Gestionar de forma sencilla una empresa es una tarea complicada, muchas se preguntan si se pueden ahorrar o deducir algún gasto a la hora de hacer la declaración a Hacienda, como por ejemplo la deducción del IVA. Una vez las empresas conocen los pagos que pueden recuperar relacionados con la actividad que realizan, la pregunta es ¿Cómo lo hago? En este artículo te vamos a aclarar que es el IVA y la mejor manera de deducirlo para aumentar la productividad de tu empresa.
Sin duda, tratar el IVA ocasiona grandes impedimentos en las organizaciones. Es importante tener en cuenta y diferenciar el IVA repercutido para las empresas y su posterior deducción.
¡A que esperas para ahorrar y no pagar más de lo que te corresponde!
¿Qué es el IVA?
Lo primero de todo es definir el IVA, según la Agencia Tributaria Española el IVA es un impuesto, un porcentaje impositivo que grava de manera indirecta el consumo de todos los productos y servicios sobre las fases de fabricación y distribución de los artículos.
Hacienda es el organismo de la administración pública que se encarga de recaudar este impuesto para hacérselo llegar al Estado. Se ocupa de comprobar que las empresas cumplen en cuanto a la recaudación del IVA de los bienes y servicios, que todo se ha registrado correctamente sin errores o fraudes. El IVA se recauda o se devuelve cada tres meses con la declaración trimestral del IVA, y para ello se necesitan los ingresos y los gastos de la actividad que ha llevado a cabo la empresa de manera profesional durante esos meses con todas las facturas y resguardos.
El IVA deducible o soportado es la cantidad que los profesionales, empresas y autónomos pueden deducir en las declaraciones del IVA tras declarar el impuesto. A continuación, vamos a conocer más en profundidad como hacer la deducción del IVA.
¿Cómo deducirlo?
El IVA soportado, como recoge la Ley, es el derivado de operaciones y gastos relacionados con la actividad económica que la organización desarrolla en el interior del país. Además, pueden deducirlo las empresas, profesionales y autónomos siempre que estén justificados y cumplan unos requisitos. Obviamente, el gasto que no esté relacionado con la actividad empresarial no puede ser deducido.
El primer paso es digitalizar los justificantes para poder seleccionarnos y clasificarlos en función del proveedor o por periodos temporales para convertirlos en facturas deducibles. Para que los justificantes se puedan deducir deben ser autentificados y estar bien conservado. Además de contener el NIF o CIF de la empresa, la especificación del tipo de IVA y que este emitido en los últimos cuatro años.
Por ejemplo, las facturas no válidas o que contienen errores en la gestión no son gastos deducibles. Es cierto que algunas facturas simplificadas pueden deducirse si cumplen determinados requisitos como contener los datos del destinatario y el IVA desglosado.
Entre ellos, los gastos de viajes de empresas por parte de los empleados, los gastos de transporte, alojamiento y dietas pueden deducirse siempre que estén vinculados con la actividad económica de la empresa y estén los documentos con las facturas y registrados en el departamento de contabilidad. Asimismo, cada uno de los justificantes del IVA deducido deben registrarse en los sistemas de contabilidad de las empresas, para facilitar la deducción del IVA a Hacienda.
Beneficios de la deducción del IVA
A continuación, vamos a enumerar algunos de los beneficios que puede aportar la deducción del IVA:
Económico
El beneficio económico es uno de los más evidentes cuando se realiza la deducción del IVA. Esto se debe a que la cantidad que se ingresa a Hacienda se reduce y se ahorra en costes. La cuantía dependerá de la actividad económica, pero todo ayuda a la hora de reducir el gasto y equilibrar los presupuestos.
Mejora de procesos
Otra ganancia es conocer mejor los procesos, lo que permite extraer patrones de las actividades que se desarrollan. Este conocimiento ayuda a la posterior toma de decisiones para mejorar los procesos o la distribución de los presupuestos.
Mayor control
Tener un mayor control de las actividades ayuda a prosperar y optimizar los procesos internos. Junto con un considerable control de los gastos que se realizan para reducir estos costes, todas las ventajas están relacionadas, todas se complementan.
Ahorro de tiempo y almacenamiento
Gracias a la digitalización y la optimización de las tareas, el ahorro de tiempo es indiscutible. La organización de estas facturas para su posterior deducción del IVA beneficia a la hora de ahorrar tiempo, recursos y almacenamiento.
Reducción de fraude
Finalmente, la reducción de la pérdida o modificación de documentos importantes por accidente junto con la oportunidad de identificar y disminuir el fraude. Por lo tanto, la deducción del IVA aporta a la empresa múltiples beneficios que permite mejorar el funcionamiento de la organización y evitar posibles errores o fraudes.
¿Cómo es posible la deducción del IVA de los gastos de empresa con Xpendor?
Xpendor, es una solución que permite digitalizar la gestión de gastos de tu empresa. Además, en colaboración con agentes especializados, facilita la recuperación de IVA de todos aquellos gastos de la organización que sean susceptibles de deducción como acabamos de ver en el apartado anterior.
¿Cómo lo hago? El primer paso es digitalizar las notas de gasto al fotografiar el tique o factura. Gracias al OCR de la aplicación, los datos se reconocen al instante y se agiliza el proceso. El siguiente paso es descargar los tiques y contactar con los proveedores para que nos envíen facturas para poder devolverlas y deducir el IVA.
¡Y ya estarían todos los movimientos! Son unos rápidos y sencillos pasos que te facilitarán mucho los trámites que necesitas para realizar la deducción del IVA de tu empresa, vamos a conocer un poco más sobre este software.
Xpendor, la solución perfecta
Xpendor será tu gran aliado a la hora de digitalizar los gastos de empresa. Es una aplicación que te permite automatizar la gestión de gastos, una solución móvil y web con la que podrás reportar, revisar, administrar o contabilizar los gastos de empresa, según sea tu rol en la gestión. ¿Cómo? Simplemente haz una foto, envía tu gasto a aprobar y el departamento administrativo lo gestionará fácil y rápidamente.
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