Empresario aplicando deducciones en la contabilidad de su negocio gracias al artículo de Xpendor

Gastos deducibles por una empresa: ¿cuáles existen?

A la hora de emprender, es importante que conozcas todos los gastos que te puedes deducir como empresa. Necesitas estar al día porque pueden variar de un año a otro (lo que hoy es deducible puede que mañana no lo sea y viceversa). Así que, ven a conocer todo lo que puedes deducir en España desde el 2021:

Lista de gastos deducibles para las empresas

Al hablar de gastos deducibles, tenemos que nombrar la Ley del Impuesto de Sociedades, que afirma que los gastos son considerados deducibles si se necesitan para desarrollar la actividad empresarial. Es decir, los gastos derivados de la actividad diaria del negocio en cuestión.

Gastos de desplazamiento

Uno de los principales gastos deducibles para las empresas, son los gastos de desplazamiento. Para ello, el viaje debe estar justificado y relacionado con la actividad empresarial.

Un ejemplo puede ser el repartidor o comercial autónomo que realiza viajes para llevar mercancía a un cliente. Pero hay muchas otras situaciones en las que se puede incluir como gasto, como pueden ser reuniones con los clientes.

Para que Hacienda lo acepte, hay que tener una hoja de gastos que especifique el motivo del desplazamiento y desglosarlo en las distintas facturas. Cuanto más claro lo tengas todo, mucho mejor. Menos problemas.

Recuerda que, si se te olvidan las facturas, no podrás deducirlo. Lo mismo para cualquier otro gasto deducible de los que veremos.

Vehículos

También se podrán deducir los vehículos que tengan relación con la actividad de manera total. Es decir, todo tipo de coches, motos, furgonetas, camiones… Siempre y cuando la empresa los utilice para realizar su actividad.

Dentro de estos gastos, se incluye no solo la compra o el alquiler del vehículo, sino también otros gastos derivados fruto de su mantenimiento, seguro e impuestos. Para ello es importante tener las facturas de todo y aportarlas.

Los vehículos de empresa no se pueden usar para fines particulares.

Comidas y dietas

En el caso de las comidas, también se pueden deducir. Para ello, deben estar ligadas a la actividad profesional que se desarrolla y suceder en una ciudad distinta a la de tu negocio. También deben tener un importe lógico.

Los casos más habituales son las comidas de negocios, cenas de empresa… Digamos que, son “eventos” necesarios para el desarrollo de la actividad.

Local y oficina

Uno de los gastos deducibles más frecuentes para las empresas, es el alquiler de local u oficina. Es prácticamente indispensable para la realización de la actividad, dependiendo del tipo de negocio que se ejecute.

Lo mismo ocurre con otros gastos derivados del mantenimiento del local. Por ejemplo, personal de limpieza, luz, agua, Internet…

En el caso de contratar otro tipo de local como un coworking, el importante mensual también se podría deducir como gasto.

¿Y si se trabaja desde casa? Lo mismo. Puedes deducir un % de los gastos destinados a tu actividad. Para ello, habría que jugar con porcentajes.

Cánones y arrendamientos

Hay empresas que para funcionar deben hacer frente a costosos cánones y arrendamientos. Cualquier alquiler, máquina, servicio de asistencia técnica, leasing o canon que no sea de tercero, solar o activo no amortizable se puede deducir.

Muchos negocios requieren de estos alquileres para funcionar, por eso es importante saber que, como te decimos, todo lo que sea indispensable para hacer la actividad, se puede deducir.

Cuota de asociación empresarial

Hay empresas que cada mes hacen frente al pago de una cuota referente a las asociaciones empresariales. Estas cuotas también se pueden deducir. Hacienda las contempla como gasto válido de empresa y puedes descontarlas de los ingresos y no pagar impuestos por esta parte.

Donaciones

En el Impuesto sobre Sociedades, las donaciones no se consideran como gastos deducibles. Pero ojo, porque se tiene derecho a una deducción en la cuota íntegra del 35% de la donación. De hecho, puede llegar hasta el 40% si se hicieron donaciones a la misma entidad dentro de los 2 años anteriores. 

Adquisición de libros, material de oficina y otros dispositivos

Los libros se pueden deducir si están relacionados con la actividad en cuestión. Al igual que el material de oficina, que es indispensable prácticamente para cualquier negocio.

¿Y los dispositivos que usamos para trabajar en el día a día? Por supuesto, para realizar muchos trabajos se necesitan equipos informáticos, ratones, teclados, smartphones… Todo ello se puede meter como gasto.

Lo mismo en cuanto al mantenimiento. Por ejemplo, si tienes una página web o tienda online, deberás hacer frente a unos gastos anuales: dominio, hosting, informático que te lleve todo… Estos gastos los puedes deducir.

Por lo tanto, cualquier dispositivo que utilices para hacer tu trabajo lo puedes meter como gasto y no pagar impuestos sobre él. Así como ahorrarte el IVA. Para ello, es importante que tengas las facturas de todo.

Asistencia a eventos

También se considera gasto deducible para las empresas la asistencia a eventos. Como en el caso de los libros, deben estar relacionados con la actividad que se desempeña. Por ejemplo, si se trata de un evento que te puede ayudar a captar nuevos clientes, a crecer, etc. Se podría deducir el precio de la entrada, el viaje…

Vestuario

¿Se puede deducir la ropa que se compra? Ojo con esto. Que aparezca “vestuario” no quiere decir que puedas deducirte la ropa que llevas cada día al trabajo. La que se puede deducir es la ropa que lleva el logotipo o anagrama del negocio.

Es decir, deberás serigrafiarla y marcarla como ropa de empresa. Además de tener todas las facturas para poder presentarlos y demostrarlo.

Servicios a profesionales

Otro de los gastos deducibles para las empresas, es la contratación de servicios a profesionales de todo tipo. Es decir, informáticos, notarios, auditores, gestorías, fotógrafos, abogados… En definitiva, cualquier profesional que resuelva algo relacionado con su actividad profesional puede pasar a ser un gasto deducible.

Por ejemplo, un profesional que contrata a un fotógrafo para que saque fotografías a sus productos o al local, es un gasto deducible. Evidentemente, no lo será si lo contrata para fotografías de su boda.

¿Qué gastos se suelen deducir por error?

Hay una serie de gastos que algunos profesionales creen que son deducibles pero no es así. Por ejemplo, las sanciones o las multas. Aunque el coche sea de empresa y la multa haya ocurrido en una jornada de trabajo, no se puede deducir.

En el caso de enviar pagos a personas o entidades que residen en un paraíso fiscal, tampoco podrás deducirlos. Lo mismo en cuanto a los donativos y regalos, que ya no se pueden deducir. Con excepción de algunos que se llevan haciendo siempre, como puede ser la Cesta de Navidad.

Tampoco se puede deducir el IVA soportado y deducido en las declaraciones trimestrales.

> Consejos a la hora de deducir los gastos

Ahora que conoces los principales gastos que te puedes deducir, ten en cuenta que necesitas llevar todo al día y tenerlo lo más claro posible, porque la administración lo mira todo con lupa y debe estar correcto. Por lo que, asegúrate de meter como gasto sólo lo que está relacionado con tu actividad. Nada más.

Aporta siempre las facturas y recuerda que los tickets no sirven. Si no tienes las facturas originales, no podrás deducirte el gasto.

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¿Te ha quedado alguna duda sobre los gastos deducibles para las empresas? Recuerda que con XPENDOR todo es más fácil. Pruébalo.

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