app de gestión de gastos

¿App o web app de gestión de gastos? ¿Qué elegir para mi empresa?

¿Web o app de gestión de gastos? El avance imparable de la tecnología ha dado lugar a importantes cambios en la forma de trabajar. Los procesos se han agilizado y se han adaptado a las nuevas necesidades de los empleados, que no siempre hacen sus gestiones desde su ordenador.

El software nos permite hacer todo tipo de trámites importantes como la gestión de facturas. La diferencia entre el resultado de unas empresas y otras está, en buena medida, en qué tecnología concreta se utiliza, puesto que esta es una importante fuente de ventaja competitiva.

Lo habitual es elegir entre aplicaciones nativas o web apps. Aunque pueden parecer programas muy similares, lo cierto es que hay importantes diferencias que vamos a notar a la hora de hacer la gestión de facturas online.

App vs web app de gestión de facturas

Normalmente, como hemos dicho arriba, los modelos más vigentes en la actualidad a la hora de llevar un registro y gestión de facturas es el uso de o bien una app o una web app.

Ambos sistemas pueden ser excluyentes o no, y dependiendo del proveedor, puede facilitarlo. Claro está, la respuesta depende del gestor de facturas que usemos. ¡Vamos a conocer la app de gestión de gastos!

¿Qué diferencias hay entre una app y una web app?

Dado que hoy por hoy los empleados de una empresa pueden hacer su trabajo desde cualquier lugar del mundo, necesitan un software especializado que les mantenga conectados con todo lo que está ocurriendo en el negocio. ¡Vamos a conocer más sobre la app de gestión de gastos!

Los gastos corporativos están a la orden del día, y en la actualidad mucho más debido al auge del teletrabajo. Para los empleados puede convertirse en todo un problema tener que conservar las facturas de compra para presentarlas luego y recuperar ese dinero que han gastado a consecuencia de su labor profesional.

Para agilizar estos trámites surgieron hace ya algunos años los softwares de gestión de gastos, que en un principio no eran mucho más que tablas de Excel muy customizadas.

Por suerte, los años iban pasando y la tecnología mejoraba con los años, también en el mundo de los sistemas de gestión de facturas.

De forma casi paralela, surgieron las app nativas y las web app de gestión de gastos, tanto en ordenadores como en dispositivos móviles, los cuales año a año se iban haciendo más complejos e imprescindibles como herramientas de trabajo en remoto.

Ahora bien, ¿qué diferencia una web app de una app de gestión de gastos? Sin entrar en tecnicismos, se trata de softwares muy diferentes desde su planteamiento hasta lenguaje de programación, pasando por la filosofía que tienen detrás.

  • Una web app se desarrolla en lenguaje HTML, CSS o JavaScript y se carga en el servidor. La ejecución se hace directamente a través del navegador, así que no es necesario que el usuario instale nada en su dispositivo. Por ejemplo, como cuando entras desde Chrome a facebook.com.
  • Una app nativa es un programa que se debe instalar en un dispositivo, tal y como lo hace Word o Excel en un ordenador o la app de Facebook en tu móvil.

Como ves, ambos sistemas son diferentes y están diseñados para que su funcionalidad difiera un poco, aportando cada una sus ventajas y desventajas.

¿Por qué pasarse a una app para hacer la gestión de facturas? Ventajas de una app de gestión de gastos

Las aplicaciones cada vez son más utilizadas para la gestión de facturas y de gastos, porque las empresas empiezan a descubrir todas sus ventajas.

Si todavía no sabes si pasarte a esta herramienta, aquí tienes algunas razones que te ayudarán a tomar tu decisión.

Una web app y una app ofrecen más o menos las mismas funcionalidades y ventajas.

No obstante, debemos profundizar en las cosas que las diferencia a la hora de volcar los datos y facturas. Diferencias que son fundamentales conocer para decantarse por una opción u otra.

En cualquier sitio, en cualquier momento

Si bien ambos softwares están programados para que un usuario pueda usarlas en cualquier dispositivo con conexión a Internet y los Sistemas Operativos habituales, una app es un sistema mucho más flexible.

No obstante, una app puede descargarse y usarse desde cualquier sitio, bien se tenga un ordenador o un dispositivo móvil.

¿Ocurre lo mismo con una web app? Sí y no. Como su nombre indica, una web app de gestión de gastos requiere de una conexión estable a Internet para funcionar, lo que no siempre es posible.

Cuando se usa una app, estamos hablando de un programa cuyo código fuente ya hemos instalado y es totalmente funcional. Otra cosa ya es que se tenga que sincronizar con el servidor donde estén alojados el resto de datos y/o gastos, pero siempre se puede almacenar la información offline para poder subirla cuando se esté conectado a Internet. 

Un funcionamiento más ágil y preciso

Seguramente más de una vez has entrado en la página de la AEAT o de la Seguridad Social para buscar o subir un documento y se ha quedado “pensando”.

Si bien una web app se puede usar desde casi cualquier dispositivo con conexión a Internet, necesita que esta sea estable, segura y privada.

Aparte de todo eso, una web app de gestión de gastos suele ir más lenta que su contraparte ya instalada. La razón de esto es sencilla de entender: tenemos que estar descargando todos los datos que conviertan una dirección web en una herramienta funcional.

