Il n’y a pas si longtemps encore, les voyages d’affaires ne disposaient pas d’un gestionnaire de voyages professionnel. Cette tâche n’est pas facile, car elle nécessite de trouver un équilibre entre la gestion du personnel et celle du budget.
En poursuivant la lecture de cet article, découvrez des conseils à prendre en compte qui peuvent vous aider à améliorer et à optimiser les voyages d’affaires pour atteindre le succès commercial.
L’importance de la gestion des voyages
Le rôle de gestionnaire de voyages était auparavant rempli par le personnel administratif, mais ces profils n’ont souvent pas la formation ou les connaissances spécifiques pour parvenir à une gestion de qualité des frais de voyages d’affaires.
Qui est un Travel Manager ? Un travel manager est un expert en gestion des voyages d’affaires, qui gère la qualité des voyages d’affaires et se tient au courant de l’évolution du marché.
Ce sont là quelques-unes des tâches du Travel Manager :
- Gérer les dépenses liées aux voyages d’affaires.
- Contrôler de manière optimale les coûts et le budget.
- Analyser les données de l’entreprise et les informations sur les frais de déplacement.
- Négocier avec les prestataires de services concernant les transferts.
- Examiner le contenu des politiques de voyage et du plan de crise de l’entreprise.
- Découvrez les nouvelles technologies permettant d’améliorer la gestion et l’expérience des voyages.
Aujourd’hui, bien que le rôle du Travel Manager se soit popularisé ces dernières années, de nombreuses entreprises qui n’ont pas de profil spécifique pour l’organisation de ces voyages ont augmenté grâce à la mondialisation et à l’internationalisation des affaires.
À quoi ressemble un gestionnaire de voyages ?
Les gestionnaires de voyages sont généralement des professionnels ayant une formation en tourisme ou en administration des affaires, et la connaissance de l’environnement commercial est essentielle.
La personne chargée de gérer les voyages d’une entreprise doit être flexible, proactive et en formation permanente afin de s’adapter et d’être au courant des mises à jour du marché et des nouveaux outils qui facilitent le travail des employés. Il est donc nécessaire d’avoir une formation spécifique pour pouvoir contrôler et gérer au mieux les dépenses en matière d’hébergement, de transport, de politiques de voyage, de réunions, d’événements, d’expérience de voyage et même de prévention et de sécurité.
Chacun a ses propres astuces pour parvenir à une gestion optimale des voyages d’affaires et à des déplacements sécurisés. L’importance de la négociation avec les fournisseurs est importante pour la satisfaction des voyageurs ainsi qu’un bon traitement et une bonne qualité pour pouvoir développer leur travail. Disposer d’informations de qualité, de tarifs compétitifs pour adapter les budgets et les services, en tenant toujours compte des besoins de ce qui est nécessaire et quand cela est nécessaire.
Avantages d’un Travel Manager dans une entreprise
En ayant cette figure dans notre entreprise, nous pouvons bénéficier des avantages suivants :
- Augmentation de la productivité et de l’efficacité du travail en économisant le temps de déplacement des employés.
- Un meilleur contrôle des coûts et des budgets des voyages d’affaires grâce à un bon respect des politiques de l’entreprise.
- Amélioration de la communication et de la confiance entre la direction et les employés.
- Augmentation des bénéfices des entreprises en améliorant la gestion globale des voyages d’affaires.
Outils pour le gestionnaire de voyages
Les responsabilités du gestionnaire des voyages d’une entreprise comprennent tout ce qui précède et sont entièrement compatibles avec XPENDOR, l’outil de gestion des notes de frais des employés.
En outre, XPENDOR est un outil qui augmente l’efficacité de la gestion du temps du gestionnaire de voyages. Il s’agit d’une solution numérique qui permet, en un seul clic, de capturer les billets générés par les voyages grâce à la caméra et de les envoyer automatiquement au superviseur, qui les approuvera ensuite.
XPENDOR ne se contente pas de numériser et d’automatiser la gestion des notes de frais, il facilite et simplifie également votre travail. Notre solution est approuvée par l’Agence des impôts et sera donc valable à des fins légales.
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