le montant requis, avec la possibilité de compléter les informations exigées par l’entreprise, comme le motif ou la justification du coût.
Une fois que l’utilisateur a saisi la demande, celle-ci peut être envoyée pour approbation à tout moment (quotidien, hebdomadaire, mensuel). L’approbateur recevra une notification lui indiquant qu’il a une demande en cours d’examen. Celle-ci peut être approuvée ou rejetée, en tenant compte de la procédure de paiement anticipé propre à l’entreprise :
- Montant maximal du paiement : approuvez la dépense uniquement pour le montant maximal de la police, de sorte que l’employé ne soit pas remboursé pour le montant total de la dépense.
- Paiement du montant total : approuver la dépense pour le montant total de la dépense, sans tenir compte du montant maximal défini dans la police.
Si le montant demandé par l’employé a dépassé le montant de la règle, Xpendor marquera les dépenses d’une icône afin que l’utilisateur, l’approbateur ou le gestionnaire puisse les identifier d’un coup d’œil, tant dans l’application mobile que sur le web.
Comme avantage à souligner, Xpendor permet d’introduire des avances dans différentes devises, en indiquant la forme de paiement dans laquelle elles seront remboursées (virement, espèces, chèque).
Grâce à cette fonctionnalité, ils peuvent facilement demander des avances de fonds et les services comptables ont un meilleur contrôle sur celles-ci.
Xpendor, votre grand allié en matière de numérisation des dépenses professionnelles
Chez XPENDOR, nous facilitons la gestion des avances par l’entreprise dans les meilleurs délais. Comment cela fonctionne-t-il ? Il est très simple, il permet de gérer la demande, l’examen et l’approbation ou le rejet des avances, contrôlant ainsi les dépenses effectuées dans l’entreprise, en demandant des avances rapidement et à partir de la demande elle-même.
Avez-vous des questions sur notre application Xpendor ? Si votre entreprise ne dispose pas encore d’une solution numérique, d’une application de contrôle des dépenses, appelez-nous au 919 917 009 ou laissez-nous vos coordonnées ici et nous vous rappellerons.
