Quelles sont les clés de l’épargne grâce aux notes de frais? Tout gestionnaire ou administrateur d’une entreprise doit toujours rechercher les moyens de réaliser des économies dans l’entreprise et ainsi optimiser ses performances économiques. Les clés de l’économie par l’utilisation de notes de frais ! L’économie par l’utilisation de notes de frais !
Les notes de frais sont l’un des éléments souvent sous-estimés et mal gérés. Économiser en utilisant les notes de frais est possible si nous connaissons les clés nécessaires pour pouvoir le faire. C’est pourquoi nous allons revoir comment faciliter ces économies qui permettront aux entreprises d’optimiser leurs ressources économiques grâce à la bonne gestion de tout ticket ou facture.
Comment réaliser des économies grâce aux notes de frais
Après avoir travaillé avec de nombreuses entreprises au fil des ans, XPENDOR a pris conscience de certains des principaux problèmes rencontrés par les entreprises dans la gestion de leurs notes de frais. ¿Les clés pour faire des économies en utilisant les notes de frais ? Ces problèmes sont ceux qui les empêchent de faire des économies dans la gestion des notes de frais des entreprises :
- Absence de numérisation des notes de frais.
Manque de standardisation.
Systèmes complexes de gestion des notes de frais.
Absence de politiques de dépenses.
Absence de contrôle des kilométrages et des indemnités journalières.
Absence de déduction de la TVA sur les dépenses déductibles.
Ces situations entraînent souvent des pénalités administratives de la part de l’agence fiscale à laquelle l’entreprise doit rendre des comptes ou une perte inconnue à la fin de l’année fiscale. Les clés pour économiser en utilisant des notes de frais ?
Les 6 clés pour économiser en utilisant les notes de frais : économiser en utilisant les notes de frais !
1. Opter pour la numérisation des notes de frais
Une des clés pour faire des économies avec les notes de frais est la digitalisation. Une mauvaise digitalisation est l’un des maux endémiques de nombreuses entreprises de notre pays, alors même que le paysage est en pleine transformation. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, c’est un problème qui touche aussi bien les petites, moyennes et grandes entreprises.
La rareté des procédures numériques affecte également les notes de frais elles-mêmes et leur gestion. Travailler manuellement ou utiliser des tableurs pour enregistrer ces entrées peut même être contre-productif de la part de l’employé et de l’entreprise. Cela prend du temps, de la formation et coûte parfois de l’argent.
Avec une solution web et une application comme XPENDOR, les entreprises et les employés sont libérés de la tâche d’enregistrement des notes de frais. Il leur suffit de prendre une photo de la facture ou du ticket en question et de l’envoyer à l’équipe administrative. économiser en utilisant les notes de frais !
2. Un investissement en argent et en temps pour l’entreprise et le salarié
Le temps, c’est de l’argent, et lorsqu’il s’agit d’heures de travail, c’est encore plus vrai. La plupart des notes de frais concernent des factures ou des tickets pour des frais de représentation, des frais kilométriques, des repas… En d’autres termes, des éléments déclarés par des cadres ou des travailleurs qui sont temporairement ou définitivement éloignés du siège de l’entreprise et qui doivent consacrer du temps sur leur journée de travail à la déclaration de frais. Ce qui peut paraître anodin, peut finalement amener le salarié à passer plusieurs journées de travail complètes au cours de l’année à noter les dépenses de la journée.
Avec des solutions numériques et automatiques telles qu’une application de note de frais, ce problème est réduit, car l’employé peut signaler instantanément et visuellement, au moyen d’une image, quelle dépense a été effectuée. Il en résulte une amélioration du temps nécessaire pour effectuer ce type de procédure, ce qui se traduit par un meilleur investissement de la journée de travail pour des tâches commerciales, logistiques ou de représentation, entre autres. économiser en utilisant les notes de frais !
