Tabla de gastos de una empresa que está valorando una política de gastos

5 claves para crear una política de gastos eficiente en tu empresa

A la hora de sacar adelante una empresa, es fundamental establecer una política de gastos eficiente para mantenerse dentro de un determinado límite, para que funcione y sea sostenible. ¿Cómo puede la empresa crear esta política? ¿En qué debe apoyarse para que funcione?

Cómo crear una política de gastos más eficiente en tu negocio

En el momento en el que se crea un negocio y se abre la puerta al gasto, se puede tener más deuda que ingresos, lo que puede ser un problema fatal para el negocio que incluso podría entrar en situación de quiebra. Por eso es importante establecer, en la medida de lo posible, una política de gastos eficiente para los negocios, para intentar no superar la barrera fijada y el negocio funcione.

¿Cómo hacerlo? Desde XPENDOR ayudamos a las empresas a que cuenten con políticas de gasto más eficientes para sus negocios. El éxito guarda relación con los pasos siguientes:

Alcanza la eficiencia corporativa estudiando los gastos

La eficiencia corporativa se puede lograr de muchas maneras. Una de ellas pasa por estudiar todos los gastos que se tienen mes a mes, para establecer los gastos mínimos imprescindibles, medios y máximos que la empresa se puede permitir.

Es algo que se puede hacer tanto si la empresa está en funcionamiento, como a modo de aprovisionamiento inicial, para prevenir un poco los gastos que tendremos frente a los ingresos. Recordemos que, se trata de un negocio y no puede haber más gastos que ingresos para ser rentable (aunque al principio sí se pueda dar ese caso).

Por todo esto, es por lo que es tan necesario crear una buena política de gastos. Esto no es tan complejo como pueda parecer, solo que hay que conocer de primera mano los gastos a los que se enfrenta una empresa y los que reporta el equipo, para poder estudiarlos y analizarlos.

Establece políticas de gastos para que los trabajadores las consideren

Si les comunicas de manera formal y clara a los trabajadores que la empresa les cubre todos los gastos que tengan derivados de viajes por trabajo o reuniones, es posible que metan más de lo que la empresa se pueda permitir o de lo que entra dentro de la normalidad. Por eso es importante establecer una política de gastos y compartirla con los trabajadores.

¿Cómo hacerlo? Es importante que se den estos casos:

●      Comunicación: nuestro primer consejo es que exista una comunicación entre los empleados y los máximos responsables de una empresa. Para ello, es fundamental hablar con el equipo de trabajo y obtener siempre su feedback, para saber todo sobre los gastos empresariales que realizan, si les gustan, si creen que son necesarios para la empresa, etc. La comunicación entre los miembros de trabajo siempre es fundamental para que las cosas funcionen.

●      Análisis de la competencia: ver lo que hace la competencia también nos puede ayudar a mejorar en la toma de decisiones. Aunque las comparaciones son odiosas, nos puede dar pistas sobre lo que sería más acertado en cada caso.

●      Uso de software adecuados: el hecho de utilizar un software que te permita llevar los gastos contabilizados y que cree automáticamente las facturas de gasto, es realmente interesante para recuperar el IVA y llevar mejor la contabilidad. Todo ello de forma automatizada, ahorrando tiempo, que es dinero, y reduciendo la probabilidad de sufrir errores, que puede derivar en las temidas sanciones de Hacienda.

●      La importancia de cuantificar: dentro del análisis de datos es importante cuantificar, saber cuándo y cuánto se revisan los datos y el tiempo que se emplea para ello. Al igual que llevar un seguimiento de los coches de empresa y las tarjetas. Además de hacer un listado de los proveedores con los que la empresa colabora, así como su nivel de satisfacción y compromiso para poder evaluar la relación en todo momento.

●      Define lo que vas a pagar: lo veremos más adelante. Consiste en establecer lo que pagarás a tus empleados por las dietas o por el precio de kilometraje, entre otros aspectos.

●      Automatiza todo lo que puedas: son muchas las empresas que ya no lidian con los gastos de manera manual, por lo que ahorran tiempo, dinero y se libran de errores. Nuestro consejo es que automatices lo que puedas y con el software de XPENDOR es muy fácil.

Todos estos puntos resultan clave para partir de una buena base de cara a establecer la política de gastos de la empresa. Porque aunque pueda parecer complejo, realmente, no tiene mucho. La clave está en marcar bien los límites, para obtener lo máximo con lo mínimo. Es decir, si ir a X lugar a cerrar operaciones no compensa, mejor dejarlo.

Pero gracias a la comunicación con los empleados y al análisis, podemos hacernos una idea más certera de lo que es imprescindible para que un negocio crezca y de lo que no. Es decir, qué inversiones nos hacen ganar y cuáles nos hacen perder.

