BM Sportech es la empresa líder en España en la distribución de productos deportivos de marcas Premium. Una compañía dinámica y flexible ante la demanda de nuevos productos y servicios, y siempre con una clara orientación al cliente. Son especialistas en outdoor y deporte individual, y en la actualidad gestionan más de 20 marcas de alta gama dentro del sector deportivo.
Con sede en Zaragoza y con presencia en todo el mercado nacional, Andorra y parte de Portugal, cuenta con una plantilla de más de 70 empleados. Todo el equipo comercial se desplaza en su día a día laboral por lo que requerían una app para optimizar la gestión de gastos corporativos. Tras analizar diferentes herramientas deciden digitalizar su proceso con XPENDOR por su rapidez, sencillez y homologación en las principales agencias tributarias. ¡Digitaliza su gestión de gastos al instante!
¿El problema? Un gran volumen de justificantes de pago
El equipo de BM Sportech gestionaba, y gestiona, un volumen muy elevado de justificantes físicos, lo que resultaba difícil de controlar manualmente.
Además, parte de su red comercial vive fuera de Zaragoza y se encuentran continuamente viajando por diferentes territorios, lo que se traducía en una gran dificultad para la entrega de los justificantes, extravíos, entregas fuera de tiempo, etc.
En definitiva, todo esto demoraba en el tiempo el proceso de revisión más allá de los plazos estimados por el equipo administrativo.
¿La solución? Digitaliza su gestión de gastos con XPENDOR
Con el objetivo de optimizar su proceso de gestión de gastos, BM Sportech implanta en 2020: XPENDOR, la solución líder en automatización de gestión de notas de gasto.
Desde el equipo administrativo de BM Sportech destacan la rapidez que proporciona en el proceso de revisión. “Ahora, el comercial tiene la posibilidad de registrar un gasto con su correspondiente justificante de forma instantánea permitiendo así un control mucho más actualizado, quincenal, semanal e incluso diario”.
Hemos pasado de hacer revisiones mensuales a hacerlas quincenales, aunque XPENDOR nos permite hasta hacerlas en cualquier momento.
Anoha Miravé, Responsable de RRHH en BM Sportech.
Al mismo tiempo, valoran muy positivamente que XPENDOR esté homologada por la AEAT lo que supone una ventaja ante cualquier posible inspección o problema que pueda surgir derivado de los gastos de viaje.
Además, BM Sportech ha realizado una digitalización completa del proceso integrando XPENDOR con su ERP, almacenando la información en su sistema de forma habitual, sin la necesidad de realizar cambios internos de ningún tipo.
¿Los resultados? Agilidad y control
Digitaliza su gestión de gastos, con la digitalización BM Sportech siente que ha puesto fin al tedioso proceso de gestión del gasto.
Ahora la gestión pasa por un sistema de aprobación sencillo al que se accede desde el móvil y donde se registra toda la operativa.
Por un lado, el usuario hace una foto del gasto (tique o factura), la aplicación captura todos los datos gracias a su OCR inteligente y ya está listo para enviar a revisión.
Y una vez enviado a revisión, los responsables lo aprueban o rechazan según la política de gastos de la compañía.
Esto se traduce en un ahorro de tiempo dedicado a la revisión de los gastos y un mayor control y análisis del gasto, gracias a alertas e informes predeterminados incluidos en la aplicación.
Anoha Miravé, Responsable de RRHH en BM Sportech afirma que “Ahora es posible hacer revisiones de gastos correspondientes a periodos más reducidos de tiempo. Hemos pasado de realizar revisiones mensuales a hacerlas cada quince días. Aunque, podemos hacerlas en cualquier momento, ya que la aplicación nos da la información totalmente online”.
Adrián de la Rosa, persona encargada del control diario de gastos y gestor de XPENDOR, comenta que “las tareas relativas a la administración de los gastos de viaje son más ágiles, permiten un mayor control y una resolución rápida de cualquier incidencia que pueda surgir”.
¿Y tú? ¿Cómo estáis gestionando los gastos comerciales y gastos de viaje en la compañía? Contacta con nosotros y te ayudaremos, digitaliza su gestión de gastos en días.
