Gestionar los gastos de una empresa es un proceso complejo si no se emplean herramientas prácticas o métodos concretos, como el uso de la hoja de gastos. La hoja de gastos es un documento imprescindible para controlar los gastos de nuestra empresa de forma sencilla.
¿Qué es una hoja de gastos?
La hoja de gastos es un documento que permite llevar a cabo un control de la contabilidad de manera más organizada e intuitiva evitando así problemas económicos o contratiempos.
Cada empresa tiene definida su propia política de gastos y como justificarlos. Los departamentos financieros o de administración suelen gestionar estos gastos de manera muy detallada para poder analizar y estar al tanto de los mismos. Esta hoja de gastos puede ser tanto física como digital y permite a los empleados reflejar los gastos que han podido incurrir durante un periodo de tiempo. En general costes realizados en relación con su trabajo durante viajes corporativos de empresa o proyectos concretos.
Asimismo, a través de estas hojas de gastos los trabajadores pueden validar los gastos que han incurrido y solicitar un reembolso. Evitando así posibles percances o malas prácticas.
Además, las empresas pueden personalizar esta hoja en función de su actividad para llevar un mayor control de la información y mejorar la eficiencia y la gestión de la empresa.
Los campos más comunes que suelen aparecer en una hoja de gastos son:
- Nombre de proveedor.
- Concepto del gasto.
- Importe total.
Es imprescindible considerar las posibles implicaciones fiscales que las empresas pueden tener a la hora de deducir el IS (Impuesto de sociedades) y el IVA (Impuesto del Valor Añadido).
Los gastos de dietas y gastos de viajes tienen unos límites establecidos en el artículo 9 del reglamento del IRPF. Por lo que es muy importante realizar el cálculo de la retención para poder saber si estos gastos se pueden integrar o no. Respecto al IVA es imprescindible poseer la acreditación o facturas, tanto completas como simplificadas, que confirmen el gasto y cumplan el Reglamento de facturación para poder deducir el IVA soportado en el ámbito del IS.
Todo esto las hojas de gasto y su elaboración son tan importantes. En el siguiente apartado de este artículo podrás conocer los pasos a seguir junto con alguna recomendación que te ayudará a gestionarlo de la mejor manera posible.
Pasos para elaborar una hoja perfecta
¡Vamos a elaborar una hoja de gastos! Es muy importante seguir unos pasos para realizar la hoja de gastos de manera eficiente.
Determina tu política de gastos y crea una plantilla personalizada
Para poder llevar a cabo una buena gestión de esta hoja es imprescindible tener bien definidas las políticas de gatos que se están llevando a cabo la organización, tanto a la hora de contabilizar los gastos, como de presentarlos.
Para ello, es importante clasificar las categorías de gastos que la empresa realiza dependiendo de su sector y su labor como los gastos de viaje, dietas, kilometraje, representación, etc. Con esta información conseguirás personalizar una hoja que plasme toda la información de forma sencilla. Algunos campos obligatorios a tener en cuenta en tu plantilla son: la fecha de realización, los datos de la empresa, el nombre del empleado y su departamento, el importe y el concepto. Además, los apartados deben permitir realizar formulas sencillas para calcular los datos que se necesiten.
Incorporación de la plantilla al sistema y a los empleados
Una vez desarrollada la hoja de gastos es imprescindible comunicar a los empleados el nuevo procedimiento y la política de gastos para evitar cualquier obstáculo. El siguiente paso del empleado será rellenar la hoja de gastos periódicamente (habitualmente se realiza mensualmente) para poder validar posteriormente toda la información o justificantes que se necesiten, ya sean tiques, facturas, etc.
Control y validación de la hoja de gastos
Tras completar y presentar la hoja de gastos por parte de los trabajadores de le empresa, el departamento de contabilidad o el auditor debe encargarse de revisar y verificar el contenido de la hoja de gastos según las políticas de gastos establecidas. Una vez verificado, los gastos pasan a ser incorporados al sistema contable de la empresa.
Consejos y recomendaciones
Os vamos a revelar alguna recomendación para poder elaborar correctamente la hoja de gasto para vuestra empresa. Algunas cosas a tener en cuenta son las siguientes:
- Fijar una política de gastos: Informar a los empleados sobre la política de gastos vigente es imprescindible para poder realizar un hoja de gastos común y que resulte sencillo validarla.
- Evitar el fraude: La comunicación de la política de gastos ayuda a prevenir el fraude dentro de la organización, ya que ayuda a evitar malentendidos y contratiempos. Esto resulta muy con un software de control de gasto como por ejemplo: Xpendor. Un aplicación de este tipo automatiza y digitaliza toda la gestión de los gastos profesionales, obteniendo agilidad y control del gasto. Mediante alertas la app avisará cuando no se estén cumpliendo las condiciones de la política y resultará más sencillo detectar posibles fraudes.
- Automatización: La automatización de los procesos y de los datos contables refuerzan la elaboración de la hoja de gastos de forma transparente. Además, de ahorrar tiempo que los empleados podrán destinar a tareas de mayor valor.
Al fin y al cabo, controlar los gastos es imprescindible para llevar una gestión correcta dentro de nuestra empresa. La app de Xpendor te puede ayudar a administrar los gastos, digitalizando y controlando tus gastos para evitar problemas o fraude interno. Además está homologada por la AEAT, lo que te asegura tener la información organizada y correcta ante posibles inspecciones. Y lo mejor, es que es muy intuitiva, simplemente el empleado deberá hacer una foto a los tiques o facturas de los gastos incurridos y el propio software se encargará de detectar los datos y automatizar la contabilidad.
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