Si un empleado adelanta dinero, ¿es legal?

Si un empleado adelanta dinero, ¿es legal?

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Si un empleado adelanta dinero, ¿es legal? La nómina de un empleado de una empresa se integra de una diversidad de conceptos, la mayoría de ellos salariales. Sin embargo, existe otro tipo de percepciones de carácter extrasalarial que tienen por función, bien adelantar o bien indemnizar al trabajador por una serie de gastos en los cuales puede incurrir por el desarrollo de su actividad laboral. Estas percepciones son las dietas y gastos que pueden ser por alojamiento, desplazamiento y kilometraje, y comida.

Lo que la legislación ha dejado claro es que el trabajador no tiene que soportar estos gastos puesto que los mismos se devengan a consecuencia de su actividad laboral, (por ejemplo, un viaje de un empleado a una formación obligatoria que imparte la empresa en una de sus sedes).

Todavía queda un interrogante muy importante y que puede originar controversia. Nos referimos a la cuestión de adelantar dinero a la empresa, esto es, el trabajador paga los gastos y después los repercute a la empresa, pero el adelanto lo hace el empleado.

Si un empleado adelanta dinero, ¿es legal?

El Estatuto de los Trabajadores (ET) no contiene una mención expresa al concepto dietas o gastos del trabajador. Lo más parecido lo encontramos en el artículo 40.6 en lo referente a las dietas y gastos en que incurre el trabajador por desplazamiento, pernocta o manutención cuando por circunstancias económicas, técnicas, organizativas y de la producción, los trabajadores deben desplazarse fuera de su localidad durante un período temporal.

Por lo tanto, todo lo relativo a las dietas queda abierto a la negociación colectiva. En cada Convenio se fijarán las siguientes cuestiones fundamentales:

  • El modelo de indemnización o abono de los gastos generados. Hay dos modelos: el modelo de las dietas y el modelo de justificación.
  • En el caso de elección de un modelo de dietas, la cuantificación del importe de cada una, con independencia del precio real del servicio.

En lo que respecta al momento de determinación del cobro del gasto o dieta sea antes o después de que ésta se devengue, variará de un convenio a otro, por lo que un empleado puede adelantar el dinero a la empresa pagando ese coste de cargo de la empresa, siempre que el convenio así lo permita.  Si no se dice nada la empresa abonará las dietas o los gastos justificados en la próxima nómina.

En qué situaciones un empleado puede adelantar dinero

El empleado siempre adelantará el dinero cuando el modelo de gestión de gastos de la empresa sea un modelo de justificación del gasto.

Esto significa que no hay un importe fijo por concepto sino que el empleado deberá causar el gasto y sufragar de su propio bolsillo para posteriormente repercutirlo a la empresa. La empresa solo pagará el coste efectivamente justificado por el empleado que presentará las correspondientes facturas que estarán expedidas a nombre de la compañía.

Kilometraje y adelantar dinero en gasolina

El kilometraje por desplazamientos en vehículo propio cubre el gasto generado al trabajador cuando este kilometraje se haya generado en el desempeño de funciones laborales que no necesariamente tienen que ser realizadas fuera de la plaza.

El convenio determinará el importe exacto que se pagará por cada kilómetro de desplazamiento estimando que dicho importe cubrirá no solo la gasolina consumida sino también el desgaste y amortización del vehículo por su uso.

En este tipo de gastos lo habitual es repercutir el gasto a la empresa una vez hecho el viaje y con la periodicidad que se determine (normalmente mensual). Una buena forma de realizar esta gestión es mediante la notificación de las notas de gasto.

Te interesa: Gestión de gastos por kilometraje: ¿cómo se realiza correctamente?

A efectos de IRPF el importe del kilometraje exento es de 0,19 euros por kilómetro realizado.

Dietas y adelantos

Las dietas en general incluyen todos los conceptos relativos a gastos por trabajo realizado fuera del centro de trabajo.

Son las percepciones extrasalariales de las que hemos hablado al inicio. Las dietas constituyen gastos de pernoctación, desayuno, comida y/o cena que tienen asignado un importe fijo según lo acordado en el convenio colectivo.

El empleado cobrará el importe de la dieta con independencia de que el importe justificado sea mayor o menor del importe de la dieta.

Normalmente las empresas establecen como importes de las dietas las cantidades que la normativa fiscal ha fijado como exentas de IRPF. Son las siguientes en lo referente a gastos alimentación:

  • Si es en España: 26,67 € si no duerme fuera y 53,34 € cuando duerme fuera de la plaza del centro de trabajo.
  • Si es fuera de España: 48,08 € si no duerme fuera, y 91,35 € cuando duerme fuera.

Aparte de este concepto estará el importe de la pernoctación.

Adelantar dinero en viajes de empresa

Los viajes de trabajo o negocios pueden incluir todo lo anterior. Un viaje por motivos laborales o negocios puede tener distintas causas:

  • Reunirse con un cliente con ánimo comercial de entablar o fortalecer relaciones de negocio, ya sea persona física o representantes de sociedades.
  • Reuniones con representantes de otras compañías en las que se está estudiando colaborar en proyectos comunes o realizar operaciones corporativas.
  • Desplazamientos a centros de formación, por ejemplo para los programas de formación de cargos intermedios de una empresa.
  • Desplazamientos para actos institucionales como puede ser una junta de accionistas.
  • Asistencia a reuniones de equipos con la finalidad de analizar resultados y establecer estrategias o planes de acción.

Los viajes de negocios o trabajo pueden incluir kilometraje si el mismo se hace con vehículo propio, o bien los gastos que supongan el uso de medios de transporte. En estos viajes también se devengarán gastos de manutención y hospedaje si se requiere pernoctar fuera de la localidad del centro de trabajo.

En todos estos casos, siempre que el convenio lo permita, es legal adelantar el dinero de un viaje de empresa. A efectos de IVA deducible y exenciones fiscales nuestra recomendación es tener justificados todos los gastos de trabajo por desplazamiento, pernoctaciones o manutención.

La gestión de gastos, fundamental en estos casos

Los departamentos de personal juegan un papel crucial para que la cuenta de resultados de su compañía no se diluya con el coste de las dietas y gastos de los empleados. Cuando hay que gestionar las dietas y gastos de gran cantidad de empleados si no se lleva un orden riguroso el volumen de papel puede producir cierto descontrol.

Afortunadamente las nuevas tecnologías nos hacen la vida más fácil en muchos aspectos y en materia de human resources ha llegado la aplicación XPENDOR para controlar los gastos de empleados que adelantan el dinero.

En XPENDOR ofrecemos un entorno 360 de carácter digital al que se puede acceder en el móvil o a través del portal web, que da una serie de funcionalidades muy útiles para la gestión del gasto:

  • Reportar los justificantes de los gastos.
  • Revisar los justificantes y gastos reportados.
  • Gestionar los gastos.
  • Contabilizar gastos.
  • Gestionar el reembolso del dinero del adelanto del empleado.

Es el momento de aprovechar las ventajas que la revolución digital ofrece a las empresas en este área, gestionando de una forma fácil, sencilla e intuitiva los gastos del personal de la empresa con la aplicación XPENDOR.

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