¿Qué es software de digitalización certificado por la agencia tributaria?

¿Qué es software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria?

¿Qué es un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria? La contabilidad de una empresa es una parte muy importante para poder agilizar los trámites y aumentar la eficacia y la productividad de una empresa.

¿Has digitalizado ya tus tiques y facturas? Gracias a la certificación y a soluciones homologadas por la Agencia Tributaria se puede eliminar el papel y conservar de forma legal todos los documentos al digitalizarlos.

¡Vamos a conocer que es un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria y sus beneficios!

¿Qué es la digitalización certificada?

Lo primero de todo es tener claro que es la digitalización certificada, este es el proceso a través del cual la imagen de un documento importante en papel pasa a ser una imagen digital con valor legal y homologado por la Agencia Tributaria (AEAT).

Esto solo es posible con un software que este certificado oficialmente. Según la Orden EHA/962/2007 la digitalización certificada es “la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria”.

Gracias a las nuevas tecnologías y a la digitalización, se permite automatizar las gestiones del departamento de finanzas y asegurarse del valor legal de los documentos. Asimismo, evita posibles fraudes o la posibilidad de traspapelar algún documento importante, mientras se reduce el tiempo que cuesta gestionar estos procesos por parte de la empresa.

¿Por qué es imprescindible?

Digitalizar los documentos y que estos tengan valor legal sin necesidad de conservar el documento físico es posible. Contando con una solución o software certificado oficialmente por la AEAT permite conservar los documentos importantes en el caso de alguna auditoria.

Para que el documento tenga validez, es necesario que contenga la firma digital integra, sin modificaciones, junto con el periodo de tiempo del documento.

Los pasos para seguir es capturar el documento a través de un dispositivo móvil, en el cual se digitaliza el documento a través del OCR que recoge toda la información de la factura o tique al momento, pasando a formar parte del sistema en cuestión de segundos. Garantizando la seguridad y siendo legalmente igual de valido que un documento físico al contar con un software de digitalización certificado.

Ventajas de un software de digitalización certificado

Contar con un software de digitalización certificado por la AEAT tiene múltiples ventajas y beneficios asociados a la digitalización.

Los documentos pasan a formato digital y se elimina la necesidad de guardarlos físicamente, lo que ayuda a evitar posibles pérdidas de documentos. Asimismo, a la hora de consultar los documentos, tenerlos en archivos digitales es mucho más rápido y eficaz, aumentado la productividad y la seguridad de los registros.

También reduce la probabilidad de error por parte de los trabajadores, al estar ya la información registrada al escanear los documentos. Automatizando los procesos y reduciendo los costes de gestión y ahorrando en personal y horas de trabajo.

Como estamos viendo, las ventajas de contar con un software de digitalización certificado nos pueden ayudar mucho a la hora de gestionar nuestra empresa y aumentar la productividad de esta.

Xpendor, la solución homologada

Como hemos comentado durante todo el artículo, digitalizar los tiques y las facturas es un proceso imprescindible hoy en día. Xpendor, es un software especializado en la gestión de gastos de empresa y también es un software de digitalización certificado por la AEAT (Agencia Tributaria), la Hacienda Foral Navarra y también cumple con la normativa francesa, belga y de Países Bajos.

Xpendor permite agilizar y facilitar este proceso de administración contando con el valor legal de los documentos físicos. Además, cuenta con el mejor OCR del sector, al reconocer automáticamente toda la información del tique o factura y en cuestión de segundos, quedando tu gasto completado sin problemas.

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