El comienzo del año es el momento idóneo para pararse a analizar como estamos gestionando nuestra empresa y como queremos seguir trabajando para progresar y conseguir los objetivos establecidos. ¡Conoce 5 propósitos para la gestión de viajes en 2022!
La gestión de viajes en las empresas es un gasto corporativo importante dentro de la organización. Por eso, plantearse propósitos para la gestión de viajes nos ayudará a seguir el camino que deseamos. En este artículo vamos a aclarar que es la gestión de viajes de negocios y a conocer cinco propósitos que se pueden implantar o clarificar dentro de la empresa y los viajes de los empleados.
¿Qué es la gestión de viajes de negocios?
El primer paso es tener clara la definición de gestión de viajes de negocios, ya que en los últimos años está evolucionando la forma en la que las empresas se relacionan y como se gestionan.
La gestión de viajes de negocios es el proceso de planificación, ejecución y control de gastos corporativos relacionados con viajes necesarios para el buen funcionamiento de una empresa. El desplazamiento por motivos laborales para mantener o crear lazos comerciales requiere una buena planificación y una política que detalle que gastos se incluyen y están cubiertos por la empresa.
En los últimos años, las empresas están digitalización y pasando a gestionar los viajes de negocios con aplicaciones o plataformas digitales que les ayudan a llevar un seguimiento detallado de los viajes. Además, estas nuevas herramientas o soluciones digitales aportan sencillez de uso, confianza y transparencia respecto a los gastos corporativos, permitiendo reducir costes y aumentar la productividad.
5 propósitos para la gestión de viajes en 2022
¡Vamos a descubrir 5 propósitos para la gestión de viajes en 2022! Los viajes de negocios se pueden gestionar de diferentes maneras independientemente del sector en el que operen o su tamaño.
Analizar los gastos actuales de viajes
El primer paso para mejorar la gestión de gastos corporativos al comienzo de un nuevo año o etapa es analizar los gastos imputados de los viajes pasados y como se han gestionado. ¿Para qué? Para poder tener una buena perspectiva de cómo se están ejecutando y si pueden mejorarse, y si es el caso, como se pueden optimizar.
Los trabajadores que tienen que desplazarse por motivos laborales deben conocer que gastos corren a cuenta de la empresa y tener claro la cantidad de presupuesto de la que disponen. Estos gastos varían dependiendo de la empresa en función de las políticas de gastos, como vamos a conocer más en profundidad a continuación.
Definir las políticas y los objetivos financieros
Definir y adaptar las políticas de viajes y los objetivos financieros para estos gastos es imprescindible si se quiere llevar un buen control de los gastos y beneficiarse de los beneficios que se pueden obtener, optimizando la productividad de la empresa. Pero, ¿Cuáles son?
Cada empresa debe conocer y ser consciente de que gastos se pueden deducir y que gastos se incluyen en la base de la cotización social, como pueden ser los gastos de alojamiento, dietas, kilometraje entre otros. Las empresas suelen adaptar y modificar los modelos y las políticas de gastos, ya que son una pieza fundamental para la buena gestión de las finanzas. Los empleados también deben conocer los costes máximos y tener clara la política de gastos para no excederse a la hora de realizar un viaje corporativo.
Elegir software de gestión de gastos
Como acabamos de conocer, es muy importante tener en cuenta que tipo de viaje de empresa realizamos para tener claros los nuevos propósitos para la gestión de viajes este 2022. La organización es imprescindible para no acumular tareas administrativas, por lo que contar con un software de gestión de gastos eficaz y que se adapte a nuestra empresa y necesidades es imprescindible.
Por este motivo, recomendamos contar con una solución digital para la gestión de las notas de gastos de viajes como Xpendor ¿Qué es Xpendor? ¡Sigue leyendo para conocer que te puede permitir esta herramienta!
Planificar los viajes de negocios
¡Toma el control! A la hora de organizar un viaje de negocios es primordial controlar los gastos y tener en cuenta el presupuesto. Evitar y eliminar las dudas y la incertidumbre gracias a contar con una política de gastos clara. Permite a los trabajadores centrarse en el objetivo principal del viaje de negocios y no descuidarlo controlando los gastos que generan.
Revisar posteriormente los gastos
Una vez realizado el viaje de negocios, llega el momento de analizar los gastos que se han realizado para conocer si hay aspectos a mejorar para los siguientes viajes. ¡Este propositivo se deja muchas veces descuidado! Controlar la serie de gastos, cuáles son innecesarios, cuáles la empresa puede descuidarse y como pueden ajustarse para poder disfrutar del viaje y al mismo tiempo que sea lo más rentable posible.
¡Cuenta con un gestor de viajes este 2022!
¿Te parecen eficaces estos propósitos para la gestión de viajes en 2022? Como hemos visto anteriormente, contar con una herramienta para reducir gastos es imprescindible.
Xpendor te permitirá optimizar la gestión y le control de los gastos de viajes corporativos. Con nuestra aplicación, cada empleado podrá registrar los gastos que va realizando y automáticamente la nota de gastos se envía para valorarla. Gracias al uso de esta herramienta ahorrarás en procesos, tiempo, costes y espacio. ¡Evita fraudes o errores a la hora de llevar a cabo los viajes de negocios!
¿Quieres conocer nuestra solución digital? Si tienes dudas sobre cómo gestionar los gastos de viajes llámanos o necesitas al 919 917 009 o déjanos tus datos aquí y nosotros te llamaremos. ¡Digitaliza las notas de gasto y evita estos errores con los propósitos para la gestión de viajes!
