Nippon Gases, es una de las empresas líder en la fabricación de gases del aire y servicios asociados a ellos para múltiples sectores: medicinal, industrial, alimentario, etcétera.
En la actualidad, están presentes en 13 países europeos con más de 3000 empleados, lo que implica una importante gestión de notas de gasto provenientes de diferentes sedes, divisas e idiomas.
El pasado año, la región de Iberia, que engloba España y Portugal, decidió buscar una solución para digitalizar su proceso de notas de gasto de la mano de Golive.
¿El problema? Una gestión de notas de gasto ineficaz
El equipo de Nippon Gases contaba con una gestión de gastos corporativos manual basada en papel que requería una gran inversión de tiempo por parte de las personas de tesorería y de cada uno de los empleados.
Su sistema de tramitación de notas de gasto no permitía adjuntar los tiques o facturas escaneados, lo que hacía que cada empleado tuviera que imprimir cada uno de sus gastos y entregarlos grapados al departamento administrativo.
Además, la contabilización y el pago de los gastos no estaba gestionado en su software financiero, sino que lo gestionaban como un pago por caja, requiriendo de nuevo gran cantidad de tiempo por parte de cada trabajador.
Por ello, Nippon Gases decidió buscar una solución tecnológica que le ayudará a optimizar este proceso con sus cerca de 800 empleados involucrados.
¿La solución? La digitalización de la gestión de las notas de gasto
Con el objetivo de digitalizar y optimizar el proceso de gestión de gastos, Nippon Gases implanta en 2020: XPENDOR, la aplicación líder en automatización de gestión de notas de gasto desarrollada con capital 100% español.
Una de las funcionalidades que más llamó la atención a los responsables fue la comodidad y la facilidad de uso de la app. Entrar a una pantalla calendario y que en cuestión de segundos el gasto estuviera enviado, aprobado y pagado, fue su mayor ventaja.
Además, XPENDOR cuenta con un OCR inteligente y hasta ahora el mejor del mercado, que reconoce automáticamente la información de la foto (nº documento, proveedor, importe…) haciendo el registro muy sencillo y rápido al empleado.
Otra funcionalidad reseñable fue la homologación por la AEAT de la solución, esto ha supuesto la eliminación total del papel en la gestión de notas de gasto de Nippon Gases, dado que las fotografías tienen la misma validez legal que los tiques y facturas en papel. XPENDOR está homologada por las agencias tributarias de diferentes países.
Además, XPENDOR es una solución multipaís, multiempresa, multiidioma y multidivisa, lo que está permitiendo a Nippon Gases trabajar desde España, Portugal, Bélgica, Francia y Holanda.
Por último, otro factor que ayudó mucho a tomar la decisión fue la fácil integración con su ERP, Oracle JD Edwards.
¿Los resultados? Automatización y un ahorro considerable
Con la adopción de XPENDOR como herramienta de control de notas de gasto el proceso de Nippon Gases ha pasado a otro nivel y ahora cuentan con una única versión de la información, en un repositorio único, centralizado y seguro.
La compañía ha ganado agilidad gracias a la estandarización del proceso, en cuanto al registro y a las aprobaciones, que ha hecho que se cumpla la política de gastos de forma rigurosa y ahorrando una gran cantidad de tiempo y dinero.
Sobre el partner
“GOLIVE nos ha ayudado en la mejora del proceso entendiendo nuestra problemática y aportando las soluciones necesarias. Tras implementar la solución en España y Portugal, de su mano hemos realizado el roll out de la solución a otros países de la compañía como Bélgica, Holanda y Francia. Ha sido muy rápido y cómodo para todo el equipo de Nippon Gases.
Además, la aplicación va evolucionando e incorporando nuevas funcionalidades cada trimestre que nacen de las sugerencias nuestras y de otros clientes lo que hace que trabajemos a gusto con ella, haciéndonos partícipes de una solución cada vez más completa y adecuada a nuestras nuevas necesidades.” Afirmaban, Marta Laso, Directora de Productividad de Iberia y Elena López, Directora de aplicaciones empresariales de IT Europa, responsables del proyecto.
