Establecer un programa de reembolso de notas de gastos eficiente puede ser un desafío en sí mismo, ya que si no se organiza de manera adecuada, la gestión de los gastos puede convertirse en una carga para la empresa.
Por lo tanto, es fundamental implementar una política clara para asegurar un proceso fluido y adecuado. Gestiona el reembolso de notas de gastos y define claramente qué gastos son elegibles para el reembolso y cuáles no, a través de una política de gastos.
¿Qué son los gastos reembolsables?
Los gastos reembolsables son aquellos que la empresa debe pagar en nombre de sus empleados, y aunque las tarjetas de empresa son una buena opción, ciertos tipos de gastos corporativos relacionados con los viajes de trabajo siempre requieren un proceso de reembolso, como los viáticos, dietas, kilometraje y otras compras ad hoc que los empleados realizan en nombre de la empresa.
¿Qué tipos de gastos son reembolsables?
La elegibilidad el reembolso de notas de gastos depende de la empresa y de la legislación aplicable sobre reembolsos e impuestos. Cada empresa debe tomar la decisiones de qué gastos considera reembolsables, siempre dentro del marco legal y teniendo en cuenta el impacto en la satisfacción y bienestar de los empleados.
En España, por ejemplo, respecto a los gastos de kilometraje, no hay una regulación específica sobre el precio por kilómetro, por lo que las empresas pueden decidir libremente la cantidad a pagar por kilómetro recorrido. Otro tipo de gastos reembolsables comunes son los gastos de dietas, que incluye comidas y cenas en restaurantes durante un viaje profesional.
Además, algunas otras categorías comunes de gastos reembolsables incluyen los gastos de alojamiento, actividades de teambuilding y entretenimiento del equipo, así como de representación ante clientes.
¿Cómo establecer un programa de reembolso de notas de gastos?
La gestión de las notas de gastos puede ser complicada y lleva mucho tiempo para todas las partes involucradas. Por eso, es fundamental contar con una política de gastos clara que mejore el control y seguimiento de los gastos, junto con un programa de reembolso de notas de gasto para asegurar que los trabajadores estén al tanto de las normas durante los viajes de trabajo.
Implementar un proceso eficiente para el reembolso de notas de gastos implica desarrollar una política de reembolso, enviar las notas de gastos al departamento de contabilidad, controlar, validar y gestionar el reembolso de los gastos cuando sea posible.
Es esencial establecer plazos para la presentación de informes de gastos y definir los métodos y plazos de reembolso. Asimismo, documentar y aplicar la política de gastos de manera clara y específica comunicando a los empleados a través de canales accesibles como herramientas de comunicación interna y asegurando el cumplimiento de la misma.
En resumen, tener una política de reembolso de notas de gastos efectiva asegura el control de los gastos de la empresa y evita fraudes, lo cual puede ahorrar dinero a la empresa.
Cómo XPENDOR puede ayudarte con los gastos reembolsables
XPENDOR es un software de gestión de gastos que otorga tranquilidad a los equipos financieros al registrar, aprobar y procesar todos los gastos de acuerdo con las necesidades de la empresa y cumpliendo con la política establecida por la empresa.
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