Sistema de gestión de gastos

Los 10+1 avisos clave para saber si debes cambiar de sistema de gestión de gastos

La gestión de gastos ha cambiado mucho en los últimos años. De la típica hoja de cálculo y la presentación de las facturas hemos pasado a un sistema mucho más automatizado gracias al software especializado.

Sin embargo, muchas empresas comienzan a darse cuenta de que quizá la herramienta que han elegido no es la más adecuada para sus necesidades. No es suficientemente intuitiva, es cara, no se puede integrar con otros sistemas, etc. Como se trata de un tema especialmente importante tanto en términos de gestión como de costes, lo mejor es saber cuándo ha llegado el momento de cambiar el sistema de gestión de gastos.

Aquí tienes algunas señales que te están advirtiendo de que es momento de empezar a valorar la posibilidad de hacer un cambio en la tecnología que usas en tu negocio.

10 +1 formas de saber que ya es hora de cambiar de sistema de gestión de gastos

Se están produciendo más gastos de los debidos

En cuanto al sistema de gestión de gastos, lo primero que necesita una empresa es elaborar una política de gastos y asegurarse de que sus empleados la conocen. Tanto quienes realizan los gastos como los encargados de tratar los datos relacionados con el dinero gastado deben saber cuáles son los admitidos.

Un sistema eficiente de gestión de gastos es capaz de identificar cuáles son correctos y cuáles son excesivos, pudiendo llegar a denegar estos últimos.

Si en tu empresa es algo común que haya gastos excesivos por parte de los empleados, un software de última generación te puede ayudar a reducir el importe de los mismos. Poco a poco tus trabajadores irán tomando conciencia de qué gastos no están permitidos, y se abstendrán de presentarlos como gastos asociados a su trabajo. ¡Vamos a seguir conociencod más a fondo el sistema de gestión de gastos!

No es compatible con otros sistemas de gestión

Los sistemas de gestión de recursos empresariales o ERP están a la orden del día. Las empresas que deciden apostar por ellos lo hacen para conseguir una gestión unificada de todas sus tareas, simplificando así el trabajo.

Pero nos encontramos con que muchos sistemas de gestión de gastos no son compatibles con otros software. El resultado es que la empresa se ve obligada a contar de nuevo con tecnologías diferentes que no pueden operar conjuntamente, que es justamente lo que intentaba evitar al pasarse a las soluciones integrales de gestión.

Hay que cotejar los gastos con un sistema de gestión de gastos

La idea al utilizar una herramienta de sistema de gestión de gastos corporativos es ahorrar tiempo. Y reducir notablemente el tiempo de aquella persona encargada de cotejar los gastos registrados con el extracto de la tarjeta o las facturas presentadas.

Los sistemas de última generación son capaces de enviar alertas en tiempo real. Esto permite hacer el cotejo de forma automática, sin necesidad de que tenga que haber una intervención manual.

No es un sistema tan inteligente como parece

La tecnología es capaz de hacer muchas cosas y simplificar muchos procesos, pero el resultado obtenido no es siempre el que se espera. Aquellas empresas cuya actividad es un poco diferente de las demás son las que se acaban dando cuenta de fallos o lagunas que no se han tenido en cuenta a la hora de diseñar la herramienta.

Por ejemplo, muchas de ellas no están todo lo optimizadas que deberían para hacer una adecuada gestión a través de un sistema de gestión de gastos realizados a nivel internacional.

Es demasiado rígido

Como no todas las empresas son iguales, tampoco el software que utilizan puede serlo. Lo bueno de los sistemas de gestión integral de sistema de gestión de gastos es que son adaptables y personalizables, pero cuando se trata de gestión de gastos es posible detectar ciertos indicios de rigidez.

Por ejemplo, si los empleados de la empresa realizan gastos que sí tienen permitidos pero los mismos no están recogidos en los campos configurables, el proceso de aprobación de gastos vuelve a ser tan complicado como lo era cuando no se utilizaba la tecnología.

Una buena herramienta de gestión de gastos debe permitir que cada usuario pueda configurarla de conformidad a las necesidades que tenga hoy por hoy y también de cara al futuro.

No es una solución global

La internacionalización es un hecho en muchas empresas. Incluso aquellas que todavía no operan fuera de los límites nacionales, aspiran a ello. Si la gestión ya es complicada cuando todos los empleados están en un mismo país, imagina cuando parte de la plantilla está en otros lugares del mundo. ¡Conozcamos más sobre el sistema de gestión de gastos!

Una empresa con vocación internacional necesita un sistema que se adapte a su forma de trabajar, pero muchas soluciones no son tan globales como debieran. Por ejemplo, toda su interfaz está en un único idioma, lo que dificulta el trabajo de empleados extranjeros. Por otro lado, también es posible que no se actualice cuando se produzcan cambios normativos en otros países, lo que puede dar lugar a problemas con el IVA.

Aunque una empresa opere solo dentro de territorio español, es interesante para ella escoger un software con un carácter más global. Así, si el día de mañana opta por la internacionalización, ya no tendrá que preocuparse de hacer cambios en el sistema de gestión de gastos, porque el que tiene le sirve valiendo exactamente igual.

No está preparado para la era del teletrabajo

La pandemia ha conseguido que el teletrabajo sea por fin aceptado por la mayoría de las empresas. De cara al futuro se prevé una combinación entre trabajo desde casa y trabajo desde la oficina.

