Gestor de una empresa haciendo una nota de gastos

Qué es y cómo hacer una nota de gasto en 4 pasos + ejemplos

La nota de gasto pueden ser muy importantes para las empresas. Si como profesional o responsable de tu empresa quieres aprender a hacerlas y automatizarlas para que no contengan errores, te contamos los pasos a seguir. Esperamos que la siguiente guía te sea de gran utilidad:

Nota de gasto: qué es y cómo se hace paso a paso

Una nota de gasto es un tipo de documento digital o en papel que utilizan los trabajadores para notificar y pedir el reembolso a la empresa por una serie de gastos relacionados con su trabajo.

Normalmente, esta nota de gasto la pide el propio departamento de Administración de la empresa, que además suele indicar cómo debe de ser el formato, la metodología, las reglas y la información a incluir para que sea válida. Al fin y al cabo, el objetivo es justificar y gestionar dichos gastos de forma unificada.

Pero, ¿cómo hacer una nota de gasto? ¿Qué campos tengo que incluir y qué información? ¿Lleva mucho tiempo hacerla? Como responsable de tu empresa y profesional encargado de gestionarlas, seguro que quieres despejar cualquier posible duda para hacerlo bien. Para ello, tan solo sigue estos 4 pasos:

1- Campos a cumplimentar

A continuación, vamos a detallar algunos de los campos básicos cuando se pide justificar un gasto. Estos son los campos básicos que por lo general suelen pedir todas las empresas a sus trabajadores, son los considerados como estándar, pero ojo porque podrían pedirte más o menos cosas. Tómalos como base:

●      Nombre del proveedor

●      Fecha

●      Número de factura

●      Importe

●      Concepto del gasto

Pero aunque estos son esos campos estándar que por lo general suelen incluir todas las empresas que buscan que los trabajadores justifiquen de la manera adecuada estos gastos, ten en cuenta que hay una serie de campos adicionales que se deben añadir para tener más datos y que la gestión sea mejor.

2- Redacción de la nota

El siguiente paso consiste en redactar la nota de gasto. Lo habitual es que sea el propio empleado que tuvo el gasto quién la redacte, para ello deberá partir de las facturas o tiques que le han dado en cada establecimiento.

Simplemente tiene que incluir los campos mencionados (y/o algún campo adicional si la empresa lo considera necesario) y poner la información de manera real y clara para no dar cabida a errores y recuperar su dinero.

Si bien es cierto la primera vez que se hace puede parecer más complejo. Sin embargo, a medida que se realizan unas cuantas nota de gasto ya parece un proceso menos laborioso, puesto que uno ya se va familiarizando con ellas.

También hay modelos en Internet que pueden ser de ayuda para los encargados de realizarlas, como por ejemplo mediante el uso de plantillas. Incluso puede que la propia administración de la empresa ceda a los trabajadores un modelo de plantilla que solo tienen que rellenar.

Pero insistimos en que para poder rellenar la información es necesario que se guarden todos los tiques y facturas, para luego presentarlo. Acuérdate de pedir siempre los tickets y guardarlos a buen recaudo.

3- Auditor comprueba la veracidad de la nota

El siguiente paso en la creación y gestión de estas hojas de gasto, pasa por que un auditor interno o externo a la empresa realice su labor de control y supervisión. Lo que hace es comprobar que el empleado dice la verdad, que los datos son reales y siguen las políticas establecidas de la empresa para poder devolver el dinero.

No es una falta de confianza en el empleado, sino que es un protocolo a seguir para que haya transparencia y todo se haga de la manera correcta, para que no haya ningún tipo de problema y el empleado pueda pedir el reembolso de los gastos que ha tenido a causa de su trabajo.

4- Los datos se agregan a la contabilidad

El siguiente paso a seguir, si la auditoría ha ido bien y se sabe que el gasto es real, pasa por agregar dichos datos a la contabilidad general de la empresa. Estos datos validados se trasladan de las notas de gastos que presenta el empleado al sistema de contabilidad de la empresa.

Una vez trasladados, ya se puede proceder a su reembolso. Es decir, a partir de ese momento el empleado ya puede recibir en su cuenta bancaria el dinero que ha adelantado en concepto de gastos generados mientras hacía su trabajo.

Y aquí terminan los pasos a seguir para hacer una nota de gastos bien hecha y cumpliendo con los requerimientos que digan desde la administración de la empresa. Pero, por el camino, pueden surgir incidentes. A continuación, vemos algunos de ellos:

Problemas derivados de estas hojas de gasto

Aunque puede parecer algo realmente sencillo, siempre pueden causar algún inconveniente. Estos son algunos de los más frecuentes que hemos visto:

●      Se estima que la productividad es baja, con una hora y media perdida por empleado al mes, lo que supone un coste extra de dinero para las empresas. Es algo que a menudo no se tiene en cuenta, pero es un tiempo que se pierde de hacer su verdadero trabajo.

