¿Cómo es la gestión de los anticipos de forma eficiente? Lo primero de todo, es necesario llevar un buen registro de cada pago y cobro que se realiza en la empresa para cuadrar la contabilidad. Y, por lo tanto, una de las partes que se gestionan es la de los anticipos.
Tips para una buena gestión de los anticipos
En este documento vamos a aclarar el sistema a seguir para solicitar el anticipo, optimizando así la productividad de la empresa gracias a definir los gastos corporativos, adaptar las políticas de viajes y los objetivos financieros. Además, contando con la tecnología de scanner OCR los viajeros no tienen que justificar a mano los gastos nunca más, ni guardar los tickets ¡Se guarda la información del ticket o factura en cuestión de segundos y el gasto queda completado!
Para optimizar la gestión de los anticipos hay algunas medidas que se pueden tomar:
- Transmitir a los trabajadores cuál es el procedimiento tanto para solicitar el anticipo como para justificarlo posteriormente.
- Asegurarse del tipo de cambio de cada país de destino si se sale del país.
- Realizar auditorías de forma constante.
- Automatizar el proceso de la solicitud de los anticipos con la digitalización de los gastos de viaje, ahorrando así tiempo y reduciendo errores.
Anteriormente, con la gestión de los anticipos para gastos de viaje, las empresas podían perder el control del flujo de caja, por lo que lidiar con la gestión de anticipos es una tarea tediosa.
¿Cómo funcionan la gestión de los anticipos de Xpendor?
Cuando los empleados viajan por motivos laborales o deben realizar otro tipo de gasto profesional, la solicitud de anticipos puede ser una de las opciones. Con el módulo de gestión de los anticipos de Xpendor, el empleado introduce el importe necesario contando con la posibilidad de completar las informaciones impuestas por la empresa como el motivo o justificación del coste.
Una vez que el usuario haya introducido la solicitud, podrá enviarlo a aprobación en el momento que desee (diaria, semanal, mensual). El responsable de aprobación recibirá una notificación que le indica que tiene una solicitud pendiente de revisar. Esta la puede aprobar o rechazar, considerando el proceso de gestión de los anticipos de la propia empresa:
- Pago importe máximo: Aprobar el gasto sólo por el importe máximo de la política, de forma que al empleado no se le reembolsará el total del gasto.
- Pago importe total: Aprobar el gasto por el importe total del gasto, sin tener encuentra el importe máximo definido en la política.
Si el importe solicitado por el empleado ha superado el importe de la regla, Xpendor marcará los gastos con un icono para que el usuario, aprobador o gestor pueda identificarlos a simple vista tanto en la aplicación móvil como en web.
Como beneficio a destacar, Xpendor permite la introducción y gestión de los anticipos en distintas monedas, indicando la forma de pago en la que se le reembolsará (transferencia, efectivo, cheque).
Gracias a esta funcionalidad, pueden solicitar fácilmente anticipos de dinero y los departamentos contables tener mayor control sobre los mismos.
Xpendor, tu gran aliado a la hora de digitalizar los gastos de empresa
En XPENDOR facilitamos que la gestión de los anticipos por parte de la empresa sea lo más ágil posible. ¿Cómo funciona? Es muy sencillo, te permite gestionar la petición, revisión y aprobación o rechazo de los anticipos, controlando de este modo los gastos que se van realizando en la empresa, solicitando anticipos de manera rápida y desde la propia aplicación.
¿Tienes alguna duda sobre nuestra app Xpendor? Si tu empresa todavía no cuenta con una solución digital, app de control de gastos, llámanos al 919 917 009 o déjanos tus datos aquí y nosotros te llamaremos.
