¿Cuál es el precio del kilometraje de empresas en España?

¿Cuál es el precio del kilometraje de empresas en España?

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¿Sabes cuál es el precio del kilometraje para las empresas españolas? Esta es una pregunta muy común entre las empresas y los trabajadores que tienen que desplazarse por trabajo, ya que posteriormente tienen que contabilizarlos.

El precio del kilometraje es un gasto que depende tanto del convenio colectivo que le corresponda, como de la política laboral de la empresa. Cada empresa tiene libertad para seguir unos criterios propios.

Por eso en este artículo vamos a aclararte todas las dudas que tengas sobre el precio del kilometraje. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el precio del kilometraje?

Entendemos por precio del kilometraje aquella tasa que se establece para cubrir el coste de un vehículo a la hora de realizar desplazamientos profesionales. Los trabajadores deben ser informados de estos precios y del resto de gastos relacionados con los desplazamientos. La mejor manera de hacerlo es establecer una política de gastos, teniendo en cuenta los límites que marca la Agencia Tributaria para los gastos deducibles.

El precio del kilometraje no solo engloba el kilometraje como tal, también los desgastes de las piezas del vehículo, el gasto de aceite, el seguro del coche, los impuestos de circulación o matriculación, peajes y estacionamientos, etc. Por otra parte, no todos los gastos se pueden incluir ni están dentro de esta política de gastos. Como, por ejemplo, si a un empleado le ponen una multa de tráfico, él será el responsable del abono y no la empresa, aunque el desplazamiento haya sido por un motivo laboral.

Estos precios y gastos se crean para compensar a los trabajadores que se desplazan por razones laborales. Cada año, las empresas deben revisar esta política, ya que la Agencia Tributaria restablece el máximo y el mínimo que una empresa puede cotizar por kilometraje.

Entonces, ¿cómo calculamos el precio del kilometraje?

Como acabamos de comentar, el precio no es fijo y cada empresa puede decidir el precio del kilometraje acorde a su política de gastos. De este modo, nos encontraremos con empresas que pagan hasta 1 €/km y otras que se ajustan al mínimo 0,20 €/km establecido para el 2020. No obstante, otro dato a tener en cuenta a la hora de establecer el precio del kilometraje de nuestra compañía es la tributación, cuando se exceden el límite de 0,19 € el kilómetro, estos gastos de viaje o desplazamiento profesional tributa al IRPF.

¿Cuáles son los posibles métodos de gestión? Un posible modelo es establecer una hoja de gastos por empleado y que posteriormente el trabajador con cada uno de los comprobantes y justificantes lo verifique ante la empresa. Pero este método tiene una desventaja, y es que hasta pasado el viaje no se le reembolsa los gastos, por lo que al principio el empleado debe utilizar su propio dinero para el desplazamiento.

Otro método es establecer una cantidad de dinero fijo que cada trabajador puede emplear para sus desplazamientos profesionales, siendo una manera más rápida de aplicar, pero también puede dejar de prestarse atención a la cantidad de dinero que se está gastando y excederse en los gastos.

Finalmente, es cierto que se pueden hacer modificaciones y sistemas que agrupen ambos métodos, estableciendo un valor de dinero que se puede, pero solicitando al mismo tiempo los resguardos y justificantes a los empleados de los gastos de viajes profesionales como es el caso de los precios del kilometraje.

Claves para una buena gestión del precio del kilometraje

Contabilizar y registrar los gastos de forma manual puede resultar complicado o tedioso, sin olvidarnos de que es más probable que se cometan errores a la hora de introducir los gastos. Algunos errores comunes son los gastos duplicados, precio del kilometraje mal calculado, tiques o facturas borrosas…

Por eso, contar con un software de gestión de gastos facilita mucho la tarea debido a que es una forma sencilla y rápida de controlar los gastos; estableciendo un precio por kilómetro y favoreciendo la toma de decisiones importantes.

Implantar una política de gatos de viaje bien definida, como estamos observando, facilita mucho los procesos de gestión. ¿Qué información debe contener este documento? Es imprescindible que contenga el método de pago y justificación de estos gastos, los tipos de dietas existentes, gestión de kilometraje, actualizaciones, etc.

La gestión adecuada del precio del kilometraje tiene múltiples beneficios para la organización, como pueden ser:

  • El ahorro de tiempo para los trabajadores al digitalizar los procesos.
  • Prevención del fraude interno y mejora en la gestión del departamento al estar homologado por la Agencia Tributaria.
  • Mayor sostenibilidad al digitalizar este proceso, evitando así el papel y contribuyendo al cuidando el medioambiente.
  • Finalmente, la eficacia al integrar nuevos sistemas y software que impulsan a la empresa y la ayudan a ser más competitiva en su mercado.

Xpendor, la solución para gestionar los gastos de kilometraje

Una herramienta o solución digital como es Xpendor optimiza y facilita la gestión de los gastos de viajes profesionales como el kilometraje. ¿Cómo funciona? Es muy sencillo, el trabajador solo tiene que entrar a la app y seleccionar Kilometraje. Una vez dentro, dedice si registra un coste por vehículo propio o de empresa.

En el caso de ser vehículo propio, se registran los kilómetros y la app calcula el precio del kilometraje dependiendo de las variables que se hayan establecido previamente de costes. Por otra parte, si se trata de un vehículo de empresa, la aplicación mostrará un listado de vehículos y simplemente se selecciona aquel que ha sido utilizado y se registra. De esta manera, se contabiliza y se procesa todo al instante y sin errores.

Sin olvidarnos de que esta solución está homologada por la Agencia Tributaria, por lo que tiene validez legal. En definitiva, si quieres saber todo y más sobre el precio del kilometraje, a través de la app de gestión de gatos de empresa podrás acceder a informes reales y actualizados que te ayudaran a gestionar y optimizar la política de gastos y la gestión de tu empresa.

¿Tienes alguna duda sobre nuestra app Xpendor? Si tu empresa todavía no cuenta con una solución digital, app control de gastos, llámanos al 919 917 009 o déjanos tus datos aquí y nosotros te llamaremos.

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