La gestión de los gastos corporativos es fundamental para el buen funcionamiento de una empresa, ya que ayuda a controlar y optimizar los costes.
Una forma efectiva de lograrlo es a través de la categorizar los gastos, obteniendo así una visión clara y ordenada de dónde se está gastando el dinero. En este artículo, te explicaremos cómo categorizar los gastos de tu empresa y cómo esto puede ayudarte en su gestión.
¿Cuáles son las categorías de gastos?
Llevar un control eficiente de los gastos en la empresa es clave para mantener una buena salud financiera. Categorizar los gastos es una de las mejores formas de tener una visión clara del dinero para identificar oportunidades de ahorro.
Las categorías de gastos son grupos predefinidos en los que se clasifican los gastos de una empresa, esto permite tomar decisiones informadas en cuanto a la gestión de los mismos. Algunas categorías de gastos comunes incluyen el kilometraje, las dietas, los billetes, el transporte, el alojamiento u otros.
Beneficios de las categorías de gastos:
- Facilitan el seguimiento y control de los gastos.
- Ayudan a identificar las áreas donde se está gastando más dinero.
- Permiten hacer comparaciones y análisis entre periodos y departamentos.
- Elaboración de presupuestos y mejora en la toma de decisiones.
Categorizar los gastos más común
Kilometraje
Es importante llevar un registro de los kilómetros recorridos por los empleados tanto si utiliza vehículo propio como de empresa. Incluye todos los gastos relacionados con el uso del vehículo para desplazamientos profesionales, como combustible, peajes, aparcamiento, mantenimiento, reparaciones y seguros. Así se contabilizan los gastos asociados y se puede deducir los impuestos correspondientes.
Dietas
Las dietas son gastos que se realizan durante los viajes de trabajo y al categorizarlos, se pueden establecer límites. Comprende los gastos de manutención durante los desplazamientos, tanto nacionales como internacionales.
Billetes
Los billetes de transporte son gastos que se realizan para el traslado de los empleados e incluye los gastos de transporte tanto público como privado necesarios para realizar el trabajo: aviones, trenes, autobuses, taxis o coches de alquiler.
Alojamiento
Los gastos de alojamiento son necesarios durante los viajes de trabajo e incluye hoteles o apartamentos para los desplazamientos profesionales.
Otro gastos
La categoría «otro» se utiliza para aquellos gastos que no se pueden clasificar en las categorías predefinidas y es útil para controlar los gastos que no se ajustan a los demás criterios como material de oficina, suministros, formación o suscripciones.
Consejos para categorizar los gastos
- Sé específico: asegúrate de crear categorías de gastos específicas para identificar el tipo de gasto y su finalidad que faciliten su seguimiento y análisis.
- Simplifica: busca un equilibrio entre la especificidad y la simplicidad, para no generar confusión en los usuarios con muchas categorías de gastos..
- Consistencia: mantén la misma estructura de categorías de gastos a lo largo del tiempo para garantizar una coherencia.
- Flexibilidad: permite la opción de crear nuevas categorías de gastos según las necesidades específicas de los usuarios.
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