Gestión de gastos de kilometraje: cómo realizarla bien

Gestión de gastos por kilometraje: ¿cómo se realiza correctamente?

Existen una serie de beneficios que se ofrecen a aquellas empresas en las cuales sus trabajadores deban realizar viajes, que supondrá, a su vez, un gasto para las mismas. ¿Conoces los gastos de kilometraje?

Pues bien, a lo largo de este post analizaremos el tratamiento que se lleva a cabo de los gastos de transporte y dietas para poder aprovechar aquellas ventajas que el propio ordenamiento nos concede, pues ambos conceptos implican una parte importante de la partida de gastos y toda ventaja que se presente al respecto será siempre bienvenida.

Una correcta gestión de los gastos mencionados supone a la organización una serie de beneficios, tanto en forma de ventajas fiscales y financieras, como por la maximización de los beneficios obtenidos, y será necesario conocerlos para así poder hacer uso de ellos, algo que siempre viene bien cuando se trata de ahorrarnos unas monedas.

Es importante diferenciar entre los dos tipos de gastos de kilometraje y de dieta. Con el concepto dieta se hace referencia al dinero que se destina a cubrir aquellos gastos que necesita para cubrir los gastos de manutención y estancia en los que incurre un empleado durante un viaje realizado como consecuencia de su empleo.

Por otra parte, los gastos de kilometraje son aquellos que la empresa ofrece a sus empleados por el desplazamiento que realicen en un vehículo como consecuencia de alguna actividad relacionada con su puesto de trabajo.

¿Qué incluyen los gastos de kilometraje y dieta?

En el caso de los gastos de kilometraje, se incluirán aquellos gastos en los que se incurra como consecuencia del desplazamiento de un trabajador a la hora de llevar a cabo la realización de actividades relacionados con su puesto de trabajo. Entre estos gastos podemos incluir los siguientes:

  • Billetes de tren, avión y autobús.
  • Factura de taxis.
  • Bonos de transporte público.
  • Mantenimiento del vehículo.

Sin embargo, no se incluirán dentro de los gastos de kilometraje las multas de tráfico y de aparcamiento; y, obviamente, tampoco se incluirán los desplazamientos que se lleven a cabo con el vehículo sin relación con el desempeño de su empleo y fuera del horario laboral.

En España no existe una regulación específica acerca del importe de los gastos de kilometraje, siendo la propia empresa la que decidirá la cifra reflejándolo en el Convenio Colectivo. Sin embargo, en 2018 se estableció un precio medio de 0,22 euros por kilómetro, con un mínimo de 0,05 euros por kilómetro y un máximo de 0,82 euros por kilómetro, gastos de kilometraje.

Por otro lado, los gastos asociados al concepto de dietas serán aquellos correspondientes con la estancia y manutención. En el caso de la estancia, hace referencia a aquellos gastos en los que se incurre para cubrir el alojamiento de los empleados durante el desplazamiento; es decir, se incluirán aquellos gastos en hoteles, siempre que se cuente con facturas, o cualquier otro tipo de alojamiento.

El gasto de manutención hace referencia a las facturas de restaurantes o de los distintos tipos de establecimientos hosteleros.

Justificación de los gastos de viaje

Los gastos de viaje, que incluye tanto los gastos en dietas como los gastos de kilometraje, deben justificarse correctamente, exigiendo la presentación de una serie de documentos tales como los siguientes:

  • Las facturas de cada gasto en el que se haya incurrido, incluida la numeración, fecha, lugar, datos fiscales de ambas partes, base imponible, tipo impositivo… en definitiva, una factura completa.
  • El motivo por el que se haya realizado el viaje.
  • La presentación del comprobante en el supuesto de que se haga uso de una tarjeta de viajes.
  • Justificar el origen del viaje y el destino del mismo.