¿Por qué es importante establecer unas políticas de gasto?

●      Para que la empresa no gaste lo que no se puede permitir: la empresa debe establecer dichas políticas para que los empleados no gasten más de la cuenta porque no conocen el límite o porque directamente no existe. Nadie quiere que la empresa quiebre o que le vayan mal las cosas, dado que no es en absoluto agradable para ninguna de las partes. Lo que se busca siempre es el bien común.

●      Para tranquilidad del empleado: un empleado debe de conocer cuales son los máximos permitidos en sus gastos de viaje de modo que pueda organizarse y al mismo tiempo evitar sorpresas desagradables a la hora de recuperar el gasto realizado. También permite dejar atrás malas prácticas arrastradas de otras empresas, porque cada una puede establecer una política de gastos diferente.

Lista de las principales políticas de gasto para los viajes | 5 claves

Pensando en los viajes, estas son algunas de las políticas de gasto habituales y que puedes seguir en tu negocio. Recuerda que es importante que los trabajadores que viajen conozcan estas políticas de gasto para viajes antes de partir o sean informados de ello en algún momento del viaje.

1-Precio por kilometraje

En los viajes por trabajo, el precio por kilometraje es uno de los principales gastos que el trabajador le repercute a su jefe. Es decir, éste le paga al empleado todo lo que ha gastado en gasolina o diésel si es que llevó su propio coche.

Lo normal, es que el precio por kilometraje se pacte directamente entre el empleado y el trabajador. Cada empresa puede proponer el precio que considera mejor, pero es algo que se define en la propia política de gastos.

Es mejor hacerlo así porque de esta forma el trabajador sabe de antemano lo que va a cobrar por esos km que ha recorrido con sus coche. Sabe que no tiene que asumir directamente dicho gasto. Eso sí, es importante que luego lo demuestre para que la empresa lo pueda meter como gasto.

Pero para que sea una política de gastos eficiente, aparte de fijar un precio fijo por kilómetro, es importante que se use sólo cuando sea indispensable. O también que se intente explorar otras vías que puedan salir menos costosas.

En cuanto al coste, en el año 2020 el precio medio se situó en torno a los 0,20 €. Pero también nos encontramos con diferencias dispares entre empresas que pagan hasta a 0,8 € y otras que apenas alcanzan el 0,05 €.

2-Normativas en los viajes

Otro de los aspectos que no pueden faltar en las políticas de gasto para los viajes de las empresas, es acerca de las normativas a fijar, porque se pueden establecer políticas en distintas categorías. Cada empresa, en base a su categoría y nivel de ingresos puede establecer unas mejores condiciones a sus empleados.

Por ejemplo, las hay que pueden cubrir menús del día de hasta 12 euros por persona pero también más generosas que lleguen hasta los 20 euros o incluso más (depende también de la ciudad o del país al que se viaje). Lo mismo ocurre con la categoría del propio personal, que puede que esos 12 euros sea para comerciales y que los directivos puedan tener un margen más alto, como pueden ser 20 €.

En cualquier caso, es algo que debe fijar la propia empresa en su política, si establecer distintos precios máximos según el rango o hacerlos genéricos para todos. Evidentemente, es algo que puede depender de muchos factores.

3-Reembolso para los gastos de viaje

¿Qué ocurre con los gastos que el empleado tiene en un viaje de negocios? ¿Cómo debe de ser la política en este caso? Es importante que se establezca un precio máximo a gastar para que el empleado no se exceda, pero también es su obligación guardar a buen recaudo todos los tickets.

Ten en cuenta que hay empresas que no reembolsan los tickets extraviados, dado que puede que nunca existieran y además no va a poder meterlos como gastos al no tener este justificante. Es por ello, que se le pide siempre al empleado que tenga cuidado y que guarde los tickets bien.

Pero el reembolso en los gastos de los viajes de empresa debe ir siempre asociado a una necesidad de control de gastos. Evidentemente, debe haber un gran control, porque no se puede gastar sin convertir. El gasto debe ser el mínimo imprescindible y debe ser eficiente, debe ser lo normal.

Sabemos que puede ser complejo de gestionar para el trabajador. Por eso es importante optar siempre por la digitalización, para tener los tickets digitalizados y llevar un control y seguimiento de los gastos medios para mejorar en la toma de decisiones.

4- Reembolso en los viajes internacionales

¿Qué ocurre si los viajes de negocios son internacionales? ¿Cambia la cosa respecto a si son nacionales? Realmente, sí. Se debe a la moneda de ese país. El cambio puede generar problemas y hay que hacerlo bien para no salir perdiendo.

También hay que tener en cuenta que el coste de vida de ese país puede ser diferente al de España. Por ejemplo, comer en Francia puede costar el triple que en Galicia, lo mismo de cara al transporte público. Por eso es importante analizar y extrapolar lo que sería un nivel mínimo, medio y máximo de gastos/día.

