Empresario mirando la facturación de su negocio

Cómo mejorar tu proceso de facturación en 14 pasos

Mejorar el proceso de facturación debería ser una prioridad en las empresas, puesto que de que se facture de manera correcta depende que la viabilidad de los negocios.

Un negocio que no cobra o paga a tiempo es un negocio que está a punto de quebrar, pero a pesar de ello el proceso de facturación es algo que no se toma demasiado en serio, centrándose las empresas en otras áreas que no son tan importantes.

Es por ello por lo que os traemos una lista, un checklist que podéis seguir para que la facturación de vuestras empresas deje de ser algo que se aparta o se deja para el último día, justo antes de cerrar el trimestre.

Los 14 pasos para mejorar el proceso de facturación de tu empresa

1. Dedicar tiempo y recursos al proceso de facturación

El primer paso para mejorar el proceso de facturación de nuestra empresa es dedicarle el tiempo necesario y los recursos que hagan falta.

La facturación va mucho más allá de crear una factura y sellarla, puesto que para que no haya problemas en la caja, en la tesorería, hay que llevar a cabo un proceso de seguimiento.

Este proceso significa enviar las facturas a su debido tiempo, cobrarlas en plazo, llevar el control de las que no nos han pagado, llamar para pedir que nos envíen los pagos y hacer lo mismo con las que tengamos que pagar nosotros a nuestros proveedores.

En todo momento debemos saber cómo está la facturación, si nos deben dinero, si hay un cliente que no suele pagar a tiempo para no venderle más, etc.

Las PYMES, en especial las más pequeñas, lo tienen complicado, por lo que un pequeño truco es dedicar un día a la facturación. Al terminar el mes podemos dedicar uno o varios días, dependiendo la carga de trabajo y del volumen de facturas, a lo que se denomina “papeleo”, que no es más que poner nuestra facturación en orden.

2. Digitalizar las tareas repetitivas

XPENDOR es uno de los mejores productos y el que yo uso para mi pequeña empresa, aunque lo cierto es que el número de trabajadores da igual, pues en esta aplicación puedo ir añadiendo los que necesito.

En la facturación de mi empresa no puedo perder tiempo clasificando mis tickets de comida o aprobando manualmente los gastos que hacen mis empleados. No es viable, hoy en día, tener a un trabajador del departamento de facturación para hacer tareas que una app como XPENDOR puede llevar a cabo por un precio increíble.

Esta app de facturación hace que todos mis empleados registren los gastos que hacen en su día a día y que pasen a mi ERP, todo sin que un empleado esté encima mirando los gastos de cada uno de ellos, sumando los tickets, digitalizándolos o pasándolos al ERP de manera manual.

Además, poder llevarla en el teléfono hace que los empleados lo registren todo enseguida, pues pasar un ticket es tan sencillo como hacerle una foto.

3. Controlar todos los trabajos realizados

¿Cómo vamos a facturar si ni siquiera sabemos las horas trabajadas?

Una empresa siempre debe saber las horas que trabajan sus empleados, llevar un registro de qué trabajos se están realizando, quiénes los están haciendo y cuánto tiempo han tardado.

Este problema es más común en pequeñas empresas, pero puede pasar en todas, en especial si los responsables de la facturación no están centrados en su trabajo o están sobrepasados.

Hay que tener documentos en los que se registren todos los trabajos que se están haciendo, un registro que es mejor que sea digital.

Existen programas para ello, que nos ayudan a que no se nos pase nada a la hora de crear la factura, pues de otra forma estaremos facturando de menos, perdiendo dinero y haciendo que la empresa no crezca.

4. Seguimiento de las facturas impagadas

Por desgracia, no es raro que un cliente no pague sus facturas a tiempo. A veces puede ser por un despiste y a veces porque no tiene dinero para hacerlo en ese momento.

Sea como fuere, mejorar el proceso de facturación pasa por hacer un seguimiento a estos clientes morosos con el fin de recordarles su obligación de pago.

En principio, un email amistoso o una llamada de teléfono suelen ser suficientes, pero dependiendo de la cuantía que nos deban y del tiempo que hace que no nos pagan es posible que haya que iniciar acciones legales.

No es agradable recordar a un cliente que no nos paga, pero nosotros también tenemos que hacer frente a nuestras obligaciones y necesitamos nuestro dinero. En una empresa con muchos clientes estos impagos pueden suponer un “roto” en la tesorería y no sería la primera que quiebra por este problema que es más común de lo que pensamos.

5. Reclamar las facturas impagadas desde el primer día

Una práctica muy común es dejar un periodo de “cortesía” cuando una factura vence y no nos han pagado. Este periodo se suele alargar más de quince días, lo cual es un error bastante grave.

Nosotros hemos prestado el servicio, de manera que hay que reclamar el impago desde el primer día, de manera muy amable al principio.

De hecho, lo mejor que podemos hacer para mejorar el proceso de facturación es automatizar estas reclamaciones, algo que no es complicado con programas de gestión de facturación.

