😎 Empieza en pocos minutos 👋 Sin compromiso 🥇 Líder en gestión de gastos
reembolso de notas de gastos

Implementa un programa de reembolso de notas de gastos

Tabla de contenidos

Establecer un programa de reembolso de notas de gastos eficiente puede ser un desafío en sí mismo, ya que si no se organiza de manera adecuada, la gestión de los gastos puede convertirse en una carga para la empresa. 

Por lo tanto, es fundamental implementar una política clara para asegurar un proceso fluido y adecuado. Gestiona el reembolso de notas de gastos y define claramente qué gastos son elegibles para el reembolso y cuáles no, a través de una política de gastos. 

¿Qué son los gastos reembolsables?

Los gastos reembolsables son aquellos que la empresa debe pagar en nombre de sus empleados, y aunque las tarjetas de empresa son una buena opción, ciertos tipos de gastos corporativos relacionados con los viajes de trabajo siempre requieren un proceso de reembolso, como los viáticos, dietas, kilometraje y otras compras ad hoc que los empleados realizan en nombre de la empresa.

¿Qué tipos de gastos son reembolsables?

La elegibilidad el reembolso de notas de gastos depende de la empresa y de la legislación aplicable sobre reembolsos e impuestos. Cada empresa debe tomar la decisiones de qué gastos considera reembolsables, siempre dentro del marco legal y teniendo en cuenta el impacto en la satisfacción y bienestar de los empleados.

En España, por ejemplo, respecto a los gastos de kilometraje, no hay una regulación específica sobre el precio por kilómetro, por lo que las empresas pueden decidir libremente la cantidad a pagar por kilómetro recorrido. Otro tipo de gastos reembolsables comunes son los gastos de dietas, que incluye comidas y cenas en restaurantes durante un viaje profesional. 

Además, algunas otras categorías comunes de gastos reembolsables incluyen los gastos de alojamiento, actividades de teambuilding y entretenimiento del equipo, así como de representación ante clientes. 

¿Cómo establecer un programa de reembolso de notas de gastos? 

La gestión de las notas de gastos puede ser complicada y lleva mucho tiempo para todas las partes involucradas. Por eso, es fundamental contar con una política de gastos clara que mejore el control y seguimiento de los gastos, junto con un programa de reembolso de notas de gasto para asegurar que los trabajadores estén al tanto de las normas durante los viajes de trabajo.

Implementar un proceso eficiente para el reembolso de notas de gastos implica desarrollar una política de reembolso, enviar las notas de gastos al departamento de contabilidad, controlar, validar y gestionar el reembolso de los gastos cuando sea posible.

Es esencial establecer plazos para la presentación de informes de gastos y definir los métodos y plazos de reembolso. Asimismo, documentar y aplicar la política de gastos de manera clara y específica comunicando a los empleados a través de canales accesibles como herramientas de comunicación interna y asegurando el cumplimiento de la misma.

En resumen, tener una política de reembolso de notas de gastos efectiva asegura el control de los gastos de la empresa y evita fraudes, lo cual puede ahorrar dinero a la empresa.

Cómo XPENDOR puede ayudarte con los gastos reembolsables

XPENDOR es un software de gestión de gastos que otorga tranquilidad a los equipos financieros al registrar, aprobar y procesar todos los gastos de acuerdo con las necesidades de la empresa y cumpliendo con la política establecida por la empresa.

¿Por qué XPENDOR? Es una herramienta fácil de usar, completa en funcionalidad y asequible, que garantiza la gestión segura y eficiente al ayudar en la gestión del reembolso de notas de gastos. Asimismo, facilita un proceso en tiempo real que permite a los empleados enfocarse en su trabajo.

Gracias a nuestra aplicación móvil práctica y sencilla, los empleados solo necesitan hacer fotos de los tickets o facturas y listo. Nuestro sistema de OCR extrae automáticamente los datos, eliminando la necesidad de introducción manual. XPENDOR ayuda a reducir el riesgo de errores humanos y, en consecuencia, aumenta la seguridad financiera de la empresa.

Compartir

Accede a la grabación del webinar “Gestión eficiente del gasto”, donde verás el caso de uso de la App Gastifácil
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Duis odio metus, eleifend et volutpat vel, mollis in est. Proin maximus eget tellus vitae cursus.
Entradas relacionadas
Brexit a tus viajes de negocios
¿Cómo afectará el Brexit a tus viajes de negocios?

¿Cómo afectará el Brexit a tus viajes de negocios? Es una pregunta muy importante para hacerse. Hace unos días se hacía efectiva la salida de Reino Unido de la Unión Europea, algo que puede afectar mucho a tus viajes de negocios en este país. Más de 3 años de negociaciones y aplazamientos, que dan lugar

Leer más »
Queremos ser tu gran aliado en los viajes de empresa
Queremos ser tu gran aliado en los viajes de empresa

A veces, nos encontramos con usuarios reacios a utilizar una herramienta como Gastifacil para gestionar los gastos de sus viajes de empresa. Piensan que va a suponer más trabajo, que no les va a ahorrar tiempo y que no van a notar ninguna mejora tras su implantación. Es habitual cierta reticencia a la hora de cambiar algunos

Leer más »

Nosotros te llamamos

Solicítalo y nuestro equipo te llamará para valorar en qué podemos ayudarte.

Rating:
4.4