3. Plus de contrôle, éviter la fraude interne
L’un des avantages de procéder de cette manière est que nous avons un plus grand contrôle sur les pratiques frauduleuses qui peuvent se produire au sein de l’entreprise. La fraude interne est un phénomène qui touche de nombreuses entreprises, et plus l’entreprise est grande, plus le taux de ce type d’activité frauduleuse augmente de manière exponentielle si l’on n’y remédie pas. Car « qui va s’en apercevoir, avec toute la paperasse que cela implique ? ».
L’une des meilleures façons d’étouffer ce problème dans l’œuf est de gérer correctement les notes de frais, en devant présenter les factures et les reçus eux-mêmes au moment où la dépense est engagée. Des applications telles que XPENDOR permettent d’économiser sur la gestion des notes de frais à cet égard, car elles permettent d’envoyer instantanément les informations à l’équipe administrative de l’entreprise.
4. Coordination avec l’ERP de l’entreprise et l’AEAT (Agence fiscale espagnole)
La coordination intra-entreprise de la gestion des notes de frais est un autre des casse-tête habituels. Avoir la possibilité d’intégrer les notes de frais dans notre ERP est essentiel pour pouvoir les gérer correctement. De cette façon, on obtient une centralisation totale des services et des départements de l’entreprise.
Chez XPENDOR, nous collaborons avec GOLIVE, une entreprise spécialisée dans l’implantation de systèmes ERP et de développements personnalisés pour les moyennes et grandes entreprises. Pour cette raison, nous pouvons garantir une intégration optimale de notre système de gestion de notes de frais avec un ERP de tout type. D’un point de vue légal, il est important que les notes de frais passent par un système approuvé par l’Agence fiscale.
5. Fournissez à l’administration fiscale la facture complète des notes de frais.
Un système complexe de gestion des notes de frais nous permettra de soumettre notre facture complète à l’administration fiscale. Cela est possible si nous avons la capacité de numériser toutes les informations et un système approuvé par l’AEAT elle-même, comme c’est le cas de XPENDOR. Cette gestion est un élément qui facilite grandement la tâche de l’équipe comptable de l’entreprise et évite la compilation d’un grand nombre de notes de frais dont les résultats ne s’additionnent pas, etc.
6. Prévoir les coûts pour économiser davantage
Une bonne prévision des coûts est également très importante pour toute entreprise. Si nous n’avons pas d’estimation de ce que nous coûtera une année ou une période particulière de l’année, nous ne pourrons pas nous préparer de manière adéquate.
En revanche, si nous faisons une prévision des coûts grâce aux informations dont nous disposons, nous pourrons faire face à toute situation qui va se présenter au niveau économique. Une façon très intéressante de le faire est d’évaluer les notes de dépenses de l’année précédente. C’est-à-dire, les analyser par concepts et voir où l’on peut faire quelques économies sans affecter le bon fonctionnement de l’entreprise. ¡Les clés pour économiser en utilisant les notes de frais !
Rationalisez les notes de frais de votre entreprise avec XPENDOR
Dans XPENDOR, nous facilitons la gestion des notes de frais de l’entreprise pour qu’elle soit la plus agile possible. Grâce à la mise en œuvre de tous les éléments que nous avons mis en évidence ci-dessus dans notre application, nous sommes en mesure de faciliter les économies réalisées par les entreprises avec les notes de frais.
Mais cela va beaucoup plus loin, il s’agit de créer une technologie pour que les entreprises puissent bénéficier de plus de facilités dans leur gestion, qu’elles puissent avoir plus de temps pour que leurs employés s’occupent de leurs affaires et qu’elles puissent avoir plus de sécurité dans leur gestion comptable. Tous ces éléments sont essentiels pour que toute entreprise puisse évoluer avec aisance dans l’environnement concurrentiel dans lequel toutes les entreprises vivent aujourd’hui. Les clés pour économiser en utilisant les notes de frais ! économiser en utilisant les notes de frais !
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