¿Sabes cómo ahorrar en alojamiento en viajes de empresa? Uno de los quebraderos de cabeza más habituales para muchas empresas y profesionales que buscan optimizar sus recursos, es sin lugar a dudas cuando se tiene que planificar un viaje de empresa, especialmente a la hora de elegir los alojamientos, viajes y desplazamientos, así como tratar de estimar los posibles gastos que se derivarán de todo ello.
El objetivo de muchos de nosotros -ya seamos empresarios o trabajadores- es el de elegir la opción más acertada y más equilibrada, que permita desempeñar nuestro cometido con la misma profesionalidad de siempre, pero que también nos facilite ahorrar en alojamiento en viajes de empresay en los inevitables viajes de empresa que se deben realizar a lo largo del año.
La guía imprescindible para ahorrar en alojamiento en viajes de empresa
Por ello, a continuación os recopilamos una guía imprescindible que nos oriente sobre cómo ahorrar en alojamiento en viajes de empresa durante los viajes corporativos, abordando los detalles más relevantes que nos permitirán economizar al máximo nuestros desplazamientos.
Seleccionar los sitios más apropiados para ahorrar en alojamiento en viajes de empresa
Del mismo modo que a la hora de irnos de vacaciones elegimos los hoteles y alojamientos que mejor nos convengan y que más se ajusten a nuestro presupuesto, días, y necesidades: céntricos, bien comunicados y económicos; con los viajes de empresa ocurre algo parecido.
De este modo, lo primero que debemos hacer al planificar estos viajes empresariales es elegir el alojamiento que mejor se adapte al presupuesto, en base a los días que vamos a estar alojados, su cercanía a nuestra zona de trabajo, y los servicios que vamos a poder disfrutar.
Así por ejemplo, si solo vamos a estar unos siete días es conveniente optar por un hotel o apartamento por días. Si tenemos planeados estar más de una semana, quizás debemos optar por un aparthotel, o si es más tiempo por ciertas temporadas recurrir a apartamentos corporativos, muy presentes en las grandes ciudades. El alquiler de viviendas tradicionales es ya la última opción, como último recurso para estancias que se estimen anuales.
Investigar previamente los destinos y sus peculiaridades
Casi tan importante como lo anterior, debemos documentarnos previamente sobre los detalles del destino donde vamos a estar alojados, especialmente aquello que concierne al nivel de vida, situación del país, cultura, costumbres, situación económica y tipo de sociedad.
Detalles de vital importancia si queremos ahorrar en nuestros viajes de empresa, ya que nos ayudará a tener una estimación previa y bastante acertada de cuánto nos costará estar allí, así como el tipo de vida y gastos que podremos tener. ¿Cómo estimar un coste y conseguir ahorrar en alojamiento en viajes de empresa? ¡Sigue leyendo!
Estimar el coste para propiciar el ahorro en nuestro viajes de empresa
Fruto de lo anterior, si hemos realizado un estudio previo, profundo y acertado, podremos estimar con poco margen de error el coste diario que tendremos con el fin de propiciar el ahorro en nuestro viajes de empresa.
Así por ejemplo, si nos decidimos por un determinado hotel que esté alejado del centro, pero cuyo precio por día es muy económico, puede interesarnos destinar parte del presupuesto a alquiler un vehículo para desplazarnos por la ciudad, visitar clientes y proyectos, y tener en definitiva movilidad.
Algo que incluso puede ser conveniente para la empresa, ya que posiblemente podremos llegar a desgravar los gastos en gasolina que hayamos tenido.
Anticiparnos y conocer los posibles gastos, tanto indirectos como directos que podamos tener durante nuestra estancia, es la mejor garantía para lograr ahorrar en viajes de empresa.
Conocer el nivel de vida y el coste de por ejemplo la cesta de la compra de un destino, nos ayudará para planificar unos gastos de comida diarios, cenas con clientes, la manutención y valorar si nos interesa o no, optar por pensión completa en un hotel, comer fuera, o si es mejor que cada empleado cocine en su apartamento.
La reserva anticipada como medida para ahorrar en viajes de empresa
En muchas ocasiones reservar anticipadamente un alojamiento para una larga temporada puede suponer un ahorro significativo para una empresa.
Muchos establecimientos ofrecen grandes descuentos si se reserva con varios meses de antelación, ya que les interesa cerrar cuanto antes su oferta.
Esto no quita que sea conveniente estar pendiente de ofertas de última hora, por lo que al reservar es conveniente tener la opción de cancelación gratuita, por si compensa recurrir a ella.
Formas de pago más rentables para ahorrar en alojamiento en viajes de empresa
Cuando se debe abonar cualquier tipo de gasto, como una cena con clientes, el alquiler de un coche o la contratación de ciertos servicios, es recomendable recurrir a alternativas a las siempre presentes tarjetas de crédito.
Contar con moneda local en efectivo, pagar a débito o realizar transferencias bancarias,suelen ser mejores opciones -por el ahorro en comisiones- que las tarjetas de crédito.
Pagar siempre en efectivo con moneda del propio país donde se esté es la mejor opción también para cuando por ejemplo se quiere llenar el depósito de combustible de un coche de alquiler, ya que evitaremos sorpresas posteriores por posibles futuros cargos adicionales en comisiones, si se hace con tarjeta de crédito, y puede suponer un verdadero caos y quebradero de cabeza para calcular por ejemplo los gastos en kilometraje que se deban pasar, por obviar en muchas ocasiones esos inesperados gastos de más en comisiones.
La negociación como premisa para ahorrar
En cualquier empresa la negociación es esencial para alcanzar cualquier acuerdo, tanto con proveedores como con clientes.
En los viajes de empresa negociar está a la orden del día, ya que cualquier detalle como el precio de un hotel, comidas, suministros, el alquiler de un local o vehículo o cualquier otro servicio, son susceptibles de ser negociados.
Una negociación bien hecha nos puede suponer ahorrar en viajes de empresa y destinar esa parte a futuros desplazamientos u otro tipo de gastos o imprevistos. ¡Sigamos descubriendo como ahorrar en alojamiento en viajes de empresa!
Las negociaciones cobran especial importancia sobre todo en proyectos de corta duración, donde hay implicados muchos trabajadores, y donde por lo tanto es necesario alcanzar un precio más ajustado en alojamientos, servicios, y gastos en general. Aún más cuando cuentan con un presupuesto muy delimitado.
Anotar cada día los gastos que se realicen
Llevar al día todos los gastos, anotando cada pequeño detalle en un software pensado para ello, para posteriormente analizar tranquilamente cómo y en qué se gasta el presupuesto, puede ser realmente útil para el ahorro en viajes de empresa, tanto del actual, como para futuros desplazamientos.
Esto nos dará una experiencia y estimación de gastos reales que sin duda alguna nos permitirá ahorrar con mayor eficiencia en nuevos viajes empresariales.
Tener en cuenta esta sencilla guía para ahorrar en alojamiento en viajes de empresa, sopesar qué tipo de acciones nos supone un verdadero ahorro y nos interesa de verdad, aplicar el sentido común y buscar en la mayoría de los casos un equilibrio entre calidad y precio, nos servirá para poder disfrutar de desplazamientos que sean productivos para la empresa y que supongan un verdadero ahorro.
Si en tu empresa todavía no trabajáis con una solución digital para la gestión de notas de gasto, os proponemos conocer XPENDOR, nuestra aplicación web y móvil con las que gestionar y ahorrar en alojamiento en viajes de empresa, veras que es coser y cantar.
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