La gestión de facturas y control de gastos son funciones importantes dentro de una empresa para garantizar su buen funcionamiento y una buena rentabilidad.
Según el tamaño de una empresa sus necesidades de gestión varían significativamente por lo que las herramientas utilizadas para automatizar y optimizar las facturas de gastos deben adaptarse a sus condiciones y características particulares.
Para una buena gestión de facturas es importante apostar por una solución moderna y versátil, que permita incrementar la movilidad de los trabajadores y que facilite la digitalización de facturas de gastos con carácter legal. ¿Cómo mejorar la gestión de facturas?
Cómo mejorar la gestión de facturas para pymes y autónomos
La gestión de facturas en pymes requiere de menos funcionalidades que en empresas con un mayor volumen de ventas, superior número de trabajadores y más zonas de influencia o ventas. ¡Vamos a ver como mejorar la gestión de facturas!
Con un software para controlar los gastos sencillo y fácil de manejar, se pueden gestionar todas las facturas de gastos que se generan en el día a día de este tipo de empresas (como facturas de parkings, peajes, compras de materiales para el uso diario, y otros gastos habituales en este tipo de pequeños negocios).
Las pymes y autónomos son negocios que cuentan normalmente con un número reducido de empleados. Para gestionar los gastos deben implementar un programa permita un uso por usuarios, para así ahorrar en costes y solo pagar por los usuarios que la utilicen. Muchas pequeñas empresas utilizan simplemente Excel para controlar sus gastos, pero el nivel de competitividad actual del mercado hace necesario disponer de una solución más avanzada.
Con una herramienta específica de control de gastos pueden realizar una gestión eficiente y rápida, para no perder tiempo en este tipo de tareas, y poder llevar un control preciso y eficiente de los gastos que ocasione su actividad. ¡Todo para mejorar la gestión de facturas!
Optimizar la facturación de gastos en una empresa mediana
Las empresas medianas necesitan una solución más compleja y avanzada puesto que el número de trabajadores y el grado de movilidad de los mismos es superior a una pyme. Por eso es muy importante saber como mejorar la gestión de facturas de nuestra empresa para prosperar.
En una mediana empresa es habitual que muchos trabajadores ejerzan su actividad sobre el terreno, se desplacen a visitar a clientes y proveedores con asiduidad, y que generen una serie de gastos cuando se encuentran fuera de la empresa.
En este tipo de empresas, la cantidad de tiques y facturas de gastos que se manejan se incrementan de forma considerable, y el número de usuarios que generan esas facturas de gastos relacionados con su actividad es mayor a una pyme. Por estos motivos es importante que se utilice una herramienta de facturación de gastos escalable y flexible, que permita adaptarse a las necesidades del negocio en cada momento (incrementar el número de usuarios que puedan utilizarla en cualquier momento).
A la hora de digitalizar las facturas de gastos se necesita un programa que permita detallar de forma precisa a los trabajadores los gastos y así poder llevar un mejor control de cada uno de ellos. Al ser el volumen de gastos más elevado, disponer de mayor información se hace necesario para poder identificarlos y aprobarlos.
Gestión avanzada de gastos para grandes empresas
Cuando hablamos de grandes empresas que cuentan con un gran número de trabajadores, las necesidades a la hora de gestionar las facturas y los gastos se vuelven mucho más exigentes.
Llevar un control manual o que requiera de muchas tareas que se realizan de forma manual no es viable porque consume mucho tiempo y requiere mucho esfuerzo, además de estar expuesta a la generación de muchos errores. La automatización es una característica fundamental para poder realizar una gestión avanzada de los gastos de una gran empresa.
Las características y funciones que una herramienta para mejorar la gestión de facturas de una empresa debe cumplir son las siguientes:
- Facilidad de uso. Debe ser una aplicación intuitiva y fácil de utilizar pues son muchos los trabajadores que la tendrán que utilizar en su día a día.
- Control total de los gastos. Una gran empresa debe disponer de un sistema preciso y eficiente para controlar todos los gastos. El gran número de tiques y facturas necesita de un sistema óptimo que permita llevar una gestión correcta de los mismos.
- Permitir un alto nivel de movilidad. Con una app móvil para control de gastos se aporta una mayor movilidad a los empleados de la empresa que pueden gestionar sus tiques y facturas independientemente del lugar y hora donde se encuentren. Así podrán enviar el gasto al departamento de contabilidad en el mismo momento que lo generen, agilizando el funcionamiento de la empresa.
- Integración con el sistema de contabilidad. Con una solución que se integre con el software de contabilidad se evitan tareas duplicadas a la hora de gestionar los gastos. Una vez generado y enviado el gasto se realiza de forma automática el asiento contable correspondiente, ahorrando tiempo al departamento de contabilidad.
- Acelerar la aprobación de gastos. El proceso de envío de gastos y aprobación de los mismos en una empresa grande puede resultar un proceso lento, complicado y muchas veces frustrante para los trabajadores. Con una solución automatizada se acelera la aprobación de gastos haciéndolos llegar de manera instantánea al responsable de aprobarlo.
- Análisis de gastos. Las empresas deben realizar un análisis de todos los gastos generados para poder buscar formas de reducirlos, optimizando procesos, agrupando tareas por días, y buscando cualquier solución que permita reducir su importe sin que ello repercuta negativamente en la actividad del negocio ni en las condiciones de trabajo de sus trabajadores.
En XPENDOR te ofrecemos la mejor solución para que puedas mejorar la gestión de facturas de tu empresa. Nuestra aplicación se adapta al tamaño y características únicas de tu empresa para que dispongas de las herramientas y procesos óptimos para llevar a tu negocio a un nuevo nivel de productividad y competitividad.
Con nuestra app de control de gastos podrás utilizar tres roles diferentes, como usuario para digitalizar los gastos, como aprobador para verificarlos y darles el visto bueno o rechazarlos, y como administrador para poder gestionar todos los gastos de forma rápida y sencilla, evitando quebraderos de cabeza.
¿Quieres conocer nuestra app? Si sigues teniendo dudas de como mejorar la gestión de facturas llámanos al 919 917 009 o déjanos tus datos aquí y nosotros te llamaremos.