El primer día del impago se puede enviar un SMS recordando que hay una factura pendiente o un email, para ser más insistente conforme pasa el tiempo y no cobramos. En estos casos ya conviene pasar a las llamadas telefónicas y si seguimos sin cobrar enviar reclamaciones certificadas o por burofax.

6. Descuento por pronto pago

Si tenemos muchos clientes que no pagan a tiempo, una manera de intentar que paguen antes sin ser demasiado agresivos es ofrecer un pequeño descuento por pagar antes de la fecha de vencimiento de la factura, siempre que nos lo podamos permitir.

No siempre es posible, pero a veces es mejor perder un poco de dinero que perderlo todo. Además, en el caso de que podamos jugar un poco con los márgenes en nuestro sector, podemos subir un poco los precios para que ese descuento lo paguen los clientes. 

7. Usar programas de facturación

Una empresa, por pequeña que sea, no se puede permitir facturar “a mano” o crear una factura sencilla con Excel.

Existen muchos programas para hacer facturas, adaptados a todo tipo de empresas y algunos incluso son gratis, aunque aquí merece la pena invertir un poco de dinero por el tiempo que nos ahorran y las ventajas que nos ofrecen.

Con un solo clic podemos ver las facturas impagadas, las que ya han sido pagadas, las que aún están dentro de la fecha de pago, podemos ver lo que debemos, lo que hemos ingresado, etc.

Al principio decíamos que había que preocuparse por la facturación y estos programas lo hacen por nosotros, más teniendo en cuenta que el mercado de estos programas de gestión está tan maduro que incluso se adaptan a cada uno de los sectores, tienen aplicaciones para los móviles y funcionan en la nube, lo que significa que puedes facturar en cualquier parte si hay conexión a Internet.

Además, a la hora de imprimir las facturas en papel se le puede dar un diseño profesional en el que incorporar tu imagen de marca, un tipo de factura alejada de aquellas que se compraban en “tacos”, que se hacían a mano y que tan poco tienen que ver con las que se hacen en Excel con fondos de colores.

La digitalización de todo el proceso de facturación es imprescindible y se consigue con estos programas.

8. El cliente debe tener claro los plazos para pagar

Cuando entregamos una factura a un cliente, este debe tener muy claro cuándo tiene que pagar.

A pesar de la digitalización de los negocios, y sobre todo en las pequeñas empresas, aún se pueden ver facturas hechas a mano en las que no hay ninguna condición específica sobre el periodo de pago.

Mejorar el proceso de facturación implica que nuestro cliente debe tener claro cuándo ha de pagar, algo que se puede reflejar en la factura en la cual vamos a poner el día exacto en el que acaba el plazo.

Esto es importante, porque no debemos dejar lugar a ambigüedades que pueden ser aprovechadas para retrasar los pagos. Incluso se debe dejar escrito qué pasa si el día del pago es festivo, para que un cliente no se escude en que no ha podido pagarnos a tiempo porque el día de vencimiento no es hábil.

También se puede especificar lo que le va a costar cada día que se retrase en el pago, con un recargo por los días de impago que ha de abonar junto con la factura. Nos puede parecer un tanto agresivo, pero cobrar a tiempo es fundamental para poder seguir adelante.

9. Plan de pagos para clientes morosos

En la mayoría de las ocasiones los clientes que se retrasan en los pagos no lo hacen por deseo propio, sino porque están pasando por dificultades financieras.

Podríamos acudir a los tribunales, pero es una estrategia agresiva que en muy pocas ocasiones merece la pena por el tiempo que perdemos y los gastos que conlleva.

Una solución es que le ofrezcamos a nuestro cliente moroso un plan de pagos cómodo para que podamos cobrar el total de la factura, tratando de no ahogarlo económicamente.

Debemos pensar que ese dinero es muy complicado de recuperar, por lo que es mejor recuperarlo poco a poco que perderlo por completo.

Eso sí, mientras nos paga: o no deberíamos trabajar con él, o al hacerlo habría que cobrar primero, al menos mientras dura el impago de la factura que nos debe.

Además, una vez que nos paga hay que tener cuidado e incluso plantearnos si merece la pena seguir ofreciendo nuestros servicios a un cliente que solo nos va a dar problemas a la hora de pagarnos.

10. Comprobar si hay errores en las facturas

Todos somos humanos y las facturas pueden tener errores en las cantidades, tanto por exceso como por defecto.

Siempre hay que comprobar si las facturas tienen errores antes de enviarlas, pues el cliente se quejará siempre cuando la cantidad sea errónea por exceso, pero no siempre lo hará cuando el error sea por defecto.

Aquí la digitalización del proceso ayuda mucho, pero no puede evitar que una persona teclee 150 en lugar de 120 y errores de ese tipo que nos pueden costar mucho dinero además de perjudicar nuestra imagen si el error es hacia arriba.

Si tenemos empleados que se encargan de la facturación hay que insistirles en este aspecto para que siempre repasen las facturas antes de enviarlas y para que reporten de inmediato cualquier fallo que vean.

11. Conciliación bancaria

Con conciliación bancaria nos referimos a que “las cuentas cuadren”, comprobando que el dinero que hay en la cuenta bancaria es el que debe haber después de recibir los pagos de las facturas y hacer los pagos de nuestra empresa.

