Si un employé avance de l'argent, est-ce légal ?

Si un employé avance de l’argent, est-ce légal?

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Si un employé avance de l’argent, est-ce légal ? La masse salariale d’un employé d’une entreprise est composée de divers éléments, dont la plupart sont des salaires. Cependant, il existe un autre type de paiements non salariaux qui ont pour fonction d’avancer ou de compenser le salarié pour une série de dépenses qu’il peut engager dans le cadre de son activité professionnelle. Il s’agit des indemnités journalières et des frais, qui peuvent concerner le logement, les déplacements et le kilométrage, ainsi que les repas.

La législation a précisé que le salarié n’a pas à supporter ces dépenses puisqu’elles sont encourues en conséquence de son activité professionnelle (par exemple, le déplacement d’un salarié pour une formation obligatoire dispensée par l’entreprise dans l’un de ses sièges).

Il reste une question très importante qui peut donner lieu à des controverses. Il s’agit de la question de l’avance d’argent à l’entreprise, c’est-à-dire que le salarié paie les frais et les reverse ensuite à l’entreprise, mais l’avance est faite par le salarié. le salarié avance de l’argent

Si un employé avance de l’argent, est-ce légal?

Le Statut des travailleurs (ET) ne contient pas de mention expresse de la notion d’indemnités journalières ou de dépenses du salarié. La mention la plus similaire se trouve à l’article 40.6 concernant les indemnités et les frais encourus par le salarié pour le voyage, la nuitée ou les repas lorsque, en raison de circonstances économiques, techniques, d’organisation ou de production, les travailleurs doivent se déplacer hors de leur localité pour une période temporaire.

Par conséquent, toutes les questions relatives aux indemnités journalières sont ouvertes à la négociation collective. Les questions fondamentales suivantes seront fixées dans chaque accord :

  • Le modèle d’indemnisation ou de paiement des frais engagés. Il existe deux modèles : le modèle des indemnités journalières et le modèle de la justification.
  • Dans le cas du choix d’un modèle de per diem, la quantification du montant de chaque per diem, indépendamment du prix réel du service.

En ce qui concerne le moment de la détermination du paiement de la dépense ou de l’indemnité journalière, avant ou après son accumulation, il variera d’une convention à l’autre, de sorte qu’un employé peut avancer l’argent à l’entreprise en payant ce coût aux frais de l’entreprise, à condition que la convention le permette.  Si rien n’est dit, l’entreprise paiera les indemnités journalières ou les frais justifiés dans la prochaine paie.

Dans quelles situations un employé peut avancer de l’argent

Le salarié avancera toujours de l’argent lorsque le modèle de gestion des dépenses de l’entreprise est un modèle de justification des dépenses.

Cela signifie qu’il n’y a pas de montant fixe par poste, mais que le salarié doit provoquer la dépense et la payer de sa poche, puis la répercuter sur l’entreprise. L’entreprise ne paiera que le coût effectivement justifié par le salarié qui présentera les factures correspondantes émises au nom de l’entreprise.

Kilométrage et avance sur l’essence

Le kilométrage pour les déplacements dans le véhicule personnel du salarié couvre les frais générés par le salarié lorsque ce kilométrage a été généré dans l’exercice de fonctions professionnelles qui ne doivent pas nécessairement être effectuées en dehors du lieu de travail. L’employé avance de l’argent !

L’accord déterminera le montant exact à payer pour chaque kilomètre de déplacement, en estimant que ce montant couvrira non seulement l’essence consommée mais aussi l’usure et l’amortissement du véhicule du fait de son utilisation.

Dans ce type de dépenses, il est habituel de répercuter la dépense sur l’entreprise une fois le déplacement effectué et avec la périodicité qui est déterminée (normalement mensuelle). Une bonne façon de réaliser cette gestion est la notification de notes de frais.

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Pour l’impôt sur le revenu des personnes physiques, le montant des frais kilométriques exonérés est de 0,19 euros par kilomètre.

