La gestion des dépenses de l’entreprise est essentielle à son bon fonctionnement, car elle permet de contrôler et d’optimiser les coûts.
Un moyen efficace d’y parvenir consiste à classer les dépenses par catégories, ce qui permet d’obtenir une vision claire et ordonnée de l’utilisation de l’argent. Dans cet article, nous vous expliquons comment classer les dépenses de votre entreprise et comment cela peut vous aider à les gérer.
Quelles sont les catégories de dépenses ?
Un contrôle efficace des dépenses de l’entreprise est essentiel pour maintenir une bonne santé financière. Le classement des dépenses par catégories est l’un des meilleurs moyens d’avoir une vision claire de votre argent et d’identifier les possibilités d’économies.
Les catégories de dépenses sont des groupes prédéfinis dans lesquels les dépenses d’une entreprise sont classées, ce qui permet de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des dépenses. Parmi les catégories de dépenses les plus courantes, citons les frais kilométriques, les indemnités journalières, les billets, les transports, l’hébergement, etc.
Avantages des catégories de dépenses:
- Elles facilitent le suivi et le contrôle des dépenses.
- Elles aident à identifier les domaines où l’on dépense le plus d’argent.
- Elles permettent des comparaisons et des analyses entre les périodes et les départements.
- Elles permettent d’établir des budgets et d’améliorer la prise de décision.
Catégories de dépenses les plus courantes
Les frais kilométriques
Il est important de tenir un registre des kilomètres parcourus par les employés, qu’ils utilisent leur propre véhicule ou une voiture de société. Cela inclut toutes les dépenses liées à l’utilisation du véhicule pour les déplacements professionnels, telles que le carburant, les péages, le stationnement, l’entretien, les réparations et l’assurance. De cette manière, les dépenses associées sont comptabilisées et les taxes correspondantes peuvent être déduites.
Indemnités journalières
Les indemnités journalières sont des dépenses encourues pendant les voyages d’affaires et, en les classant par catégories, il est possible de fixer des limites. Elles comprennent les frais de subsistance pendant les voyages, qu’ils soient nationaux ou internationaux.
Billets
Les billets de transport sont des dépenses encourues pour le transfert des employés et comprennent les frais de transport public et privé nécessaires à l’exécution du travail : avions, trains, bus, taxis ou voitures de location.
Hébergement
Les frais d’hébergement sont nécessaires pendant les voyages d’affaires et comprennent les hôtels ou les appartements pour les voyages d’affaires.
Autres dépenses
La catégorie « autres » est utilisée pour les dépenses qui ne peuvent être classées dans les catégories prédéfinies et est utile pour contrôler les dépenses qui ne correspondent pas aux autres critères, telles que les fournitures de bureau, les fournitures, les formations ou les abonnements.
Conseils pour l’étiquetage des catégories de dépenses :
- Soyez précis : veillez à créer des catégories de dépenses spécifiques pour identifier le type de dépense et son objectif, afin d’en faciliter le suivi et l’analyse.
- Simplifier : trouver un équilibre entre spécificité et simplicité, afin de ne pas embrouiller les utilisateurs avec un trop grand nombre de catégories de dépenses.
- Cohérence : conserver la même structure de catégories de dépenses au fil du temps afin d’assurer la cohérence.
- Flexibilité : donner la possibilité de créer de nouvelles catégories de dépenses en fonction des besoins spécifiques des utilisateurs.
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XPENDOR est une application de gestion des dépenses d’entreprise qui vous permet de classer les dépenses efficacement et facilement. Parmi les catégories de dépenses proposées, citons les frais kilométriques, les indemnités journalières, l’hébergement, les billets, le transport et d’autres encore.
XPENDOR est une solution complète et efficace pour la gestion des frais d’entreprise, qui permet aux entreprises d’avoir un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur leurs dépenses, réduisant ainsi le risque de fraude et améliorant la prise de décision.
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