Trabajador por cuenta propia comiendo junto a unos clientes potenciales

Gastos en comida para autónomos: ¿cómo se deducen?

Seguramente haya muchos autónomos que no sepan que pueden deducirse los gastos de comida derivados de su actividad profesional. Desde 2018, los autónomos pueden deducirse los gastos en comida siempre y cuando cumplan con una serie de requisitos que explicaremos a continuación.

¿Qué es un gasto deducible?

Los gastos deducibles son todos aquellos que un autónomo (o empresa) se puede desgravar fiscalmente con el fin de elaborar un IRPF más justo a sus necesidades particulares.

Evidentemente no es lo mismo ejercer de autónomo en tu casa y con comida hecha por ti los fines de semana que tener que tomar un determinado transporte para llegar a una oficina y comer en un restaurante.

Requisitos generales de los gastos deducibles

Hacienda establece que un gasto es deducible cuando cumple con los siguientes criterios:

  • Que sean gastos inherentes de la actividad económica.
  • Que estén debidamente justificados con una factura.
  • Han de constar en la contabilidad del autónomo en sus libros de gastos e inversiones.

El punto más polémico, sin duda alguna, es el primero. Hacienda es muy estricta con estos requisitos con el fin de evitar el fraude fiscal, pero nunca vamos a tener la certeza de si un gasto es 100 % inherente al desarrollo de nuestra actividad profesional o si, por el contrario, forma parte de nuestra vida privada. No obstante, Hacienda es clara al respecto: si está vinculado a la actividad, es deducible (después, si Hacienda toca nuestra puerta tendremos que estar en condiciones de demostrarlo).

¿Son los gastos de comida deducibles?

La Ley de Autónomos o de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo (Ley 6/2017 de 24 de octubre) entró en vigor el 1 de enero de 2018 y recoge por primera vez la posibilidad de que los autónomos puedan deducirse el gasto en comidas de su IRPF con algunos requisitos.

Esta ley equipara los derechos de los autónomos a los de los trabajadores asalariados (que tenían el derecho a deducirse ciertas cantidades en concepto de manutención). Sin embargo, cabe destacar que es imprescindible el requisito de desplazamiento.

Son muchos los trabajadores autónomos que destinan un esfuerzo económico importante en comer fuera de casa cada día. A pesar de resultar un gasto relativamente bajo, al final del ejercicio fiscal puede marcar la diferencia pagar o a devolver en tu impuesto de la renta.

Requisitos para deducirse el gasto en comidas

De acuerdo al artículo 11 de la Ley de Autónomos, para que un gasto en comidas sea deducible tiene que presentar los tres requisitos generales además de los siguientes:

  • Se deberá de pagar con tarjeta bancaria o cualquier otro dispositivo electrónico: para evitar el fraude fiscal (al suponer que es difícil que un restaurante emita un pago ficticio en su TPV) y con el fin de que quede debidamente justificado en el apunte bancario (titulares y CIF).
  • Ha de estar registrado como un bar o un restaurante: también es válido el reparto a domicilio o delivery, pero nunca se aceptará comprar algún plato preparado en un supermercado o puesto ambulante.

Como todas las oportunidades que ofrece Hacienda: hay límites. España establece una cuantía deducible máxima de 26,67?€ por día (o 48,08?€ si el gasto se realiza en el extranjero) o de 500?€/mes.

Sin embargo, también se recoge el caso de viajes tanto nacionales como al extranjero que requieran de pernoctación. Si el autónomo se ve obligado a pernoctar, los gastos deducibles ascienden a 53,34?€/día y 91,35?€/día respectivamente.

¿Cómo contabilizan los gastos de comida los autónomos?

Realmente no es necesario que pidas una factura al establecimiento de tu comida, puesto que, al realizar el pago mediante medios electrónicos, los datos quedan registrados y con conservar el tique será más que suficiente.

No obstante, tendrás que saber adherir estos gastos a tu libro contable con la siguiente información:

  1. La identificación del establecimiento o CIF.
  2. Tus datos fiscales (como autónomo te corresponderá el DNI).
  3. El precio TOTAL de la comida.
  4. Tiene que constar el IVA no sujeto*.
  5. En el concepto de gasto deberás escribir: «Otros servicios«.

*Como ocurre con todas las deducciones del IRPF, no es posible su deducción en el IVA por lo que procede contabilizarlo como «no sujeto».

Y si llega una notificación de la Agencia Tributaria…

Es algo que puede pasar, así que mantén la calma. Puede que hayamos hecho las cosas bien, pero que simplemente quieran saber más acerca de nuestros gastos. Por eso es importante guardar nuestras facturas o tiques.

Normalmente estas notificaciones llegan después de presentar la declaración trimestral y en la mayor parte de los casos te piden más información acerca de algún gasto que hayas incorporado a tus deducciones.

De hecho, muchas veces suelen saltar las alarmas en las oficinas de Hacienda cuando se computa un gasto deducible en un fin de semana. Lo cierto es que el 90% de nosotros no tienen gastos deducibles los fines de semana, pero en el caso de la pernoctación sí es mucho más frecuente. Es importante tener en cuenta estos detalles para recopilar aún más información al respecto. Si acostumbramos a pernoctar, o a deducirnos los fines de semana, acabará llegando una notificación.

Algunos ejemplos de pruebas que puedes guardar para presentar a Hacienda son los correos intercambiados con tu business partner, una convocatoria a un evento, un calendario, las entradas de un congreso… al fin y al cabo se trata de aplicar el sentido común. Hacienda son personas como tú y como yo. Ahora bien, ten claro que siempre tienes que guardar relación con tu actividad laboral. Si te vas a un congreso por trabajo en Andorra no puedes deducirte la comida que te pegas en el restaurante de las pistas de ski porque te acabarán sancionando (ya que entenderían que te has ido a esquiar y, de paso, a un congreso «por trabajo»). No son tontos.

En conclusión, es una buena noticia saber que podemos deducirnos los gastos de comida como autónomos y equiparar nuestros derechos a los de los trabajadores por cuenta ajena. Sin embargo, es importante prestar atención a los criterios que nos impone Hacienda con el fin de evitar que salten las alarmas y tener que enfrentarnos a una inspección.

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