●      No es un trabajo que aporte valor añadido a la empresa. Es otro de los problemas que nos encontramos, porque realmente es algo sencillo y que los trabajadores no deberían perder el tiempo haciéndolo, sino que debería ser automático para que no le quite horas de su trabajo. No es eficiente.

●      No gusta a los trabajadores. Es también algo que no gusta ni a los trabajadores ni a la empresa, los segundos porque a menudo reciben más de las que realmente le corresponden (se han detectado casos de fraude) y a los trabajadores porque les cansa tener que contabilizarlas. Este tipo de tareas repetitivas son muy cansadas y nadie quiere cometer errores.

●      Lamentablemente existe fraude y aunque muchas empresas recurren a auditores externos e internos para comprobar que los datos son reales, es un coste que tienen que asumir. Por lo que su control finalmente termina siendo difícil, caro y no siempre es eficiente.

¿Qué puede hacer la empresa para que las hojas de gastos estén bien hechas?

Si el responsable de la empresa tiene que hacer las hojas de gasto para obtener los reembolsos que les corresponden, necesitará aprender a hacer estas notas de gasto. Para ello, sería interesante que la empresa disponga de un software profesional o le dé las claves a seguir para acertar y que no haya errores.

Lo ideal es que se cumpla esto:

●      La empresa debe seguir una política exhaustiva de gastos e informar a los empleados. No debe dejar todo en el tejado de los empleados, dado que habrá muchos que no sepan ni por dónde empezar o que incluso pasen de hacerla antes de presentarlo mal o con errores por si el jefe desconfía. Por ello, para que haya productividad, no se le puede exigir a un empleado que presente las notas de gastos perfectas si no se le informa de cómo proceder. Lo ideal es que haya un plan de comunicación y se muestren los requisitos a seguir, además de las maneras de justificar los gastos. Lo que se debe perseguir es evitar malentendidos, para que todo salga bien.

●      Vigilar el fraude. Es un poco delicado mencionarlo, pero si tenemos en cuenta los datos elaborados por expertos, 3 de cada 4 empresas le temen al fraude interno. Lo peor es que otro informe asegura que el 47 % de empleados inflan habitualmente sus gastos, sumando entre 10 o 15 euros al mes. Lo suficiente para que no se note, pero que en su conjunto hace mucho dinero para la empresa a fin de cuentas.

Consejos a la hora de gestionar los tiques a incluir

Estos 3 tips son indispensables para que salga bien la gestión de las hojas de gasto en las empresas, para que el trabajador pueda recuperar el dinero que previamente ha adelantado como gasto de trabajo. Para ello, es importante que cuando hagas este tipo de pagos, sigas estos consejos para no cometer errores:

●      Acuérdate siempre de pedir los tiques: si quieres recuperar lo que has pagado porque es un gasto que le corresponde a la empresa y no a ti, es importante que pidas todos los justificantes de pago (restaurante, parking, etc).

●      Guárdalo siempre en el mismo sitio: acuérdate de guardar los tiques para luego añadir a la hoja de gastos en el mismo sitio. De esta forma, no los perderás, porque es normal que durante los viajes estés cansado y te despistes más fácilmente. Busca un sitio para ellos y ponlos todos juntos, ya sea en la cartera, en un sobre, en el maletín, etc.

●      Establece alguna alarma o recordatorio para pasarlos a la nota de gasto: de nada vale que hayas hecho lo anterior perfecto si te olvidas de otro de los pasos cruciales para obtener el reembolso de tu dinero. Necesitas poner un recordatorio para que te acuerdes de incluir la información de los tiques a las notas de gasto de la empresa, siguiendo el modelo o plantilla de administración para evitar conflictos o errores con los auditores.

¿Qué gastos son los más frecuentes en las hojas de gastos?

Es normal que los trabajadores no sepan qué gastos pueden incluir en las hojas. Sin embargo, lo más habitual pasa por añadir determinados gastos que tenemos durante el trabajo o derivados del mismo.

Por ejemplo, si un empleado queda con un cliente para una comida de negocios y le toca pagar la cuenta, evidentemente ese gasto lo paga la empresa. Pero hay que contabilizarlo y pasarlo a la empresa (por medio de una nota de gasto) para que se pueda recuperar lo adelantado. Y lo mismo aplicado a muchos otros gastos derivados, como puede ser pedir un taxi o un reservar alojamiento.

