Controlar los gastos de una empresa independientemente de su tamaño es imprescindible para el desarrollo de su actividad empresarial. La rutina del día a día no nos permite invertir el tiempo suficiente para revisar y clasificar los gatos.
En este artículo conoceremos los distintos gastos que genera una empresa y como controlarlos de la mejor manera posible. Los departamentos financieros puedan clasificar los gastos y adaptarlos para mejorar y optimizar su gestión. Además, la digitalización de esta tarea mejora la gestión gastos de una empresa.
¿Qué son los gastos para una empresa?
Cómo hemos comentado, en una empresa, la información contable debe de estar siempre actualizada y ser realista si queremos tomas buenas decisiones. Por lo tanto, el primer paso de todos es conocer la naturaleza de los gastos (los gastos en una empresa engloban todas aquellas perdidas que proceden de la actividad que realiza). Averiguar el tipo de empresa y sector de nuestro negocio y su tamaño para poder encontrar las soluciones más adecuadas dependiendo de los tipos de gastos en los que incurran.
¿Sabes cuáles son esos gastos? Una de las gestiones más frecuente de gastos es dividirlos en gastos fijos y gastos variables ¡Vamos a analiza en profundidad los gastos de una empresa!
Gastos fijos:
En primer lugar, cuando hablamos de gastos fijos, estamos refiriéndonos a aquellos gastos que se generan independientemente de las ventas que ha realizado la empresa. Son gastos de empresa constantes y no cambian en el tiempo según la producción realizada. Los más comunes son:
- Los alquileres. Este gasto es uno de los más frecuentes como puede ser el pago del local donde la empresa está ubicada ya sea oficina, despacho, coworking…
- Las nóminas. Los sueldos de todos los trabajadores, la Seguridad Social y todo lo relacionado con los empleados.
- Los suministros. Este apartado recoge todo lo relacionado con los gastos en agua, gas, electricidad, teléfono…
- Los gastos financieros. Aquí se agrupan los gastos en impuestos y tasas. Aquello relacionado con los intereses, comisiones bancarias, seguros… dependiendo de la actividad y los gastos de la empresa en concreto.
Gastos variables:
Por otro lado, tenemos los denominados gastos variables. Estos gastos de empresa son los que están vinculados y dependen del volumen de la actividad de la empresa y de su funcionamiento. Generalmente estos son más complicados de prevenir. Vamos con algunos ejemplos:
- Gastos de materiales. La materia prima y los suministros necesarios dependen del volumen de producción, por lo que no pueden ser gastos fijos. Estos aumentan en función de la demanda.
- Los gastos de viaje. Estos gastos pueden incluir los gastos en desplazamiento, manutención y todos los gastos incurridos durante un viaje de trabajo.
- Los gastos generales. Aquellos gastos adheridos al departamento de comunicación y marketing, los gastos de mantenimiento o el transporte si es necesario.
Podemos concluir que es imprescindible conocer cuales son los gastos específicos de nuestra empresa para poder ajustarlos y generar un plan adaptado a la perfección.
Como realizar un buen plan de gastos de una empresa
Para tener el control de los gastos de una empresa es imprescindible contar con un buen plan de gastos. Un documento que contemple todos los posibles gastos y circunstancias adversas a las que nos hemos enfrentado o podríamos enfrentarnos en un momento dado.
Para ello hay que empezar a plantearse varias preguntas, como, por ejemplo, ¿Qué tipos de gastos generamos en la compañía? ¿Cuales son los gastos de una empresa? ¿Todos los gastos generados son imprescindibles? ¿Puedo plantear alguna alternativa para reducir algún coste?
Con las respuestas iremos creando el presupuesto, el cual no debemos sobrepasar y el cual se debe consultar mes a mes para comprobar su cumplimiento. Además, cada empleado involucrado deberá conocerlo para poder así adaptar su actividad. De esta forma aumentamos la concienciación y la eficiencia del plan de gastos de una empresa.
Aplicaciones que ayudan a realizar una gestión de gastos de una empresa
Uno de los mejores consejos que podrás obtener de este artículo es digitalizar el proceso de gestión gastos de una empresa, la automatización de las tareas libera al personal de tiempo y hace todo el proceso sea más fácil y rápido. Algunas compañías, todavía realizan la administración de los gastos de forma manual o en plantillas de Excel, algo que desde aquí desaconsejo rotundamente, ya que resulta una tarea laboriosa en la que se pierde demasiado tiempo y es muy fácil cometer errores humanos.
Para ello, os quiero habla de Xpendor. Esta app móvil y web será tu aliada a la hora de digitalizar los gastos en una empresa. Es una solución digital que te ayuda a gestionar todos los gastos de tus empleados (directivos, comerciales, consultores, transportistas, etc.) en el mismo momento que se producen. El empleado haciendo una foto del tique lo gestionará inmediatamente sin errores y sin pérdidas de documentación.
Actualmente, disponer de una aplicación para controlar los gastos aporta beneficios como: ahorrar tiempo, ya que te permite digitalizar los tiques y facturas instantáneamente. Además, también puedes gestionar los viajes de empresa en cualquier lugar y momento y controlar los gastos de una empresa que se están llevando a cabo.
¿Quieres conocer más acerca de este tipo de aplicaciones o apps móviles? Pásate por nuestro artículo “App control de gastos porque las empresas deberían de tener una”, y comprenderás la importancia de tener una app de gastos de una empresa.
