Diferencias entre gastos de viaje y gastos de representación

Gastos de representación y de viaje ¿qué los diferencian?

¿Tienes dudas sobre las principales diferencias entre gastos de viaje y gastos de representación? Con la ayuda de uno de nuestros expertos te ayudamos a conocerlas para que te sea más fácil diferenciar entre gastos de viaje y de representación.

Antes de entrar en detalle, es importante tener claro que para que una empresa salga adelante es fundamental llevar las cuentas al día. Y para conseguirlo, la contabilidad es necesaria. En este caso, hay que llevar un control exhaustivo de los gastos de viaje y de representación. Pero para poder llevar un control adecuado, es fundamental saberlos diferenciar. ¡Vamos a conocer que son los gastos de representación!

Definición de gastos de representación

Se definen como los gastos que van asociados a la actividad de los trabajadores o empresarios a la hora de representar a la empresa. Pueden producirse en diferentes lugares y/o actividades. Por ejemplo, dentro de este rango podemos incluir los gastos que van relacionados a la hora de invitar a un cliente a comer para convencerlo de que nuestra empresa es la mejor opción.

Para evitar fraude, los gastos de representación siempre están regulados. Teniendo en la mano la ley, resulta más fácil saber qué gastos realmente se pueden deducir y cuáles no. Por ese motivo, a la hora de diferenciarlos, la empresa tiene que tener claras las diferencias. En la ley se deja bien claro los gastos que se pueden deducir y cuáles no.

Si tenemos en cuenta la Ley del Impuesto de Sociedades, podemos concluir que los gastos representativos pueden ser deducibles si realmente se puede demostrar que son necesarios para el desarrollo del negocio. El problema viene dado cuando tenemos que distinguir entre los gastos de representación, los cuales se pueden deducir y los gastos de viaje.

En XPENDOR siempre comentan que hay que distinguir los gastos que van relacionados con la captación y fomento y los que tienen valor de operativa. Eso es un punto que ayuda a diferenciar con más facilidad entre los dos tipos de gastos que nos interesan.

Teniendo en cuenta que los gastos de representación son los gastos que son necesarios para la actividad de la empresa y en consecuencia ayudan a aumentar los ingresos, podemos decir que los siguientes gastos entran dentro de este grupo:

  • Relaciones ligadas a las relaciones públicas con los clientes y/o proveedores. En este caso podemos incluir los gastos en un restaurante con el cliente. Pero hay muchas más opciones que se podrían incluir en este grupo.
  • También se incluyen los gastos que van directamente relacionados a promocionar la empresa. Esta promoción puede ser directa o indirecta. También puede ir relacionada con la venta de bienes o servicios.
  • Los gastos que están en unión con los ingresos.
  • Gastos que se dan por parte del personal de la empresa para conseguir que la empresa funcione correctamente.

Principales gastos de representación

Teniendo en cuenta la información mostrada anteriormente con la ley en la mano, podemos concluir que los gastos de representación más comunes son los siguientes:

  • Pago de la estancia de los clientes en un hotel para venderle nuestros servicios.
  • Invitaciones en restaurantes. Es importante diferenciar entre invitar a un cliente a comer y los gastos provocados por la manutención durante un viaje de negocios.
  • Inscripciones en jornadas, talleres, conferencias y cursos que puedan representar a la empresa para atraer nuevos clientes.
  • Entran dentro de este rango los regalos que pueda realizar la empresa a sus clientes o futuros clientes. Siempre y cuando el precio de esos regalos no sea disparatado.
  • Las entradas a espectáculos deportivos y culturales entran dentro de estos gastos. Siempre y cuando se regalen a los clientes en formato de promoción.
  • Las invitaciones a sesiones que van ligadas al cuidado y bienestar de los clientes también entran dentro de esta variedad de gastos.

Hay más, pero esos son los más comunes en la empresa. Si tienes dudas, siempre puedes consultar a una consultoría para que te informen de primera mano del grupo en el cual se debe incluir ese gastos.

Definición gastos de viaje

Son los gastos que van vinculados a sufragar los gastos que tiene un trabajador a la hora de representar a la empresa en un viaje de negocios. No siempre tienen que ser fuera de la ciudad, en ocasiones esos gastos pueden ser provocados en la misma ciudad. Dentro de este rango podemos incluir los gastos de manutención, desplazamiento y pernoctación.

