En muchos sectores laborales y actividades mercantiles nos encontramos con que el desarrollo de la actividad requiere desplazamientos de los trabajadores a otros lugares diferentes del domicilio de trabajo. Estos desplazamientos generan gastos de transporte, alimentación y a veces de pernoctaciones. Este tipo de gastos están reconocidos en el Estatuto de los trabajadores y se desarrollan y perfilan en el Convenio Colectivo de cada sector. Gestionar los gastos en dietas requiere conocimiento y habilidades organizativas, además de herramientas útiles que nos ayuden a optimizar la gestión de gastos, los tiempos y los costes de la misma.
¿Qué son los gastos de dietas?
Los gastos en dietas tienen otro significado adicional a la acepción nutricional del concepto. Nos referimos al complemento o prestación extrasalarial incluido en nuestra nómina o gasto que sufraga la empresa directamente. Este concepto no es una retribución por un trabajo realizado. Se trata de una indemnización que recibe el trabajador cuando por causas del desempeño de su puesto de trabajo se ve obligado a hacer desplazamientos que le suponen unos gastos de transporte, alimentación y alojamiento.
¿Qué tipo de dietas hay?
Lo primero que debemos tener en cuenta para la gestión de las dietas es distinguir qué gastos concretos las generan. Las mismas incluyen todos aquellos gastos que nos genere un desplazamiento por motivos de trabajo:
- Transporte: Pueden ser taxis, kilometraje de nuestro vehículo propio, billetes de autobús, tren, avión, etc.
- Alimentación: Desayuno, comida y cena, según la duración del desplazamiento.
- Alojamiento: Estos gastos se pagarán como dietas cuando el desplazamiento por motivos de trabajo suponga la necesidad de pernoctar por parte del empleado.
Tratamiento fiscal de las percepciones en concepto de dietas
Las dietas y gastos de viaje están exentos de impuestos si cumplen las formas y condiciones establecidas en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (RIRPF). Debemos diferenciar el tratamiento que tiene cada uno de los elementos que pueden integrar las dietas.
Asignaciones por gastos de locomoción
Su fiscalidad dependerá del tipo de transporte utilizado:
- Cuando el desplazamiento se haga en transporte público el importe exento será el que quede reflejado en la factura que se expedirá a tal efecto.
- Si el desplazamiento se hace en vehículo privado la AEAT establece un límite de 0,19 euros por kilómetro siempre que justifique el desplazamiento real, añadiendo los gastos de peaje, parking público o zonas de estacionamiento regulado.
Asignaciones para gastos de manutención y estancia
La regla fija como criterio que los gastos de desplazamientos y permanencias con estancias superiores a nueve meses no se exceptúan del gravamen.
En los demás casos, el pagador debe acreditar el día y lugar de su desplazamiento así como el motivo o razón del mismo.
Gastos de estancia con pernoctación
Estos gastos corresponden a estancias y trabajos en un lugar fuera del centro de trabajo y del domicilio del trabajador. Estarán exentos los gastos que se justifiquen.
En el caso de transportistas no será preciso justificar los gastos que no excedan de 15 euros si la pernoctación se produce dentro del territorio nacional o 25 si se produce fuera de nuestras fronteras.
Manutención
Por manutención estarán exentos de gravamen los siguientes importes:
- Los que no excedan de 53,34 euros el desplazamiento es dentro del territorio nacional;
- Los que no excedan de 91,35 euros, si es en el extranjero.
Gastos de estancia sin pernoctación
Si no hay pernoctación las cantidades exentas serán las siguientes:
- Los que no excedan de 26,67 euros el desplazamiento es dentro del territorio nacional;
- Los que no excedan de 48,08 euros, si es en el extranjero.
Gestión de la dietas
Lo primero de todo es que la empresa decida como gestionar estos gastos. Puede optar por:
- Que el trabajador asuma los gastos y luego pase los gastos a la empresa.
- Que la empresa gestione directamente los billetes y los gastos de desplazamiento y estancia sin que el trabajador tenga que hacer nada más que hacer el uso de los servicios.