Aquí podemos detectar errores, como los de facturación, impagos, que no hayamos pagado nosotros a algún proveedor o algunos tipos de fallos en el proceso de facturación que hay que corregir.

Hay muchas maneras de hacerlo, como con plantillas de Excel que ya nos venden, pero como llevo diciendo a lo largo del artículo, la mejor manera de llevar esta conciliación bancaria al día es mediante software de contabilidad y facturación.

De otro modo es muy tedioso para las pequeñas empresas y al final o no se hace o se hace mal, y no digamos ya para el pequeño autónomo que apenas tiene tiempo para encargarse de sus propias facturas.

12. Hay que llevar los libros contables al día

Los autónomos tienen la obligación de llevar los libros contables en los que están todas las entradas y salidas de dinero del negocio.

Estos libros tienen que estar al día y son varios si no estamos “en módulos”, siendo mucho más importantes de lo que pensamos.

De hecho, si hay algún error se debe arreglar de inmediato. No tenerlos al día y de manera clara nos puede aparejar una sanción de Hacienda.

Hay que conservarlos durante años incluso aunque cesemos en la actividad, por lo que hay que tenerlos muy presentes.

Lo mejor, si somos un pequeño autónomo, es dejarlo en manos de un asesor que es el que sabe lo que hay que hacer en cada caso, cómo corregir los fallos, etc.

13. Guardar las facturas ordenadas durante cinco años

A efectos legales hay que guardar las facturas durante cinco años, cuatro para lo referente al IVA y cinco para lo referente al IRPF.

Tenemos la obligación de guardarlas todas, porque en cualquier momento Hacienda nos las puede pedir y sancionar si no las tenemos.

No hay obligación de guardarlas en papel, por lo que lo mejor es tenerlas siempre en formato digital, en nuestro software de gestión, pero siempre teniendo una copia de seguridad o incluso varias por si hubiese algún problema.

De hecho, nos atreveríamos a decir que, si bien durante el día a día es mejor no trabajar con papel, en este caso además de tener copias digitales nos vendría bien tenerlas guardadas y archivadas en papel.

14. Medir tiempos del proceso de facturación

Hasta aquí hemos visto diversas acciones a llevar a cabo para que el proceso de facturación mejore.

Para mejorar la manera en la que facturamos hay que implementarlos teniendo en cuenta el tamaño de nuestra empresa, pues no es lo mismo tener un departamento de facturación que ser un autónomo que trabaja solo, y después hay que medir y volver a medir.

La clave de las mejoras está en medir una vez que hemos seguido todos estos tips o consejos. Pasado un tiempo prudencial desde que se implantan hay que ver si han servido para algo, comprobar si de verdad hemos mejorado.

Antes de ponerlos en práctica habría que plantearnos cuánto tardamos en cobrar una factura, cuántas impagadas tenemos, cuántas se pagan antes de vencer, cuántas incidencias hay, etc.

De esta manera, podemos comparar los datos para ver si el proceso de mejora ha sido efectivo, en qué hemos mejorado y en qué hemos fallado, pues no hay dos empresas iguales y lo que a una le funciona bien a otra le va mal por su tipo de clientes.

Estas mediciones se pueden ir haciendo regularmente, pues la idea es mejorar la forma en la que se factura todo lo que se pueda para que a la empresa entre más dinero y lo haga antes, con la finalidad de tener siempre liquidez disponible, una liquidez que puede evitar tener que pedir préstamos o líneas de crédito que siempre tienen un sobrecoste añadido que no debemos soportar nosotros si los clientes pagan a tiempo, algo que conseguimos mejorando nuestra forma de facturar aplicando todos los consejos que os hemos dado en vuestras empresas.

A modo de resumen, mejorar el proceso de facturación se hace poniendo el foco en él, siendo conscientes de la importancia que tiene para que la empresa siempre tenga liquidez y no dejando que se acumulen las facturas impagadas de los clientes, para lo cual nos podemos ayudar del software que hay disponible en el mercado.

Compartir

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook

Accede a la grabación del webinar “Gestión eficiente del gasto”, donde verás el caso de uso de la App Gastifácil

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Duis odio metus, eleifend et volutpat vel, mollis in est. Proin maximus eget tellus vitae cursus.

Entradas relacionadas

¿Cómo afectará el Brexit a tus viajes de negocios?

Hace unos días se hacía efectiva la salida de Reino Unido de la Unión Europea, algo que puede afectar mucho a tus viajes de negocios en este país. Más de 3 años de negociaciones y aplazamientos, que dan lugar a una salida un tanto controvertida. Pero antes de ver cómo puede afectar a tus viajes

Leer más »

Queremos ser tu gran aliado en los viajes de empresa

A veces, nos encontramos con usuarios reacios a utilizar una herramienta como Gastifacil para gestionar los gastos de sus viajes de empresa. Piensan que va a suponer más trabajo, que no les va a ahorrar tiempo y que no van a notar ninguna mejora tras su implantación. Es habitual cierta reticencia a la hora de cambiar algunos

Leer más »