Gastos de viajes exentos de IRPF

Existen una serie de gastos de viaje que se encuentran exentos en la base imponible del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas siempre y cuando cumplan una serie de requisitos exigidos legalmente y estén los gastos en cuestión debidamente acreditados y justificados.

En cuanto a los gastos de kilometrajede o transporte, estarán exentos de IRPF, siempre y cuando los desplazamientos se produzcan en un lugar distinto al habitual donde se desempeña el trabajo y siempre que sea por motivos profesionales. Se podrán sumar tanto gastos en transporte público como privado. En el caso de que se haga uso del transporte privado, se aplica un límite de 0,19 euros por kilómetro.

Por otro lado, los gastos de manutención y estancia, es decir, los gastos en concepto de dieta estarán exento siempre que sean como consecuencia de un desplazamiento a un municipio diferente al lugar de trabajo y de la residencia habitual durante un periodo continuado inferior a nueve meses. Los gastos de estancia no cuentan con un límite legalmente establecido, estando exento el importe justificado con la presentación de la factura.

Sin embargo, los gastos de manutención cuentan con un límite de 53,34 euros al día según sea de media dieta o bien de 26,57 euros al día si es dieta completa en territorio español en ambos supuestos. En el caso de que los gastos se produzcan en el extranjero, los importes anteriores serán de 91,35 euros al día o de 48,08 euros al día.

Pautas para controlar los gastos de kilometraje y dietas

Para conseguir un balance económico en la empresa que tenga resultado positivo, será necesario respetar una serie de pautas a la hora de puntualizar los gastos de kilometraje y dietas.

  • La primera pauta a seguir consiste en delimitar qué tipo de gastos tendrá cubiertos para cada profesional: es imprescindible establecer para qué casos y la cuantía que se permitirá a los empleados incurrir en estos gastos.
  • La segunda pauta consiste en llevar un control del listado de las facturas: es necesario para poder conceder este tipo de gastos la presentación de las facturas que acrediten el gasto en el que se incurre.
  • La tercera pauta y última consiste en digitalizar y automatizar el proceso: esta última pauta se puede externalizar, lo que supone que se podrá encargar de la realización de esta tarea otra empresa que simplifican estas tareas y suponen un ahorro de tiempo.

Las tres imprescindibles pautas a seguir tienen un miso objetivo en común: optimizar el tiempo que se dedique a la supervisión, en definitiva, ahorrar tiempo, aumentar la competitividad y mejorar el ambiente laboral. A través de las mismas se permite una gestión eficaz de los gastos en los que se incurra a la vez que flexible a la vez que firme.

Existen distintos métodos para la optimización de la gestión de los gastos de viaje. Para ello se puede hacer uso de un software para automatizar el proceso, lo cual implicará una serie de ventajas para la empresa de la que se trate.

Algunos de los beneficios derivados de la automatización del proceso es el ahorro de costes que implica, las ventajas fiscales de las que pueden beneficiarse, asimismo se le permitirá la integración de distintos sistemas y supone una mayor facilidad a la hora de la detección del posible fraude. Por último, la automatización del proceso supone también la reducción del tiempo empleado en los temas burocráticos del mismo.

Al seguirse el proceso de forma automatizada, el tique a través del cual se demuestra el coste en el que se incurre se subirá a la plataforma a través de una foto y es la misma plataforma la que lo guarda y clasifica. Este proceso implica la imposibilidad de deterioro de las facturas, suponiendo asimismo una ventaja a la empresa a la hora de demostrar el gasto.

Además, la utilización de tarjetas de empresa supone una ventaja a la empresa a la hora de la justificación y la liquidación, pues el gasto es asumido directamente por la empresa, además del ahorro de tiempo que le supone al empleado que no tendrá que realizar el proceso que supone la justificación de la factura. ¡Esto es todo sobre gastos de kilometraje!

¿Aún tienes alguna duda sobre gastos de kilometraje? No dudes en llámanos al 919 917 009 o déjanos tus datos aquí y nosotros te llamaremos.

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