Sistema de facturación SII: todo lo que debes saber

Sistema de facturación SII: todo lo que debes saber como empresa

El pago de impuestos es algo que preocupa a todos los que regentan una empresa. Todos los años se implementan cuestiones adicionales a las leyes ya establecidas que, además, nos obliga a estar informados en todo momento. Claro ejemplo fue la facturación SII que entró en vigor hace cuatro años en España.

La Agencia Tributaria española es muy reacia a introducir cambios coyunturales en el sistema legislativo. No obstante, somos el segundo país de Europa con más cambios en las tarifas, cuotas y porcentajes impositivos que asigna el estado tanto a trabajadores como a empresas.

En este caso se ha ido un paso más allá y se ha abierto la puerta a una nueva forma de facturación que facilite la colaboración entre las instituciones públicas y los contribuyentes. ¿Qué es la facturación SII?

¿Qué es el SII?

El SII es el nuevo Suministro Inmediato de Información que incorporó el Gobierno de Mariano Rajoy (PP) en 2017 y consiste en llevar de forma absolutamente a distancia los registros del IVA. Esta medida fue aprobada con unanimidad en el Congreso de los Diputados e impulsada por el Ministro de Hacienda de entonces, Cristóbal Montoro.

Se implementa, según la Agencia Tributaria, para mejorar la eficiencia de los sistemas de recaudación (mayor control tributario y asistencia al contribuyendo) puesto a que la situación tecnológica del momento lo ha permitido.

Líneas básicas del SII

Todas aquellas empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información estarán obligadas a presentar, de forma telemática, a través de la página web de la Agencia Tributaria (y mediante los diferentes suministros electrónicos de los registros de facturación) los libros siguientes:

  • El de facturas expedidas.
  • Todas las facturas recibidas.
  • El correspondiente a todos aquellos bienes de inversión.
  • Las operaciones intracomunitarias (si las hubiese).

De esta forma, la empresa deberá de seguir aportando información en relación con su facturación que se irá sincronizando prácticamente en tiempo real con los distintos libros de registro presentados.

Toda la documentación que las empresas aportan a la AEAT cuentan con la seguridad de la tecnología del Gobierno en relación con los mensajes XML.

No obstante, la presentación de los diferentes envíos ha de seguir una estructura estandarizada que cuente con una cabecera común entre los diferentes libros registrados donde conste claramente la fecha del ejercicio y el periodo registrado de todos los asientos presentados. En esta cabecera será obligatorio incluir el contenido de todas y cada una de las facturas presentadas. Nunca se adjuntarán los importes retenidos en las facturas (esa información ya le consta a la AEAT).

En cualquier caso, la AEAT es clara al respecto: cualquier contenido de los libros puede estar sujeta a variación conforme al poder otorgado al Ministerio de Hacienda y Función Pública mediante la publicación de la debida Orden Ministerial.

Entonces, ¿tengo que adjuntar las facturas?

No. Debido a que la Agencia Tributaria ya está en poder del contenido de la factura, puesto que esta, a su vez, es presentada por otros terceros, solamente tendrás que adjuntar el contenido de estas.

En otras palabras: tendrás que adjuntar los campos de los registros de facturación en los siguientes casos.

Facturas expedidas

Dispondremos de un plazo máximo de cuatro días naturales desde que hayamos entregado la factura a no ser que esta haya sido entregada por otra empresa o entidad (en este caso tendremos ocho días de plazo).

De forma estacionaria, contaremos con ocho días para la presentación de las facturas expedidas en el segundo semestre del año y se excluyen los fines de semana y los festivos.

Facturas recibidas

Contaremos con cuatro días para la incorporación de estas facturas al sistema.

Si nuestra empresa realiza labores de importación, la factura comenzará a computar desde el momento que pasa el control de aduanas.

En cualquier caso, al igual que pasa con las facturas expedidas, el plazo será de ocho días en el segundo semestre del año y se excluyen los fines de semana y los festivos.

Operaciones Intracomunitarias

Disponemos de cuatro días contabilizados desde el momento de inicio de la expedición. Si no pudiera contrastar esta información, o si en su defecto careciera de los requisitos de fidelización de la imagen empresarial, pasaría a contabilizar desde la recepción de los efectos.

Del mismo modo, el plazo seguirá siendo de ocho días para operaciones habidas en el segundo semestre y se excluyen los fines de semana y los festivos.

Declaración de los bienes de inversión

Este campo es el más flexible con diferencia, puesto que tendremos hasta el 30 de enero.

¿Estoy obligado a usar el SII?

La Agencia Tributaria establece que solamente las empresas que:

  • Están inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME) están obligadas a adherirse al SII (y, por lo tanto, estarán exentas de presentar el modelo 036 para su incorporación voluntaria)
  • Aquellas empresas con una facturación superior a los 6.010.121,04 €.
  • Los diferentes grupos del IVA.

Por otro lado, el nuevo SII también se aplicará a las empresas que, de forma voluntaria, decidan acogerse al mismo.

¿Cómo me doy de alta en el SII?

