Planificar un viaje de negocios siempre ha sido clave para las empresas ¿Cuánto tiempo se invierte en organizar un viaje? A menudo hay que planificar los viajes de negocio con antelación para evitar posibles contratiempos y optimizando los recursos.
Hay que tener en cuenta muchos detalles previos más allá del viaje como tal. Por eso, en este artículo podrás conocer en profundidad que es un viaje de negocio y algunos consejos y recomendaciones que te ayudarán a planificar tu siguiente viaje de empresa de la mejor manera posible.
¿Qué es un viaje de negocios?
Lo primero de todo es diferenciar y definir que es un viaje de negocios. Los viajes de negocios son desplazamientos que realizan los empleados de una empresa con el fin de realizar acciones o reuniones que aporten un beneficio y prosperidad a esta.
No todos los viajes ser realizan con el mismo objetivo, este depende del sector y del negocio de la empresa. Algún propósito para la realización del viaje puede ser crear nuevas alianzas con otras empresas o mantenerlas, ampliar la cartera de clientes, mejorar los canales de distribución o los materiales utilizados, conocer nuevas formas de trabajo, entre muchos otros.
El éxito de un viaje de negocios se puede medir de múltiples maneras, pero es imprescindible que tanto el presupuesto como el tiempo invertido merezcan la pena.
¡Vamos a conocer que tipos de viajes de negocio podemos realizar!
Tipos de viajes de negocios
Estos son algunos de los viajes de negocios más comunes:
Viaje comercial
El objetivo principal es visitar a los clientes o dar a conocer la empresa y los productos o servicios que ofrece. Este tipo de desplazamiento se suele realizar por comerciales o por personal importante de la compañía para poder aprovecharlo al máximo y abrir nuevos mercados y conocer clientes potenciales.
Reuniones internas
Las reuniones internas pueden realizarse de todo el personal de la empresa, por departamentos, equipos, etc. Con el objetivo de aumentar la productividad y la eficiencia de la empresa y los trabajadores.
Eventos y congresos
Los eventos y congresos centrados en sectores y negocios son muy comunes, por lo que asistir a uno especializado al sector donde acuden expertos, la competencia o nuevas empresas aporta muchas ventajas. Sobre todo, si además la empresa es una de las protagonistas en el evento y tiene una intervención.
Viaje de incentivos
Este viaje de negocios busca crear y fortalecer las relaciones entre los empleados de la empresa. Premios o recompensas por el trabajo realizado o los objetivos alcanzados, motivando a los equipos y creando un mejor ambiente.
¿Cómo planifico un viaje de negocios? A continuación, podrás conocer algunos trucos o cosas a tener siempre en cuenta a la hora de gestionar un viaje de empresa.
Consejos para organizar un buen viaje
Conocer el destino y reparar el itinerario con tiempo
Conocer el destino de nuestro viaje de negocios es muy importante y hay que tenerlo en cuenta a la hora de planificar nuestro itinerario de viaje. No es lo mismo realizar un viaje de negocios por el propio país que viajar al extranjero. En caso de viajar al extranjero es un requisito conocer las costumbres, gastronomía, clima, la sanidad, la seguridad, etc.
Es imprescindible preparar el itinerario del viaje con antelación, ya sea un documento o un resumen de las tareas a realizar, las ubicaciones, el transporte, posibles reuniones, etc. Todo esto teniendo en cuenta el horario local y la duración de los desplazamientos y las reuniones. Organizarlo cronológicamente contando con margen por si hubiera algún imprevisto y sin olvidarnos de contar con momentos de descanso para desconectar.
Planificar el desplazamiento y alojamiento
Lo primero de todo es disponer del transporte y del alojamiento en el destino. Hay que encontrar un equilibrio entre lo que se necesita para un viaje de negocios y los gastos generados.
En cuanto al tipo de alojamiento y su ubicación tiene que estar cerca del centro de trabajo o a los lugares a los que se tiene que acudir durante la estancia. Los servicios del hotel tales como internet, horario de restaurante, servicio de habitaciones y de lavandería, salas de reuniones también es importante comprobarlo por si fueran necesario.
Respecto al transporte, tenemos que contar con el desplazamiento tanto al destino si nos desplazamos a otra ciudad como dentro de la misma las conexiones que podamos necesitar como al aeropuerto, tren, metro, etc.
Organizar el equipaje
Preparar el equipaje es otro de los muchos preparativos antes de realizar un viaje de negocios. Este tiene que poder transportar los objetos personales y los de trabajo, tiene que ser cómodo para que proteja nuestros objetos y desplazarlo, ya sea una maleta, maletín, porta trajes, etc. Siendo imprescindible contar con los aparatos electrónicos necesarios y el tipo de prendas dependiendo de los eventos o reuniones concertadas de trabajo.
Reunir la documentación necesaria
Es imprescindible tener en regla y actualizados los documentos que se van a necesitar en el viaje como el DNI, el pasaporte o el visado si es necesario por el destino. Después los billetes de transporte o el permiso de conducir, las reservar del destino tanto de alojamiento como de eventos o restaurantes.
Contratar un seguro de viaje
Es muy interesante contar con un seguro especializado que cubra posibles imprevistos, ya que en los viajes de negocios pueden ocasionarse incidencias. Por ejemplo, respecto el transporte es posible que nuestro equipaje sufra algún daño o se extravíe, también pueden retrasar o cancelar el viaje. Un seguro puede ser útil en caso de pérdida o robo de algún objeto, sin olvidarnos de tener en cuenta también los gastos de asistencia médica o de accidente.
Como gestionar los gastos en un viaje de negocios
El control de los gastos es sin duda una preocupación más frecuente para las empresas a la hora de realizar un viaje de negocios. Controlar y gestionar los gastos en los que incurren los empleados durante todo el viaje es complicado. En la política de gastos de la empresa suele contar con un apartado donde se especifica el límite establecido o los datos que se pueden reembolsar como las dietas o el kilometraje.
Contar con un software o una herramienta que te ayude a digitalizar estos gastos te facilitará mucho la gestión de gastos en un viaje de negocios. Recomendamos adoptar una solución digital para la gestión de notas de gastos como Xpendor una solución móvil y web con la que podrás reportar, revisar, administrar o contabilizar los gastos de empresa, tus tiques y facturas desde cualquier lugar y dispositivo.
¿Aún no conoces nuestra aplicación control de gastos empresa? Si tu empresa todavía no cuenta con una solución digital, llámanos al 919 917 009 o déjanos tus datos aquí y nosotros te llamaremos.