Con el teletrabajo se ha producido un fenómeno novedoso. Empleados que nunca habían tenido gastos reembolsables, ahora sí los tienen. Esto implica que la tecnología aplicada para gestionar estos gastos debe, por un lado, ser fácil de utilizar para quienes nunca han tenido que presentar una hoja de gastos y, por otro lado, ser capaz de gestionar un incremento en el número de usuarios y de datos a tratar. ¡A través de un sistema de gestión de gastos!

Solo está disponible desde el ordenador

Una empresa nunca para, y sus empleados pueden estar trabajando en cualquier momento. Si para presentar sus gastos tienen que esperar a estar delante de un ordenador, es posible que nunca encuentren un momento para hacerlo y que al final tengan que dedicar parte de su tiempo libre a esta tarea.

Una herramienta realmente efectiva debería ser capaz de funcionar también desde el teléfono móvil. Así el empleado puede hacer una foto de sus recibos o introducir sus recibos digitales en la plataforma y que los datos sean gestionados de forma automática en el mismo momento en el que se han realizado.

El verdadero objetivo de los sistemas de gestión de gastos es crear un sistema que sea efectivo y sencillo tanto para las empresas como para sus empleados.

No hay soporte por parte del proveedor de la herramienta

Este tipo de herramientas han sido diseñadas para funcionar bien por sí mismas, pero siempre puede surgir algún problema. Es frecuente que los clientes requieran de algún tipo de soporte o de personalización del programa, pero se pueden encontrar con que no lo hay o no está incluido en el precio.

Al final, el cliente suele intentar arreglar la incidencia por sí mismo, y esto puede dar lugar a importantes problemas que, a la larga, le acabarán saliendo caros. Porque tendrá que llamar al proveedor para que haga una nueva reconfiguración de la aplicación.

En este sentido, lo más recomendable es buscar un partner que ofrezca un servicio completo. Que no solo provea de la herramienta, sino que también tenga un servicio de mantenimiento el sistema de gestión de gastos.

El cliente está sujeto a un plan de precios fijos

Las empresas están en un entorno dinámico y necesitan productos y servicios que se adapten y sean flexibles. Pero todavía hay muchas herramientas de gestión de gastos que son inflexibles en cuanto al precio. Establecen una tarifa única y esa es la que hay que pagar mes a mes, sin importar cuánto se haya hecho uso de su servicio.

Por el contrario, soluciones como la de XPENDOR son totalmente flexibles y se adaptan a la realidad del cliente en cada momento. Por ejemplo, si se han dado de alta 20 usuarios en la plataforma, pero hay un mes en el que solo 15 de ellos han presentado gastos, la empresa cliente paga únicamente por las gestiones realizadas por esas 15 personas.

La tecnología de gestión de gastos debe ayudarte, no complicarte la vida

Las herramientas de gestión de gastos son la clave del éxito para saber en qué está gastando la empresa su dinero. Es fundamental que tanto los responsables de contabilidad como el director financiero pueda ver la información en tiempo real.

Pero, al mismo tiempo, hay que tener en cuenta que no todos los negocios tienen las mismas necesidades. No es igual la gestión de gastos en una multinacional que en una empresa pequeña.

Cuanto más crece la empresa más sofisticado debe ser el sistema de gestión de gastos. Así que la solución idónea es aquella que es capaz de crecer a medida que lo hace el negocio, adaptándose a sus nuevas necesidades.

Si el software que utiliza tu empresa tiene los defectos que hemos señalado, es hora de valorar la posibilidad de cambiar el sistema de gestión de gastos. Porque cuando implantas una tecnología en tu negocio es para conseguir que el trabajo sea mucho más sencillo y más rápido. Aunque el software de sistema de gestión de gastos que tienes contratado te pareciera en su momento el mejor, si ahora has descubierto que se ha convertido en un problema, es hora de cambiarlo. No te merece la pena estar pagando por algo que no cumple con lo que esperabas, y mucho menos ahora que sabes que hay soluciones asequibles y mucho más efectivas a todos los niveles.

¿Quieres conocer nuestra app tipo sistema de gestión de gastos? ¿Tienes dudas sobre el sistema de gestión de gastos? Llámanos al 919 917 009 o déjanos tus datos aquí y nosotros te llamaremos.

Compartir

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook

Accede a la grabación del webinar “Gestión eficiente del gasto”, donde verás el caso de uso de la App Gastifácil

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Duis odio metus, eleifend et volutpat vel, mollis in est. Proin maximus eget tellus vitae cursus.

Entradas relacionadas

Brexit a tus viajes de negocios

¿Cómo afectará el Brexit a tus viajes de negocios?

¿Cómo afectará el Brexit a tus viajes de negocios? Es una pregunta muy importante para hacerse. Hace unos días se hacía efectiva la salida de Reino Unido de la Unión Europea, algo que puede afectar mucho a tus viajes de negocios en este país. Más de 3 años de negociaciones y aplazamientos, que dan lugar

Leer más »
Queremos ser tu gran aliado en los viajes de empresa

Queremos ser tu gran aliado en los viajes de empresa

A veces, nos encontramos con usuarios reacios a utilizar una herramienta como Gastifacil para gestionar los gastos de sus viajes de empresa. Piensan que va a suponer más trabajo, que no les va a ahorrar tiempo y que no van a notar ninguna mejora tras su implantación. Es habitual cierta reticencia a la hora de cambiar algunos

Leer más »