Consejos para ser mejor travel manager

Consejos para ser mejor Travel Manager

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Hasta hace no muchos años, los viajes de empresa no disponían de un profesional para su gestión como es un Travel Manager. Este trabajo no es sencillo, ya que requiere equilibrar la gestión tanto del personal como del presupuesto.

Continúa leyendo este artículo, descubre consejos a tener en cuenta que te pueden ayudar a mejorar y optimizar los viajes de negocio para alcanzar el éxito empresarial.

La importancia del travel management

El rol de gestor de viajes se cubría normalmente por el personal de administración, pero estos perfiles no suelen tener formación o conocimientos específicos para lograr una gestión de calidad de los gastos de viajes corporativos.

¿Quién es el Travel Manager? Un travel manager es experto en gestión de viajes corporativos, su labor es gestionar la calidad de los desplazamientos empresariales y estar al día de las novedades del mercado.

Estas son algunas de las tareas del Travel Manager:

  • Gestionar los gastos en viajes corporativos.
  • Controlar de forma óptima los costes y el presupuesto.
  • Analizar los datos y la información de la empresa sobre los gastos de viajes.
  • Negociación con los proveedores de servicios relacionados con los traslados.
  • Revisar el contenido de las políticas y plan de crisis de viajes de la empresa.
  • Descubrir nuevas tecnologías para mejorar en la gestión y la  experiencia de los viajes.

A día de hoy, aunque el papel del Travel Manager se ha popularizado en los últimos años, muchas empresas que no cuentan con un perfil específico para la organización de estos viajes han aumentado gracias a la globalización e internacionalización de los negocios.

¿Cómo es el travel manager?

Los travel managers suelen ser profesionales con formación en turismo o en administración de empresas, siendo imprescindible conocer el entorno de los negocios.

El encargado de la gestión de los desplazamientos de una empresa tiene que ser una persona flexible, proactiva y en constante formación para adaptarse y conocer las actualizaciones del mercado y las nuevas herramientas que facilitan el trabajo a los empleados. Por lo tanto, es necesario tener una formación específica para poder tener el control y gestionar de la mejor manera posible los gastos en alojamiento, transporte, políticas de viaje, reuniones, eventos, la experiencia de viaje e incluso la prevención y seguridad.

Cada uno tiene sus trucos para conseguir una gestión óptima de los viajes de negocios y garantizar los viajes. La importancia de la negociación con los proveedores es importante para la satisfacción de los viajeros junto con el buen trato y la calidad para poder desarrollar su trabajo. Contar con información de calidad, conseguir tarifas competitivas para adaptar los presupuestos y los servicios, siempre teniendo en cuenta las necesidades de que se necesita y cuando se necesita.

Ventajas de un Travel Manager en cualquier empresa

Al contar con esta figura en nuestra empresa podemos tener los siguientes beneficios:

  • Mayor productividad y eficiencia laboral al ahorrar tiempo de viaje por parte de los empleados.
  • Mayor control en los costes y presupuestos de los viajes corporativos gracias a tener un buen cumplimiento de las políticas de empresa.
  • Mejora de la comunicación y confianza entre la dirección y los empleados.
  • Incrementa los beneficios de las empresas al mejorar en general la gestión de los viajes de empresa.

Herramientas para el travel manager

Las responsabilidades del travel manager de una empresa incluyen todo lo mencionado anteriormente y es totalmente compatible con XPENDOR, la herramienta para la gestión de notas de gastos de los empleados.

Además, XPENDOR es una herramienta aumenta la eficiencia en la gestión del tiempo de los travel manager de la empresa al ser una solución digital que te permite, con un solo click, capturar los tickets generados por los desplazamientos a través de la cámara y enviarlos automáticamente al supervisor, quien después lo aprobará.  

XPENDOR no solamente digitaliza y automatiza la gestión de notas de gastos, también facilita y simplifica las tareas ¡Olvídate del papel! Nuestra solución está homologada por la Agencia Tributaria y, por tanto, será válida a los efectos legales. 

¿Quieres saber más? Solicita una demo o déjanos tu comentario a continuación y descubre el software de gestión de notas de gastos y viajes de empresa.

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