Para darse de alta en el SII tendrás que indicarlo en el modelo 036 antes del mes de noviembre al año anterior al que quieras que tenga lugar. Tendrás que indicarlo en las casillas 143 y 532, pero recuerda que no entrará en vigor hasta el comienzo del siguiente ejercicio.

En cualquier caso, conviene presentarlo lo antes posible con el fin de ir adecuando el sistema de la empresa al nuevo sistema de facturación (incluyendo la preparación de los profesionales encargados) para una mayor eficiencia y evitar el solapamiento de actividades una vez entre en vigor.

Recuerda que, aunque todas las empresas pueden solicitar darse de alta en el SII, no todas ellas están en condiciones de hacerlo de una forma eficiente para su empresa, puesto que necesitará de un capital disponible para inversión en software y formación para sus empleados.

Existen diferentes planes de ayuda estatal para los procesos de transición informática en las empresas con el fin de adaptarse al SII. Algunas comunidades, como Canarias, también han introducido ayudas a las empresas pertenecientes a la Zona Especial Canaria (debido a su colaboración en el IGIC).

Darse de baja del SII

Es posible darse de baja en cualquier momento, sin embargo, ha de valorar los siguientes dos requisitos:

  1. Tendrá que haber participado en el sistema al menos un año (es decir, no puedes solicitar la baja para que entre en vigor antes de los 12 meses de funcionamiento).
  2. Tendrás que volver a presentar el modelo 036 que usaste en el momento de la alta en las mismas condiciones (como tarde, en noviembre del año anterior al que quieras darte de baja). Para ello, tendrás que marcar la casilla 143 y especificarlo en la casilla 737 y aportando más información (en relación a las fechas) en la 738.

¿Puedo ser excluido del SII?

La Agencia Tributaria entiende como sujeto pasivo excluido aquellas empresas que estaban sujetas al REDEME o a los regímenes especiales que contemplaban la adhesión al SII. Por lo tanto, no contempla una exclusión alternativa que no pase por la baja del REDEME o del régimen especial pertinente.

En cualquier caso estas empresas estarán en el derecho de presentar el modelo 036 para darse de alta de forma voluntaria (pero carecen de la obligatoriedad que tenían).

Facturar a través de un tercero

Se podrá facturar a través de un tercero mediante un colaborador social y/o apoderado y deberá de constar en los libros registrados.

Evidentemente esta es una solución para muchas empresas que incluso puedan tener externalizado el servicio de facturación. De este modo, tal y como adelantamos más arriba, el plazo de presentación para los libros correspondientes asciende, en este caso, a ocho.

En cualquier caso, tendrás la obligación de comunicárselo a la Agencia Tributaria mediante 740 y 739 del modelo 036 indicando con precisión la fecha de vinculación entre ambas entidades.

Errores registrales

Se deberá de presentar una nueva notificación de forma telemática a través del campo asignado para ello en el software de la AEAT donde conste, siempre y cuando haya sido un error en el libro de registro, la numeración de la factura (con el modelo A1).

Ojo. Esto es única y exclusivamente cuando la inscripción en el registro no ha sido correcta. No obstante, el resto de datos (emisor, expedición…) han de estar correctos y ser veraces. Se admiten, en cualquier caso, las facturas simplificadas.

En el supuesto de que estemos haciendo referencia a otro tipo de errores, tendremos que volver a aportar las facturas (que normalmente habrían sido previamente rechazadas por la Agencia Tributaria). En el caso de corregir varias facturas en un mismo envío, la fecha que conste deberá de ser la última del registro presentado (es decir, la más reciente).

Enviar facturas de prueba

Si quieres probar el servicio de la AEAT podrás hacerlo desde los encabezados de su web, pero deberás de presentar un formulario (electrónico) donde conste tu NIF o CIF y deberás de contar con el certificado pertinente para ello.

En cualquier caso, encontrarás más información y la guía paso a paso en la web de la Agencia Tributaria.

Consultar datos registrados

Como ya advertimos anteriormente, siempre será posible consultar los datos de una forma más autónoma y eficiente si estamos adheridos al SII (facturación SII). Lo cual no facilitará y agilizará la toma de decisiones.

En este caso, siempre se podrá consultar a través de los servicios web los datos remitidos por nuestra empresa así como los que han aportado otros clientes y/o proveedores que también forman parte del Suministro Inmediato de Información.

No obstante, aunque la Agencia Tributaria está continuamente implementando mejoras, a día de hoy la cantidad máxima de búsqueda son de 10.000 facturas. En cualquier caso, podrás ver otras facturas comenzando la búsqueda desde el número de la última factura que te conste.

Regímenes forales

Las normativas forales recogen los puntos a tener en cuenta al respecto. Por eso, desde el 2018:

  • Todos los empresarios (o empresas) con domicilio fiscal en Navarra (que su dirección resida en territorio foral o cuyos ingresos alcancen el umbral necesario para que sea considerado como tal) cuya facturación total haya superado los 7 000 000 €, pero que, sin embargo, más del 75 % de su facturación provenga del resto del conjunto de España, estarán obligados a seguir las pautas estatales para el SII.
  • Por otro lado, lo mismo sucede en el País Vasco, donde necesitarás tener menos de un 75 % de tu facturación (siempre superior a los 7 millones de euros) en la comunidad autónoma si quieres adherirte al plan regional.