En este caso también es importante considerar otros factores, sobre todo pensando en la seguridad y tranquilidad del trabajador que viaja hasta el extranjero. Por ello, se recomienda un seguro de viaje y de médico, para que esté cubierto.

Los viajes de carácter internacional son más complejos de gestionar y de igual manera deben estar presentes en la política de gastos de la empresa para que no surjan problemas ni otros contratiempos. Es una forma de curarse en salud.

5- Otros gastos extra derivados

Son muchos los distintos gastos del día a día que pueden ser de la empresa e ir repercutidos al trabajador, pero que luego le reembolsa. Por ejemplo, cosas puntuales como gastos de teléfono, imprimir unos documentos, etc.

Es interesante que cada empresa por separado establezca en su política de gastos los distintos extras que puedan aparecer de repente, para que sea más eficiente y segura, y que todo salga bien.

¿Cómo comunicar la política a los empleados?

Tras realizar la política de gastos para la empresa, es importante que se comunique a los trabajadores, dado que les incumbe completamente a ellos. También es importante que esté accesible para que puedan consultarla siempre.

Consejos para establecer una política de gastos efectiva

Ahora que ya sabes por qué necesitas una política de gastos eficaz en tu negocio para que funcione y las 5 claves que te permiten lograrlo, también te queremos dar una serie de consejos para evitar equivocaciones:

●      Claridad: en los temas importantes hay que ser claro para que todos lo entiendan a la primera y no dé lugar a dudas. Es por ello que te recomendamos que seas lo más claro posible al establecer dicha política, para que no dé cabida a errores.

●      Menos es más: si puedes decir lo mismo en menos palabras y en menos líneas, para una política de gasto eficiente será mejor, dado que podrán recordarlo de manera más sencilla.

●      Organización: que siga un buen orden o estructura también ayuda a que algo se recuerde más fácil y se capte mejor. Por ello, recomendamos que lo estructures por secciones según la idea a abarcar. Así se pueden recopilar todos los casos y ver que estén ordenados, de cara a que el trabajador pueda ver, por separado, todo lo referente a restaurantes, viajes, hoteles, etc. Lo que funciona muy bien también es añadir un apartado de “gastos no reembolsables” donde pongas lo que no tiene cabida, que pueden ser gastos fuera del horario de trabajo o comidas con otras personas.

●      Avisos y recomendaciones: añadir la muletilla de que todas las notas de gasto creadas por los trabajadores serán minuciosamente revisadas por un equipo responsable, es interesante de cara a que los trabajadores recuerden la importancia de cumplirlo y no excederse.

●      Actualización: es importante que esta política de gastos sea flexible y se actualice siempre y cuando sea necesario. No sirve con algo cerrado como un bloque porque la situación puede variar.

Son consejos que recomendamos tener en cuenta en tu organización para que todo vaya bien, dado que somos conscientes que es un tema que puede ser complejo de gestionar e incluso dar lugar a conflictos entre los trabajadores.

También es importante que, aparte de crear esta política de gastos eficiente en tu empresa, lo controles. Es decir, los tiempos cambian y puede que lo que creías hace un tiempo ahora sea diferente o cambie.

En el caso de que la política de gastos lleve un tiempo estancada y sin sufrir actualizaciones, es posible notar una especie de relajamiento en el cumplimiento. Si es así, es importante dar un toque, dado que a veces las personas necesitamos ese toque de atención.

> Con un software especializado, tu política de gastos será más efectiva

Con ayuda de esta guía ya tienes las habilidades necesarias para crear de forma inmediata una política de gastos eficiente. Por tanto, solo queda que te arropes de un buen software que te permita gestionar más fácilmente los gastos que tienen los trabajadores y que reembolse la empresa.

Disponemos de una herramienta empresarial que puede ahorrar un tiempo valioso a numerosos negocios, que es dinero. Y lo que es muy importante, decirle adiós a los errores, porque todo estará perfectamente automatizado y a salvo, frente a imprevistos. Una inversión indispensable para tu empresa en estos tiempos en los que podemos automatizar para agilizar.

Con XPENDOR verás que desde el primer minuto todo es mucho más fácil. Con nuestra solución pensada para la gestión de gastos corporativos, podrás automatizar el control de los gastos comerciales dentro de tu empresa con total claridad y efectividad. Una base con la que trabajar de manera eficiente y crear políticas de gasto efectivas, que funcionen.

Pídenos más información sin compromiso y te contaremos cómo podemos ayudarte. ¿Hablamos?

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Accede a la grabación del webinar “Gestión eficiente del gasto”, donde verás el caso de uso de la App Gastifácil

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