Indemnités journalières et avances

Les indemnités journalières comprennent en général tous les éléments liés aux dépenses pour le travail effectué en dehors du poste de travail. ¿Les avances de l’employé ?

Il s’agit des paiements extra-salariaux mentionnés au début. Les indemnités journalières sont des dépenses pour les nuitées, les petits déjeuners, les déjeuners et/ou les dîners, auxquelles est attribué un montant fixe comme convenu dans la convention collective de travail.

L’employé recevra le montant de l’indemnité journalière, que le montant justifié soit supérieur ou inférieur au montant de l’indemnité journalière.

Normalement, les entreprises établissent comme montants des indemnités journalières les montants que la réglementation fiscale a établis comme étant exonérés de l’impôt sur le revenu des personnes physiques. Ces montants sont les suivants en ce qui concerne les frais de nourriture :

  • Si c’est en Espagne : 26,67 € s’il ne dort pas à l’extérieur et 53,34 € s’il dort à l’extérieur du lieu de travail.
  • Si c’est hors d’Espagne : 48,08 € si vous ne dormez pas dehors et 91,35 € si vous dormez dehors.

En dehors de ce concept sera le montant de la nuitée, l’employé avance de l’argent. l’employé avance de l’argent

Avance d’argent lors de voyages d’affaires

Les voyages d’affaires ou d’agrément peuvent inclure tous les éléments ci-dessus. L’employé avance de l’argent ! Un voyage pour des raisons professionnelles ou commerciales peut avoir différentes causes : le salarié avance de l’argent

  • Rencontre avec un client dans un but commercial pour établir ou renforcer des relations d’affaires, qu’il s’agisse de particuliers ou de représentants d’entreprises.
  • Réunions avec des représentants d’autres entreprises où l’on envisage une collaboration sur des projets communs ou des transactions d’entreprise.
  • Voyages dans des centres de formation, par exemple pour des programmes de formation destinés aux cadres moyens d’une entreprise.
  • Déplacements pour assister à des événements institutionnels tels qu’une assemblée des actionnaires.
  • Participation à des réunions d’équipe dans le but d’analyser les résultats et d’établir des stratégies ou des plans d’action.

Les voyages d’affaires ou de travail peuvent inclure le kilométrage si le voyage est effectué dans le propre véhicule de l’employé, ou les dépenses impliquant l’utilisation de moyens de transport. Ces voyages donneront également lieu à des dépenses de repas et de logement si une nuitée hors du lieu de travail est nécessaire.

Dans tous ces cas, pour autant que l’accord le permette, il est légal d’avancer l’argent pour un voyage d’affaires. Pour les besoins de la TVA déductible et des exonérations fiscales, notre recommandation est de faire justifier tous les frais professionnels de déplacement, de nuitée ou de repas.

La gestion des frais, essentielle dans ces cas-là

Les services du personnel jouent un rôle crucial pour que le compte de résultat de votre entreprise ne soit pas dilué par le coût des indemnités journalières et des frais des employés. Lorsque vous devez gérer les indemnités journalières et les frais d’un grand nombre d’employés, si vous n’y mettez pas un ordre rigoureux, le volume de papier peut devenir incontrôlable. l’argent avancé par les employés

Heureusement, les nouvelles technologies nous facilitent la vie à bien des égards et en matière de ressources humaines, l’application XPENDOR est arrivée pour contrôler les dépenses des employés qui avancent de l’argent.

Avec XPENDOR, nous proposons un environnement numérique à 360°, accessible sur le mobile ou via le portail web, qui offre une série de fonctionnalités très utiles pour la gestion des dépenses :

  • Déclarer les justificatifs de dépenses.
  • Examiner les pièces justificatives et les dépenses déclarées.
  • Gérer les dépenses.
  • Comptabiliser les dépenses.
  • Gérer le remboursement de l’avance de l’employé.

Il est temps de profiter des avantages que la révolution numérique offre aux entreprises dans ce domaine, en gérant de manière facile, simple et intuitive les dépenses du personnel de l’entreprise avec l’application XPENDOR. ¡Les avances des employés sont de l’argent !

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