¿Cuáles son las claves para ahorrar usando notas de gasto? Cualquier gestor o administrador de una empresa debe buscar siempre fórmulas para conseguir ahorrar en la empresa y optimizar de esta forma su rendimiento económico.
Uno de los elementos que muchas veces se infravalora y se gestiona de forma inadecuada, son las notas de gasto. Ahorrar usando las notas de gasto es posible si conocemos las claves necesarias para poder hacerlo. Es por ello por lo que vamos a repasar cómo podemos facilitar ese ahorro que permitirá a las empresas optimizar sus recursos económicos gracias a la gestión adecuada de cualquier tique o factura.
Cómo ahorrar usando notas de gasto
Tras colaborar con multitud de empresas a lo largo de los años, en XPENDOR nos hemos dado cuenta de algunos de los principales problemas que tienen las empresas a la hora de gestionar sus notas de gasto. Estos problemas son los que les impiden ahorrar en la gestión de los gastos corporativos:
- No digitalizar las notas de gasto.
- Falta de homologación.
- Sistemas de gestión de notas de gasto complejos.
- Falta de políticas de gasto.
- Falta de control de kilometraje y dietas.
- No deducir IVA de gastos deducibles.
Estas situaciones a menudo desembocan en sanciones administrativas por parte de la agencia tributaria a la que la empresa rinde cuentas o en pérdida desconocida al final del ejercicio fiscal.
Las 6 claves para ahorrar usando notas de gasto
1. Apostar por la digitalización de notas de gasto
Una de las claves para poder ahorrar con las notas de gasto es la digitalización. La escasa digitalización es uno de los males endémicos de muchas empresas de nuestro país, a pesar de que el panorama está en pleno proceso de transformación. Al contrario de lo que pudiera parecer, es un problema que atañe tanto a pequeñas como a medianas y grandes empresas.
La escasez de procedimientos digitales, también afecta a las propias notas de gasto y su gestión. Trabajar de forma manual o mediante hojas de cálculo para anotar estos asientos puede ser hasta contraproducente por parte del trabajador y de la empresa. Requiere tiempo, formación y, en ocasiones, cuesta dinero.
Contar con una solución web y app como XPENDOR libera a las empresas y a los empleados de las labores de registro de notas de gasto. Ya que estos últimos solo tienen que realizar una fotografía a la factura o ticket en cuestión y enviarla al equipo administrativo.
2. Inversión en dinero y tiempo para empresa y trabajador
El tiempo es dinero, y cuando hablamos de horas laborales, más aún. La mayoría de las notas de gasto se realizan por facturas o tickets en gastos de representación, kilometraje, comidas… Es decir, conceptos notificados por ejecutivos o trabajadores que se ubican de forma momentánea o permanente fuera de la sede de la empresa que tienen que dedicar un tiempo de su jornada a la notificación de notas de gasto. Esto, que puede ser baladí, al final puede repercutir en que el trabajador gaste varias jornadas de trabajo enteras a lo largo del año a anotar los gastos de la jornada.
Con soluciones digitales y automáticas como una aplicación para las notas de gasto se reduce este problema, ya que el trabajador puede notificar, imagen mediante, qué gasto se ha realizado, de manera instantánea y visual. Esto repercute en una mejora en los tiempos de realización de este tipo de gestiones, lo que repercute en una mejor inversión de la jornada laboral para labores comerciales, logísticas o de representación entre otras.
3. Mayor control, evitando fraude interno
Una de las ventajas de proceder de este modo, es que tenemos un mayor control sobre prácticas fraudulentas que se puedan estar dando dentro de la empresa. El fraude interno es algo que afecta a muchas empresas, y cuanto más grande sea la compañía, la tasa de este tipo de actividades fraudulentas crece de forma exponencial si no se le pone remedio. Porque “¿quién se va a enterar, con todo el papeleo que se maneja?”
Una de las mejores formas de cortar este problema de raíz pasa por una correcta gestión de las notas de gasto, teniendo que presentar las propias facturas y tickets en el momento de realización del gasto. Aplicaciones como XPENDOR permiten ahorrar en la gestión de notas de gasto en este sentido, ya que permiten el envío instantáneo de información al equipo administrativo de la empresa.
4. Coordinación con el ERP de la empresa y con la AEAT
La coordinación intraempresarial de la gestión de notas de gasto es otro de los quebraderos de cabeza habituales. Tener la posibilidad de integrar en nuestro ERP las notas de gasto es fundamental de cara a poder gestionarlo adecuadamente. Así, se consigue una centralización total de los servicios y departamentos de la compañía.
En XPENDOR colaboramos con GOLIVE, empresa especializada en la implementación de sistemas ERP y desarrollos a medida para empresas de tamaño medio y grande. Por eso mismo, podemos garantizar una integración óptima de nuestro sistema de gestión de notas de gasto con un ERP de cualquier índole. Es importante desde el punto de vista legal que las notas de gasto se pasen por un sistema homologado por la Agencia Tributaria.
5. Aportar a Hacienda la factura completa de las notas de gasto
Un sistema de gestión de notas de gasto complejo nos va a permitir presentar a Hacienda nuestra factura completa. Esto lo conseguiremos siempre y cuando tengamos la capacidad de digitalizar toda la información y un sistema avalado por la propia AEAT, como es el caso de XPENDOR. Esta gestión es algo que facilita mucho las cosas al equipo contable de la empresa y evita la recopilación de cantidad de notas de gasto con resultados que no cuadran, etc.
6. Previsión de costes para ahorrar más
Hacer una buena previsión de costes también es muy relevante para cualquier empresa. Si no tenemos una estimación de lo que nos va a costar afrontar un año o un período del año en concreto, no vamos a poder prepararnos adecuadamente.
Sin embargo, si hacemos una previsión de costes gracias a la información que tenemos, podremos enfrentarnos a cualquier situación que vaya a venir a nivel económico. Una forma muy interesante de aportar es mediante la valoración de las notas de gasto del ejercicio anterior. Es decir, analizarlas por conceptos y ver por dónde se puede recortar un poco sin que afecte al correcto funcionamiento de la empresa.
Agiliza las notas de gasto de tu empresa con XPENDOR
En XPENDOR facilitamos que la gestión de las notas de gasto por parte de la empresa sea lo más ágil posible. Gracias a la implementación de todos los elementos que hemos destacado antes en nuestra app, somos capaces de facilitar que las empresas puedan ahorrar con las notas de gasto.
Pero esto va mucho más allá, se trata de crear tecnología para que las empresas puedan disfrutar de más facilidades en su gestión, que puedan tener más tiempo para sus empleados para ocuparse de su negocio y que puedan tener más seguridad en su gestión contable. Todos estos elementos son claves para que cualquier empresa se pueda mover con soltura en el competitivo entorno en el que vivimos todas las empresas en la actualidad.
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