La gestión notas de gasto, como hemos visto en este artículo, es el trámite de documentos a través de los cuales un trabajador solicita a su empresa el reembolso de uno o varios gastos que ha tenido que realizar durante su actividad profesional.
Gracias a estas notas, se pueden justificar los gastos, aportando los tiques o facturas que le hayan emitido los establecimientos correspondientes. Es una tarea que puede llegar a ser bastante repetitiva y problemática para las empresas, pero desde la perspectiva de los trabajadores, es necesaria si quieren recuperar lo que les corresponde.
Lamentablemente, muchas empresas cometen malas prácticas a la hora de administrar este tipo de documentos. Para evitar los problemas que ello genere, veremos cómo realizar una buena gestión notas de gasto, haciendo referencia a todas las actuaciones que no deben llevarse a cabo por parte de las compañías.
Las 6 malas prácticas en gestión notas de gasto
La gestión notas de gasto es una tarea que, a menudo, suele terminar complicándose para muchas empresas dadas las malas prácticas que estas llevan a cabo.
Es muy importante conocer cuáles son los errores más habituales y qué manera tiene una compañía de solucionarlos para que las notas de gasto no causen ningún problema o retraso al correcto funcionamiento de la actividad profesional.
Dejar la responsabilidad al empleado
Uno de los mayores errores en las notas de gasto consiste en dejar total responsabilidad al empleado a la hora de gestionar todo el proceso, algo que causa dos problemas principales:
- El empleado pierde mucho tiempo de su jornada laboral en gestionar estos procesos, sin aportar ningún valor significativo a su actividad (generalmente, pierde productividad al hacerlo).
- Existe un menor control del proceso por parte de la empresa, por lo que el riesgo de fraude y engaño es mayor.
En todos los casos, es estrictamente recomendable que, dentro del proceso, un auditor (ya sea externo o interno) se encargue de supervisar que los datos son reales y van acorde con las políticas establecidas por la empresa. Así evitamos, en parte, la mala práctica a la hora de gestionar notas de gasto.
La subdivisión de tareas en el ámbito laboral sigue siendo una clave del éxito, aunque siempre hay que dedicar ciertos procedimientos, como esta administración financiera, al equipo contable o administrativo.
Seguir con la gestión en papel
Hoy en día, todos los procesos relacionados con trámites, documentos y solicitudes deberían realizarse con un software especializado de gestión notas de gasto. La gestión física de los mismos, a través del papel, es totalmente ineficiente, ya que quita mucho tiempo a los trabajadores y no aporta ningún tipo de valor añadido.
Además, es más fácil que se cometan errores o fraudes, ya que los documentos físicos se pueden perder o manipular con mayor facilidad. Por todos estos motivos, podemos considerar que la gestión de cuentas, tiques y facturas en papel es una demora y una mala práctica de cara a la gestión notas de gasto.
Evitar la revisión de notas por parte de personal cualificado
Lamentablemente, el fraude interno en los gastos de empresa es algo habitual dentro de las organizaciones hoy en día, sobre todo en aquellas que gestionan las notas de gasto de forma manual. En concreto, los empleados pueden falsificar la siguiente información para recibir beneficios económicos que no les corresponden:
- Gastos duplicados o multiplicados (utilizar el mismo justificante para justificar diferentes gastos).
- Gastos no reales (facturas o tiques falsificados).
- Gastos personales (gastos efectuados fuera de la jornada laboral del empleado).
- Gastos antiguos (prescritos o que no corresponden al periodo adecuado).
Protegerse del fraude interno en este tipo de casos es indispensable para garantizar la integridad de las operaciones dentro de la empresa y evitar estafas por parte de los trabajadores. Para ello, es muy recomendable emplear un software especializado, como detallaremos más adelante, y establecer buenas políticas de gastos que especifiquen de manera precisa todo lo necesario relacionado con este tema.
Con este punto en cuenta, nos evitaremos las malas prácticas que se puedan acometer de forma expresa por el personal de la compañía.
Hacer de las liquidaciones algo de «última hora»
Antes hemos mencionado que, para que este proceso se realice de forma totalmente transparente, es necesario que un auditor revise la veracidad de los gastos y compruebe que las cantidades que solicita el empleado son las adecuadas. Si dejamos para última hora la gestión de las liquidaciones, posiblemente tengamos que confiar en la palabra de los empleados si queremos cumplir los plazos, por lo que el riesgo de fraude aumenta considerablemente.
Este procedimiento se tiene que hacer con el tiempo suficiente como para que el empleado pueda presentar toda la documentación necesaria para justificar los gastos, que estos puedan ser comprobados y anotados correctamente en la contabilidad de la empresa. Para hacerlo con eficiencia, es indispensable contar con un software, la única forma eficiente de evitar malas prácticas en la presentación y la gestión notas de gasto.
No formar e informar a los empleados
Los empleados, en todo momento, deben ser capaces de gestionar todo lo que les corresponde en esta materia de manera totalmente autónoma, y conocer cuáles son los procedimientos a seguir en cada momento. En caso contrario, puede que estos hagan las cosas de manera incorrecta y terminen generando retrasos, tanto en su actividad como en la de la empresa, y, en los peores casos, cometiendo fraude.
Para ello, la empresa debe detallar una política exhaustiva de gastos en la que se explique cómo se debe proceder correctamente en la gestión de notas de gastos: forma de comunicación, requisitos, documentos a exigir para justificar los gastos…, en definitiva, informar con las políticas actualizadas a todos los empleados.
Recurrir a un programa no especializado
Como hemos visto anteriormente, realizar este proceso a mano es inviable en la actualidad, ya que supone un esfuerzo totalmente ineficiente dadas las opciones que tenemos a nuestro alcance para gestionar las notas de gastos. Sin embargo, muchas empresas tienden a hacerlo a través de las hojas de cálculo de Excel que, pese a ser mejores que la opción física, se alejan de ser la elección óptima si buscamos eficiencia.
Excel es un programa excelente para almacenar la información de forma digital, pero puede llegar a ser bastante complicado si el usuario no dispone de los conocimientos necesarios para utilizarlo cómodamente. Además, no nos permite integrar la información a nivel global dentro de la empresa, por lo que se perderá mucho tiempo si necesitamos revisar cualquier dato.
Por ello, necesitamos un software completamente integrado, automatizado y funcional, que sea orientativo para el usuario y nos permite ahorrar mucho tiempo, incrementando la productividad. XPENDOR te soluciona, en cuestión de minutos, un trabajo que te podría llevar varias horas de trabajo cada mes, por lo que no dudes en emplear nuestros servicios para la gestión notas de gasto.
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