De cualquier modo, se podrá declarar por partes proporcionales teniendo en cuenta la facturación de cada territorio en los siguientes casos:

  • Que exista una facturación menor a los diez millones de euros.
  • Que tenga una facturación mayor a los diez millones de euros, pero que no mantenga una cuota de facturación superior al 75 % en el territorio foral.
  • Que tenga un volumen de negocio superior a los 10 millones de euros, con una facturación superior al 75 % en el territorio foral, pero cuya entidad tenga domicilio fiscal en la comunidad pertinente.

Contraste de facturas

La comodidad de la facturación SII permite que nuestra información sea validada prácticamente al momento de su registro en el software de envío.

No obstante, la información solo será contrastada cuando la parte vinculante esté adherido al SII, de lo contrario, la Agencia Tributaria no tendrá facilidades para verificar tu información.

Cuando la información no ha podido ser contrastada, no se podrá proceder a su verificación hasta la presentación ordinaria del resto de empresas conforme a lo establecido a la ley.

Cuando nuestro cliente o proveedor se encuentra en el SII, el contraste de la información es inmediata debido a los sistemas de estandarización incorporados por la AEAT.

Sin embargo, pueden aparecer ciertos errores en el caso de que la información difiera o no sea correcta. En este caso, nuestra factura podría quedar «no contrastada» o «parcialmente contrastada» aumentando así la posibilidad de ser preguntados por información adicional.

Cabe recordar que el contraste o no de la información no afecta en absoluto a la autoliquidación del IVA en el modelo 303.

Como contabilizar operaciones con el Reino Unido

La situación contractual con los ciudadanos y empresas del Reino Unido ha cambiado, en este 2021, con motivo del Brexit. En consecuencia, Reino Unido es (y será) tratado como un país no comunitario o externo a la UE a efectos de liquidación de IVA.

En el caso de tener firmada y facturada una operación ANTES de la retirada del Reino Unido de la Unión Europea, esta deberá de ser facturada acorde a la legislación para países miembros.

Si por el contrario, iniciamos la operación DESPUÉS de que el Reino Unido abandonase la Unión Europa, deberemos de aplicar los números de identificación correspondientes y que empezarán por GB mediante claves «IDType».

No obstante, a efectos de entregas de mercancías, es decir, exportaciones, Irlanda del Norte seguirá siendo considerada como territorio miembro de la Unión Europea. ¡Vamos a conocer las ventajas de tener una facturación SII!

Ventajas de tener una facturación SII

Como suele suceder, a la hora de tomar una decisión es necesario estar debidamente informado para no cometer errores y acabar arrepintiéndonos.

  • Tu empresa afrontará menos trámites burocráticos ahorrándose la presentación de los modelos 347, 340 y 390.
  • Automatización de la obtención de los datos fiscales: la Agencia Tributaria tendrá en su poder los libros debidamente contrastados de las declaraciones de otras empresas que estén adheridos al SII.
  • Se podrá acceder a la información de todas las facturas tanto de clientes como de proveedores que estén asociados al sistema.
  • Mayor seguridad en la presentación de la declaración, ya que, al tener a mano los datos fiscales de tus relaciones comerciales, reducirás errores de una forma simplificada (y con mayor seguridad jurídica).
  • Tendrás 10 días más para presentar (y abonar) las autoliquidaciones del Impuesto sobre el Valor Añadido.
  • Reducirás los plazos de comprobación de una forma considerable (entre otras cosas porque esa misma información ya la maneja Hacienda). De esta forma, también te ahorrarás algún que otro disgusto en forma de notificación.
  • Generaliza la forma en la que las empresas contabilizan sus registros de IVA.

Inconvenientes de la facturación SII

Y como no todo es de color de rosa, ahora veremos la otra cara de la moneda:

  • Tendrás unos plazos considerablemente más reducidos para la presentación de los datos.
  • Recibirás sanciones en el caso de no presentar a tiempo las declaraciones.
  • Necesitarás integrar en tu empresa un software compatible con el funcionamiento de la Agencia Tributaria.
  • Posiblemente necesitarás destinar una partida presupuestaria a la formación de tus trabajadores al respecto.
  • Tendrás una mayor carga administrativa para atender las exigencias burocráticas.

En conclusión, la facturación SII nos aporta grandes ventajas que debemos saber aprovechar para actualizar y agilizar los servicios de nuestra empresa.

No obstante, esta actualización requiere de ciertos sacrificios y cambios que no siempre son del todo bienvenidos. En cualquier caso, te animamos a que valores todas las ventajas, así como los inconvenientes y tomes una decisión siempre velando por lo mejor para tu empresa. Si tienes dudas sobre la facturación SII llámanos al 919 917 009 o déjanos tus datos aquí y nosotros te llamaremos.

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