Découvrez la gestion des frais kilométriques et les taux kilométriques dans les entreprises espagnoles et comment ils sont établis dans les conventions collectives et les secteurs !
Le 17 juillet 2023, le BOE a publié une augmentation de la valeur des frais kilométriques exonérés de l’impôt sur le revenu des personnes physiques à 0,26 € par kilomètre parcouru.
Cette mesure vise à reconnaître les coûts associés aux voyages d’affaires et à alléger la charge fiscale, à améliorer et à affiner la gestion des frais kilométriques. L’augmentation de la limite offre des défis et des opportunités pour une gestion efficace des frais de déplacement en 2023, mais les outils de gestion des frais peuvent être adaptés.
Quelles sont les dépenses incluses dans le remboursement des frais kilométriques pour les voyages d’affaires ?
Lorsqu’un employé utilise son propre véhicule pour ses déplacements professionnels, l’employeur l’indemnise en lui versant un remboursement de frais kilométriques destiné à couvrir différents types de dépenses liées à l’utilisation du véhicule lors des déplacements professionnels.
Voici les principaux frais pris en compte :
- Le coût de la consommation de carburant est l’une des dépenses les plus importantes.
- L’usure et l’entretien, comme la vidange des pneus, l’huile et les pièces mécaniques.
- L’assurance de la voiture privée, étant donné que le véhicule est utilisé à des fins professionnelles.
- Les taxes sur le véhicule, telles que la taxe d’immatriculation ou la taxe de circulation.
Quels sont les frais qui ne sont pas pris en compte dans le remboursement des frais kilométriques ?
Il est important de noter que certains frais ne sont pas couverts par l’entreprise. Il est donc important que l’employé planifie correctement ses déplacements et tienne compte de ces dépenses lorsqu’il utilise son véhicule pour des déplacements professionnels.
Les cas suivants sont exclus des frais kilométriques :
- Les amendes pour infraction au code de la route ou au stationnement pendant le voyage d’affaires.
- Les frais de péage que le salarié doit payer pendant le trajet.
- Si le salarié utilise un parking payant pour exercer son activité professionnelle.
Nouveau taux kilométrique exonéré de l’impôt sur le revenu des personnes physiques en 2023
En juillet 2023, l’Inland Revenue a mis en œuvre une mise à jour des frais kilométriques exonérés de l’IRPF, en les faisant passer de 0,19 € à 0,26 € par kilomètre parcouru. Cette mesure vise à compenser de manière plus équitable la gestion des frais kilométriques, ceux liés à l’utilisation du véhicule privé à des fins professionnelles, y compris le coût du carburant, l’usure du véhicule, les pannes éventuelles, l’assurance et les taxes associées.
En outre, cette mise à jour concerne également les travailleurs qui utilisent des motos, pour lesquels le montant exonéré passe de 0,078 € à 0,106 € par kilomètre. Quant aux fonctionnaires qui utilisent leur véhicule privé dans le cadre de leur travail, ils bénéficient d’une indemnité de 0,26 € par kilomètre parcouru, sur présentation des justificatifs correspondants.
L’ajustement du barème kilométrique a été effectué en réponse à la hausse des prix des carburants. Il convient de noter qu’en Espagne, le barème kilométrique n’est pas réglementé par la loi et reste à la discrétion des entreprises. Il doit être spécifié dans la convention collective ou dans le secteur d’activité. En outre, les limites de l’exonération des cotisations de sécurité sociale varient en fonction de la communauté autonome et des conseils provinciaux dans le cas du régime foral. Il est important de tenir des registres appropriés et de justifier les dépenses afin de garantir la conformité fiscale.
Xpendor, la révolution de la gestion des frais kilométriques d’ici 2023
Xpendor est un outil qui permet d’élever la gestion des frais kilométriques à un autre niveau. Cette application numérise et automatise l’ensemble du processus, permettant une gestion rapide et facile des dépenses liées aux déplacements des employés.
Xpendor offre un service de gestion des avances, permettant aux employés de demander et de recevoir le montant nécessaire via l’application mobile une fois leur demande approuvée. Cela rationalise le processus de remboursement et permet à l’entreprise de contrôler plus facilement les dépenses.
En outre, un autre avantage significatif de Xpendor est son service de récupération de la TVA, qui permet de racheter des tickets et des factures simplifiés, quel que soit leur format (physique ou numérique), ce qui permet de déduire la TVA des dépenses professionnelles.
Si vous souhaitez améliorer la gestion de vos frais kilométriques et rationaliser le processus, Xpendor est la solution idéale. Contactez-nous et découvrez l’outil qui facilitera votre transformation digitale et votre gestion des frais kilométriques.