- Abonar en la nómina las cantidades en concepto de dietas.
En este último caso, la nómina del trabajador estas dietas están reflejadas en el apartado de devengos. Como hemos indicado, son conceptos exentos de tributación si se cumplen los requisitos anteriores y tampoco son pensionables ni computan a efectos de cotización a la Seguridad Social.
Por lo tanto, una de las cuestiones que los gestores de recursos humanos y personal deben manejar es el control y correcto reflejo de las dietas dentro de la nómina del trabajador.
En negocios y empresas con pocos trabajadores no será una tarea difícil. Sin embargo, a medida que aumenta el número de empleados que perciben estos conceptos extrasalariales, la cosa se complica.
Esto hace necesario la implementación de mecanismos y herramientas que hagan la gestión de esta materia más llevadera, cómoda, organizada, con menos inversión de tiempo y por lo tanto sujeta a menos errores.
Sistemas de gestión de dietas
La gestión de las dietas supone una labor de registro y contabilización de gastos y facturas. Es preciso que dichas percepciones respondan a la satisfacción de los gastos causados por razón del desplazamiento temporal por motivo de trabajo.
Hace muchos años esta tarea se hacía de forma manual, casi artesanal, realizándose la contabilidad a mano.
Aplicaciones informáticas
Con el paso de los años la informática y la ofimática fueron cobrando protagonismo. En la actualidad, ninguna empresa puede vivir sin estas herramientas. Actualmente, en el entorno de digitalización en el que estamos inmersos esta tecnología no es ajena al ámbito de la gestión de los gastos de personal, representación y dietas de empleados de las empresas.
Se han implementado software y aplicaciones informáticas y móviles que nos hacen que esta tarea, que hasta hace unos años era muy engorrosa, deje de ser una verdadera carga, permitiendo una gestión eficaz de los gastos. XPENDOR es una buena muestra de esto último.
Las app de gestión de dietas ya son una realidad y cada vez más empresas se suman a esta metodología de gestión de dietas laborales. La funcionalidad de este tipo de aplicaciones es muy intuitiva, estableciéndose cuatro roles de interacción en función del tipo de usuario:
- Rol usuario que sería el del trabajador que ha de subir los gastos.
- Rol aprobador. Sería el de los supervisores y jefes de equipo que revisan y aprueban los gastos que han subido quienes tienen rol usuario.
- Rol gestor. Destinado a los gestores responsables de auditar y contabilizar los gastos.
- Rol administrador. Lo asume la persona o equipo responsable de soporte del sistema, encargada de dar permisos y de adaptar interfaz y funcionalidad a la concreta necesidad y forma de trabajo de la empresa.
Tarjetas o vales de restaurante
Otra de las alternativas que facilita mucho la gestión de los gastos en concepto de dietas en el apartado de manutención son los cheques/vales de comida y las tarjetas de débito de restaurante.
Esta estrategia de gestión de gastos supone entregar al trabajador bien una determinada cantidad de vales comida intercambiables como medio de pago en los restaurantes o una tarjeta de débito destinada a su uso exclusivo en horas de trabajo para el almuerzo. Por lo tanto concederá al empleado un límite diario de gasto en concepto de alimentación que está exento hasta determinado límite. Este importe es deducible de la base imponible del impuesto de sociedades.
Al comenzar el nuevo mes se recarga la tarjeta o se entregan los vales por la cantidad e importe correspondiente a los días laborables del mes que se inicia. Esto hace cómoda la gestión de este tipo de gastos desde dos vertientes:
- La empresarial: El gestor simplemente debe cargar la tarjeta y reflejar el importe en la nómina sin más preocupaciones.
- Para el trabajador: Se evita tener que pedir ticket y guardarlo para luego invertir tiempo de trabajo en pedir el abono de los gastos para su contabilización. Se reducen tiempos y gestiones, obteniendo un medio de pago instantáneo.
Por lo tanto, ya no tenemos excusas para complicarnos la vida con la gestión de los gastos y las dietas de nuestros trabajadores. Ahorraremos tiempo, dinero, esfuerzos y dolores de cabeza.