Esto puede suponer un problema a la hora de gestionar y entregar diferentes datos como pudieran ser fotos de facturas, por ejemplo.

En el caso de una app, directamente nos saltamos el problema, ya que todo su software ya estaba instalado en nuestro dispositivo y aporta valor añadido.

Sin ir más lejos, XPENDOR, nuestra app de gestión de gastos, cuenta con un sistema de reconocimiento de caracteres (OCR) muy integrado. Esto implica que en cuestión de pocos segundos reconoce los dígitos de una foto (un tique, por ejemplo), los interpreta y los vuelca de forma automática.

Es un entorno cerrado y controlable por el desarrollador

Una web puede corromperse, hackearse y/o generar algún error que lleve a un ciberdelincuente a generar estrategias de phising (poner unos campos de formulario falsos para obtener información sensible), por ejemplo.

En el caso de una aplicación o programa, acceder a su código para modificarlo es algo prácticamente imposible si no accedemos físicamente al terminal con el que operamos. Se trata de un entorno cerrado y seguro bajo control del usuario y el desarrollador del sistema. Por tanto, y a no ser que sea la propia app la que esté corrupta -lo cual nunca pasará si se descarga desde sitios oficiales como Google Play o Apple Store-, es realmente complicado hackearla, así como obtener los datos que se envíen o reciban.

En el caso de una web app, si bien sigue siendo complicado por los protocolos de seguridad, es bastante más plausible que el desarrollador haya dejado alguna rendija por la que un hacker o ciberdelincuente pueda colarse.

Esto es muy importante a la hora de considerar una app de gestión de gastos, un servicio de gestión de facturas y gastos; ni que decir tiene que muchas veces estamos fotografiando datos sensibles.

Todas las ventajas de una app en la gestión de facturas online

●       Es un sistema plug&play. Solo se necesita instalar la aplicación, introducir las credenciales de usuario y listo. La ventaja de esto es que no hay que estar con tediosas configuraciones de usuario cada vez que entramos en el navegador; y más si en nuestra compañía hay usuarios poco duchos con la tecnología.

●       Los usuarios ya están familiarizados. Una aplicación para el móvil es un entorno con el que vivimos día a día. Por tanto, a los empleados no les costará entender su funcionamiento; y más teniendo en cuenta que a causa del Covid-19 todos nos hemos tenido que acostumbrar a usar los lectores de nuestros móviles más a menudo.

●       Es rápido de usar. Dietas, tiques de gasolina, gastos derivados de un viaje… hay mil anotaciones que hacer, y no todas ellas permiten un tiempo para detenerse. Con sistemas como la app de XPENDOR solo hay que parar un segundo, echar una foto y seguir.

●       El tiempo de implementar estas apps es muy reducido para la empresa. Solo tiene que cerrar un acuerdo con el proveedor y conceder diferentes permisos a sus empleados, quienes solo tendrán que descargarse la aplicación.

¿Por qué las empresas se están pasando a la web app app de gestión de gastos y facturas?

La gestión empresarial es una materia muy compleja que engloba diferentes tipos de tareas muy diferentes entre sí, y todas ellas son esenciales. De ahí que la tendencia de los últimos años haya sido conseguir una simplificación en las tareas más complicadas y tediosas para ganar productividad.

Esto ha dado lugar al desarrollo de tecnología como la app centrada en la gestión de facturas. La idea es que los trabajadores ahorren tiempo a la hora de hacer este tipo de trámites, lo que les permitirá tener más tiempo para dedicarlo a otras tareas más importantes en términos de productividad y obtención de beneficios.

Un trabajador que ha realizado unos gastos a consecuencia de su actividad laboral y desea que se los reembolse no quiere tener que perder 15 o 20 minutos de su tiempo en subir una factura y solicitar el pago. Tampoco la empresa lo quiere, por eso la importancia de una app de gestión de gastos.

Con este sistema que estamnos viendo, todo lo relativo a la gestión es mucho más fácil y se puede solucionar en uno o dos minutos. Además, la información se procesa de forma automática y el pago se efectúa antes.

Los grandes beneficiados de una app de gestión de gastos son los empleados del departamento de contabilidad, cuyo trabajo se vuelve mucho más sencillo. Así, pueden dedicar su tiempo y sus conocimientos a hacer tareas mucho más productivas que suponen un reto para ellos y les ayudan a estar más motivados.

Cuanto más avanza la tecnología más eficiente se vuelve y más sencilla resulta de utilizar, y esto es algo que ninguna empresa debería pasar por alto.

Las apps de gestión de gastos siguen siendo una de las herramientas más útiles con las que puede contar cualquier trabajador y/o empresa.

Aplicaciones como XPENDOR permiten que los empleados se “libren” de pasar horas trasladando datos de tiques y facturas y ahorran tiempo al departamento administrativo, agilizando los trámites.

Si quieres conocer más acerca de nuestra app de gestión de facturas y gastos, solo tienes que entrar en nuestro apartado de preguntas frecuentes o ¡escribirnos directamente!

Estaremos encantados de solventar las dudas, así como de encontrar contigo la forma en la que nuestra aplicación puede encajar en tu empresa si aún no conoce nuestra app de gestión de gastos.

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Accede a la grabación del webinar “Gestión eficiente del gasto”, donde verás el caso de uso de la App Gastifácil

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