¿Qué programa usar para hacer una nota de gasto?

La nota de gastos no basta con saber hacerla, sino que necesitamos descargar o instalar un programa que nos deje elaborarla de la manera adecuada, para que sea correcta, la empresa la acepte y nos devuelvan el dinero.

Uno de los programas más habituales es la hoja de cálculo Excel. Podemos utilizarlo a través de la suite de Microsoft o bien a través de las hojas de Cálculo de Google, que también las podemos disfrutar en la nube y sin coste. En cualquier caso, también es posible que la empresa ponga un software concreto en sus equipos e incluso una plantilla a rellenar.

Sin embargo, el método tradicional es el de recurrir a una de estas hojas de Excel y hacerlo manual. Porque realmente se puede hacer a mano o digital, siendo lo segundo más interesante para tener copias de seguridad y que no se pierda. Además, también es más cómodo y rápido.

No obstante, aunque estos programas nos pueden servir para añadir los gastos que tenemos, no son perfectos ni mucho menos. El trabajador tiene que rellenar la hoja, guardar los tiques en papel y llevarlos al auditor para que supervise todo.

Tras hacer eso, es el auditor quien se encarga de revisar de forma manual la nota de gasto, con los tiques en mano y realiza la contabilidad para ver que cuadre, también de forma manual. 

A pesar de los tiempos en los que vivimos y de la limitación, para muchas empresas las notas de gasto siguen siendo un proceso manual en vez de digital. Y es algo que nos puede hacer perder dinero o incluso desesperar.

Aunque tengamos herramientas como las hojas de cálculo mencionadas e incluso una plantilla, no siempre se adecúa a lo que necesita el trabajador y tiene que hacer cambios o adaptaciones. Y realmente no es fácil modificar estas hojas en Excel si no se disponen de conocimientos.

Si el trabajador tiene que ceñirse a la plantilla que le da la administración, podría resultar casi imposible añadir los datos si no se ajusta a lo que tiene en el tique. Lo que podría hacer que el proceso fuera complicado para los trabajadores y todo lo que viene después, como la revisión del auditor.

No es eficiente trabajar con plantillas diferentes. De hecho, esto solo puede dar lugar a más problemas y errores, y es lo último que queremos cuando estamos en este tipo de situaciones.

Sin olvidarnos tampoco de la falta de integración entre los distintos sistemas que se usan, porque si la nota de gasto no se encuentra integrada, puede ser una gran pérdida de tiempo de nuevo para ambos. Y es que, lo ideal sería que la nota de gasto se integre con los distintos procesos del negocio, como la contabilidad.

Si no se integra y va por libre, da como resultado algo más eficiente y complejo, además de más costoso en tiempo, que al final es dinero. ¿Cómo lo soluciono? Con un software específico para notas de gasto.

¿Cómo evitar el fraude?

Seguro que a estas alturas ya eres consciente del problema que puede suponer para las empresas el fraude a la hora de gestionar las notas de gasto de los empleados. Esto se debe a que tienden a inflar un poco los precios y a tirar hacia arriba, por lo que la empresa termina haciendo frente a una serie de gastos importantes. De hecho, la mitad le temen al fraude interno.

Pero la buena noticia para los negocios, es que se puede evitar el fraude. Sobre todo en el caso del no intencionado. Pero en cualquier caso, con un software específico de gestión automatizada de control de gastos como es XPENDOR, se todo estará siempre bajo control, para no lidiar con imprevistos.

Por lo que, es importante dejar atrás los clásicos métodos de “hoja de papel” o de “entrada manual de los datos”. ¿Los motivos? Ya los conoces. Lo manual cansa, es ineficiente y puede dar cabida a errores. Pero lo que es peor, puede ser un problema para las empresas, lo que justamente buscamos evitar al hacerlo bien las cosas.

Lo ideal, pasa por apostar por un software que automatice los procesos en la gestión de las notas de gastos y se encargue de todo, para que empleados y jefes puedan llevarlo bien y no tengan ningún problema con este proceso que, anteriormente, habría resultado más laborioso e incómodo.

XPENDOR, el salto a una hoja de gastos perfecta

En XPENDOR queremos que las empresas gestionen mejor su trabajo y puedan elaborar la nota de gastos perfecta, evitando lidiar con los problemas habituales derivados de los programas de hojas de cálculo y su entrada manual de los datos.

Prueba nuestra aplicación, digitaliza las nota de gasto de tu empresa, ahorra tiempo y evita problemas. El futuro en la gestión de las hojas de gastos de las empresas pasa por XPENDOR.

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