avez-vous quel est le taux de kilométrage pour les entreprises espagnoles ? C’est une question très fréquente parmi les entreprises et les travailleurs qui doivent se déplacer pour leur travail, car ils doivent ensuite les comptabiliser. ¡Prix du kilométrage !
Le prix du kilométrage est une dépense qui dépend à la fois de la convention collective et de la politique du travail de l’entreprise. Chaque entreprise est libre de suivre ses propres critères.
C’est pourquoi, dans cet article, nous allons dissiper tous les doutes que vous pouvez avoir sur les taux kilométriques. Lisez la suite !
Qu’est-ce que le taux kilométrique?
Un taux kilométrique est le taux qui est fixé pour couvrir le coût d’un véhicule pour les déplacements professionnels. Les employés doivent être informés de ces taux et des autres frais liés aux déplacements. La meilleure façon de le faire est d’établir une politique de dépenses, en tenant compte des limites fixées par le bureau des impôts pour les dépenses déductibles.
Le prix du kilométrage comprend non seulement le kilométrage en tant que tel, mais aussi l’usure des pièces du véhicule, les frais d’huile, l’assurance automobile, les taxes de circulation ou d’immatriculation, les péages et les frais de stationnement, etc. En revanche, tous les frais ne peuvent pas être inclus ou relever de cette politique de coûts. Par exemple, si un employé reçoit une contravention, c’est lui qui sera responsable du paiement et non l’entreprise, même si le déplacement était lié au travail.
Ces tarifs et frais sont créés pour indemniser les employés qui voyagent pour des raisons professionnelles. Chaque année, les entreprises doivent revoir cette politique, car l’Inland Revenue rétablit le maximum et le minimum qu’une entreprise peut facturer pour les frais kilométriques. ¿Prix des kilomètres ?
Comment calculer le prix du kilométrage?
Comme nous venons de le mentionner, le prix n’est pas fixe et chaque entreprise peut décider du prix du kilométrage en fonction de sa politique de dépenses. Ainsi, nous trouverons des entreprises qui paient jusqu’à 1 €/km et d’autres qui s’ajustent au minimum de 0,20 €/km établi pour 2020. Cependant, un autre facteur à prendre en compte pour établir le prix du kilométrage pour notre entreprise est la fiscalité : lorsque la limite de 0,19 €/km est dépassée, ces frais de déplacement ou voyages d’affaires sont taxés à l’IRPF (impôt sur le revenu des personnes physiques).
Quels sont les modes de gestion possibles ? Un modèle possible est d’établir une feuille de frais pour chaque salarié, puis de demander au salarié de la vérifier auprès de l’entreprise avec chacun des reçus et justificatifs. Cette méthode présente toutefois un inconvénient, à savoir que les frais ne sont remboursés qu’après le voyage, de sorte que le salarié doit initialement utiliser son propre argent pour le voyage.
Une autre méthode consiste à fixer un montant fixe que chaque employé peut utiliser pour ses voyages d’affaires, ce qui est plus rapide à mettre en œuvre, mais peut aussi entraîner un manque d’attention au montant dépensé et des dépenses excessives.
Enfin, il est vrai qu’il est possible d’apporter des modifications et de mettre en place des systèmes qui réunissent les deux méthodes, en établissant une valeur de l’argent qui peut être, mais en demandant en même temps aux employés des reçus et des pièces justificatives pour les dépenses liées aux déplacements professionnels, comme les taux de kilométrage. ¡Prix du kilométrage !
Les clés d’une bonne gestion des taux kilométriques
La comptabilisation et l’enregistrement manuels des dépenses peuvent être compliqués ou fastidieux, sans compter que des erreurs sont plus susceptibles d’être commises lors de la saisie des dépenses. Parmi les erreurs les plus courantes, on peut citer les dépenses en double, les prix kilométriques mal calculés, les reçus ou factures flous… ¡Prix kilométrique !
Par conséquent, disposer d’un logiciel de gestion des frais facilite grandement la tâche car c’est un moyen simple et rapide de contrôler les dépenses ; en établissant un prix au kilomètre et en favorisant la prise de décisions importantes.
La mise en place d’une politique de frais de déplacement bien définie, comme nous le constatons, facilite grandement les processus de gestion. Quelles informations ce document doit-il contenir ? Il est essentiel qu’il contienne le mode de paiement et de justification de ces frais, les types d’indemnités journalières disponibles, la gestion du kilométrage, les mises à jour, etc.
- Une bonne gestion des indemnités kilométriques présente de multiples avantages pour l’organisation, tels que02:
- Gain de temps pour les employés grâce à la numérisation des processus.
- Prévention de la fraude interne et amélioration de la gestion du service car elle est approuvée par l’Agence fiscale.
- Une plus grande durabilité en numérisant ce processus, évitant ainsi l’utilisation de papier et contribuant à la protection de l’environnement.
- Enfin, l’efficacité par l’intégration de nouveaux systèmes et logiciels qui dynamisent l’entreprise et l’aident à être plus compétitive sur son marché.
Xpendor, la solution pour gérer les frais kilométriques
Un outil ou une solution numérique comme Xpendor optimise et facilite la gestion des frais de déplacement professionnel tels que les frais kilométriques. Comment cela fonctionne-t-il ? C’est très simple, il suffit à l’employé d’entrer dans l’application et de sélectionner Mileage. Une fois à l’intérieur, il décide d’enregistrer un coût pour son propre véhicule ou pour un véhicule de société.
Dans le cas d’un véhicule personnel, les kilomètres sont enregistrés et l’application calcule le prix du kilométrage en fonction des variables qui ont été établies au préalable. En revanche, s’il s’agit d’un véhicule de société, l’application affiche une liste de véhicules et il suffit de sélectionner celui qui a été utilisé et de l’enregistrer. De cette manière, tout est comptabilisé et traité instantanément et sans erreur.
Sans oublier que cette solution est approuvée par l’Agence des impôts, elle est donc juridiquement valable. En bref, si vous voulez tout savoir et plus sur le prix du kilométrage, grâce à l’appli de gestion des frais professionnels, vous pourrez accéder à des rapports réels et actualisés qui vous aideront à gérer et optimiser la politique et la gestion des dépenses de votre entreprise.
Vous avez des questions sur notre application Xpendor ? Si votre entreprise ne dispose pas encore d’une solution numérique, appelez-nous au 919 917 009 ou laissez-nous vos coordonnées ici et nous vous rappellerons. ¡Prix du kilométrage !
