¿Qué herramientas para digitalizar una empresa conoces? La digitalización es uno de los retos más desafiantes para la mayoría de las empresas operativas hoy día. La actualización de procesos, gestión y gobernanza de datos, trasvase de workflows y muchos más puntos son esenciales para entender que la digitalización es mucho más que tener una web.
En este entorno, digitalizar una empresa ha pasado de ser un plus a una obligación si se quiere llegar al target de la empresa y conseguir ser productivos y competitivos en un entorno cada vez más globalizado. La elección de las herramientas de digitalización adecuadas es parte fundamental para realizarla de forma óptima. Esto tendrá un impacto directo en sus procesos de negocio y en la inversión necesaria para dar el salto tecnológico.
Por qué digitalizar tu empresa
Como ya comentamos, digitalizar una empresa es prioritario para poder competir en el mercado actual. Las principales razones por las que la digitalización ha terminado por ser una necesidad urgente para cualquier empresa son:
- Agilizar procesos y tareas. La digitalización automatiza muchos de los procesos y tareas repetitivas y tediosas, además de sustituir aquellos poco eficientes. Estos cambios aportan un mayor nivel de agilidad (eficacia y rapidez) en el negocio.
- Mejor toma de decisiones. La digitalización permite disponer de acceso a la información de la empresa en tiempo real, para conocer todo lo que sucede y saber cuál es la situación real. Esto permite tomar mejores decisiones en todos los ámbitos del negocio.
- Más operatividad. No solo la toma de decisiones se ve afectada. La operatividad de la empresa se incrementa, al generar sistemas más accesibles, universalizados y basados en SaaS.
- Optimización de costes. La digitalización conlleva una reducción de costes a diferentes niveles (costos de mantenimiento y actualización de hardware y software, costes de personal, de materiales fungibles, etc.).
- Llegar a un mayor número de clientes potenciales. La digitalización permite operar de forma eficiente en los nuevos canales de comunicación permitiendo a la empresa llegar a un mayor número de clientes potenciales (correo electrónico, chat online, redes sociales y formularios web, por ejemplo).
Para conseguir una digitalización plena de la empresa, no obstante, se requiere (la mayoría de ocasiones) de ayuda de diversas herramientas para digitalizar una empresa. Estas suelen responder a las necesidades de diversos departamentos que, en su conjunto, favorecen a presentar mejoras en la eficiencia y resultados más positivos en las cuentas anuales.
5 herramientas para digitalizar una empresa
Saber cómo y que herramientas para digitalizar una empresa necesitamos, es fundamental para que puedas afrontar el proceso con garantías de éxito. Seleccionar e implementar las herramientas para digitalizar una empresa adecuadas de gestión es una parte fundamental del proceso de digitalización empresarial. Las aplicaciones o herramientas para digitalizar una empresa claves que se deben utilizar para la gestión son:
1. Comunicación y gestión de clientes con CRM para empresas
Los clientes deben ser el foco de la empresa para poder ofrecerles aquello que realmente necesitan. Con un programa para empresas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) se podrá administrar toda la información que se genera en la interacción cliente/empresa, independientemente del canal de comunicación por el que se produzca.
La elección de un buen CRM es fundamental, ya que la mayoría de elementos de comunicación con clientes (correos, reuniones, llamadas…) deberían pasar por ahí. Con un CRM se pueden alinear la fuerza de ventas con el departamento financiero y el servicio de atención al cliente, para conseguir una mayor colaboración, evitar el solapar tareas y procesos y conseguir mejores resultados para la empresa.
Un paso más allá podría darse con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), una solución mucho más a medida y perfecta para empresas de tamaño medio o grande. En este caso, no hablamos solo de un sistema de comunicación para atención al cliente/ventas, sino un sistema integral de todas las ramas de negocio, desde la logística hasta la presentación de resultados.
2. Control RRHH gracias a servicios en la nube
Las necesidades de gestión de personal son amplias y diversas por lo que es necesario contar con una solución adaptada a las nuevas necesidades y exigencias. A día de hoy, el fichaje por parte de los empleados de una empresa es un requerimiento en España. Contar con un método de fichaje también es una forma de controlar el absentismo laboral de forma más o menos automática.
Por este motivo, a día de hoy miles de empresas cuentan con una herramienta de digitalización conocida como un programa de Recursos Humanos. La mayoría de ellos no dejan de ser SaaS que cuentan con fichajes automáticos y manuales de los empleados y calendarios de vacaciones. No obstante, hay softwares más complejos que cubren bien todas las exigencias que puedan requerir empresas de categorías especiales (transporte, sanitarias, etc.) cuyas jornadas vayan más allá de las típicas de oficina.
Mediante algunos de estos programas, además, se permite la gestión por usuario, el envío de nóminas, la petición de vacaciones… todo mediante un registro online, automático y seguro tanto para empleado como para el equipo de RRHH.
3. Almacenamiento cloud de todo tipo de archivos
La migración cloud es un proceso que está directamente ligado a la digitalización de la empresa. Mover todos los datos e información que maneja tu empresa a la nube es un paso importante para incrementar su seguridad, proporcionar acceso desde cualquier lugar, a cualquier hora y utilizando cualquier dispositivo.
A día de hoy, desde las herramientas para digitalizar una empresa sencillas tipo Google Drive hasta sistemas de almacenamiento y servidores con arquitectura SOA facilitan el almacenamiento de archivos. Además de esto, hay que tener en cuenta las posibilidades de compartir todo tipo de documentación o información de manera segura entre usuarios seleccionados.
4. Posicionamiento y visibilidad online
El mercado online a través de internet te permite competir con grandes empresas, utilizando para ello estrategias de marketing digital de posicionamiento SEO, email marketing y de Social Media. La presencia online se ha vuelto fundamental en empresas tanto B2B como B2C, si bien ambas cuentan con sus propios canales de promoción y adquisición.
Recurrir a herramientas de analítica web (Google Analytics, Microsoft Clarity, etc.), acceder a marketplaces de anuncios como Google Ads o gestionar y acercar la gestión de leads mediante automatizaciones periódicas (nos remitimos al uso de CRM) se convierte en uno de los valores esenciales de cualquier empresa que busque digitalizarse de forma integral.
5. Software de contabilidad, facturación y notas de gasto
El día a día de las empresas necesitan herramientas para digitalizar una empresa integrables que ayuden y gestionen todas las áreas de un negocio. En el caso de empresas con gastos de kilometraje, representación, dietas, viajes… La presentación de gastos se vuelve compleja, ya que se está delegando una labor administrativa y contable a un personal que normalmente no es especialista en ese campo.
Las notas de gastos son elementos que deben gestionarse de forma rápida y eficiente. Con XPENDOR te ofrecemos una app que agiliza la entrega de notas de gasto y eliminar cualquier error o retraso en su gestión. Con un coste por uso y una implantación que te permitirá estar trabajando en días al emplear una de las herramientas para digitalizar una empresa de gestión de gasto.
El uso de un programa informático para empresas adecuado es fundamental en el proceso de digitalización. La tecnología cloud es la que mejor se adapta a las necesidades actuales del mercado, con aplicaciones en la nube que otorgan una gran agilidad, movilidad y seguridad al negocio, como pueden ser XPENDOR y herramientas CRM y ERP de gestión empresarial.
La digitalización es un proceso que toda empresa debe de abrazar hoy en día para poder crecer y competir en el mercado actual. La elección de herramientas para digitalizar una empresa, programas y plataformas modernas, flexibles y escalables debe ser una prioridad para conseguir alcanzar los mejores resultados en este cambio.