Esos gastos se abonan siempre al trabajador como extras salariales y siempre van a cargo de la empresa. Eso se debe a que es la principal interesada de que el trabajador acuda a esa cita en su representación.

Los gastos de empresa siempre van dentro de la operativa de la actividad empresarial y no se pueden incluir dentro de los gastos de representación con el objetivo de desgravar dichos gastos.

Tipos de gastos de viaje:

  1. Gastos por desplazamiento: es el importe que paga la empresa al trabajador para cubrir los gastos que puedan suponerle el desplazamiento a otra localidad. No importa el medio de trasporte usado, la empresa siempre tiene que hacerse cargo del importe pagado por el empleado. Si el desplazamiento se realiza en vehículo particular, se paga por kilómetros. Si se usa otro medio de trasporte, se suele abonar la totalidad de la factura final del desplazamiento.
  2. Gastos de manutención: el trabajador tiene que comer. Si la representación se realiza fuera de la ciudad, la empresa tiene que pagar los gastos relacionados con la comida que tenga el trabajador. Para evitar fraudes, algunas empresas ponen límites para evitar el abuso de sus trabajadores. Recuerda, si la comida es junto a un cliente, entonces el gasto pasaría a ser gasto de representación.
  3. Gastos de estancia: si la actividad que va a realizar el trabajador necesita que haga noche, el gasto del hotel también va a cargo de la empresa. Como en el caso anterior, normalmente la empresa siempre suele poner límites.

Estos gastos no siempre se abonan anticipadamente, en ocasiones se abonan en el momento de abonar la nómina en concepto de extras salariales. Lo importante es usar una hoja de gastos donde ir incluyendo todos los gastos para que posteriormente la empresa pueda abonarlos en la siguiente nómina.

Eso sí, los gastos de viaje siempre tienen que estar reflejados en la nómina como complementos no salariales. De esta manera se evita que el empleado tenga que pagar impuestos de esos gastos.

¿Cuál es el importe máximo desgravable por gastos de representación?

Para evitar fraudes, la ley impone una serie de normas para evitar que las empresas y trabajadores puedan abusar de las desgravaciones.

Una vez que se haya comprobado que un gasto es deducible y en consecuencia es vinculado como gastos de representación, es importante saber que no todo vale. Según ha indicado la Agencia Tributaria, el importe máximo que se puede deducir es el 1% del importe neto del ejercicio. Es decir, todo el importe superior a esa cifra no tendrá derecho a deducción.

Leyendo este artículo seguro que has llegado a la conclusión de que la principal diferencia entre gastos de representación y de viaje va ligada a la finalidad de las acciones del trabajador.

Es decir, si van vinculados al beneficio de la empresa, se pueden considerar como gastos de representación. Si solo son de manutención del trabajador, entonces solo pueden ser considerados como gastos de viaje.

El problema viene dado cuando un gasto puede ser considerado en los dos apartados. En ese caso la empresa tiene que ser subjetiva y ver en qué rango la interesa más valorarlo. De esa manera será más fácil diferenciarlos.

Teniendo en cuenta la información mostrada anteriormente con la ley en la mano, podemos concluir que los gastos de representación más comunes son los siguientes:

  • Pago de la estancia de los clientes en un hotel para venderle nuestros servicios.
  • Invitaciones en restaurantes. Es importante diferenciar entre invitar a un cliente a comer y los gastos provocados por la manutención durante un viaje de negocios.
  • Inscripciones en jornadas, talleres, conferencias y cursos que puedan representar a la empresa para atraer nuevos clientes.
  • Entran dentro de este rango los regalos que pueda realizar la empresa a sus clientes o futuros clientes. Siempre y cuando el precio de esos regalos no sea disparatado.
  • Las entradas a espectáculos deportivos y culturales entran dentro de estos gastos. Siempre y cuando se regalen a los clientes en formato de promoción.
  • Las invitaciones a sesiones que van ligadas al cuidado y bienestar de los clientes también entran dentro de esta variedad de gastos.

Hay más, pero esos son los más comunes en la empresa. Si tienes dudas sobre gastos de representación o sobre otra cosa, siempre puedes consultar a una consultoría para que te informen de primera mano del grupo en el cual se debe incluir ese gastos.

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